高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

兰孝菊

（滇西科技师范学院 云南·临沧 677000）

0 引言

高校档案管理数字化发展过程中，由于人才资源、基础设施等方面的缺失，导致档案管理的数字化程度较低，制约了高校档案管理的可持续发展。为提升高校档案数字化管理水平，需要不断强化档案管理数字化基础设施的建设力度，提高管理人员的综合素质与能力，同时，建立健全的档案管理制度，完善档案管理数据库，增强档案安全保护力度，进而有效提升档案管理数字化发展的效率和质量，提高高校整体的管理水平。

1 高校档案管理数字化发展面临的问题

1.1 数字化程度偏低

当前我国高校还未完全实现档案的数字化管理，大部分高校仍然以传统的纸质管理方式为主，不仅增加了工作人员的工作量，同时，造成了管理步骤繁琐，缺乏系统性的问题，不利于工作效率和质量的提升，使得高校档案管理数字化程度偏低。部分高校虽然采用了数字化档案管理方式，但由于缺乏完善的档案管理制度和规范化、标准化的管理流程，导致档案管理过程中信息的搜集和整理与档案的目录不符。[1]我国目前针对高校档案管理数字化建设与发展的问题缺乏统一的文件，导致高校在进行数字化档案管理过程中，缺乏可参考的数据依据。且高校主要通过自主建立档案管理软件和数据库，而大部分数据库的功能目前只能停留在目录检索上，并未完全发挥大数据技术的优势作用，进而制约了高校档案管理数字化的建设与发展。

1.2 难以实现系统对接

目前大部分高校借助办公自动化系统开展管理工作，该系统同时也具有文件整理和归档的功能，但在与档案管理系统的目录菜单进行对接时存在较大难度，系统的兼容性也相对欠缺。尽管高校会在一定时间内对办公自动化系统进行优化与升级，但仍然无法实现与档案管理系统对文件的整理与归档标准相适应。大部分高校在借助办公自动化系统将原文导入档案管理系统的过程中，往往造成原文的内容缺失，进而影响了原文的完整性。

1.3 人才资源匮乏

高校档案管理数字化建设与发展对于管理人员的专业能力和素质提出了更高的要求。档案管理人员需要具备专业的档案管理知识和能力，同时，能够熟练操作与运用互联网技术，进而有效发挥档案数据库的优势作用，提高高校档案管理数字化建设的水平。但由于当前大部分高校缺乏对档案管理工作的重视程度，使得档案管理人员的年龄普遍较大，他们的业务操作能力和水平相对较低，且缺乏较强的自主学习能力，无法做到熟练操作与运用档案管理数字化软件和系统，仍然采用手动整理的方式进行档案管理。[2]这种管理方式极大降低了工作效率，同时容易由于人员的失误导致档案数据信息的丢失，影响了档案信息的安全性。高校中真正掌握档案管理数字化建设知识和技能的人才少之又少，档案管理人员使用数据库的效果和质量无法满足高校对档案管理的需求，只能做到目录的输入和检索，不仅影响了档案管理数据库作用的发挥，还在很大程度上制约了高校档案管理数字化的建设与发展。

1.4 数字化基础设施建设不足

当前大部分高校管理人员将更多的精力投放在教学和科研工作上，缺乏对档案管理工作的重视程度，导致在档案管理数字化建设工作的资金和人员投入力度不足。档案管理数字化基础设施的建设不足，许多先进的高科技设备，如高精度扫描仪和高端打印机等设备，无法得到有效应用。同时，由于专业人员的缺乏，导致档案管理的软件和系统在长时间内无法更新与完善，进而影响了系统运行的效果，降低了高校档案数字化管理工作的效率和质量。

2 推进高校档案管理数字化发展的有效对策

2.1 提高对档案管理数字化建设与发展工作的重视程度

高校管理人员需要将档案管理数字化建设与发展工作纳入学校发展的规划中，旨在有效提高高校信息化管理工作的水平。首先，档案管理部门需要依据自身发展的实际情况建立档案管理责任制度，明确档案管理人员的职责，提高工作人员对档案管理工作的重视程度。管理人员需要制定统一的档案管理流程，保证档案管理系统中电子档案目录与纸质档案目录和原文相吻合。同时，在档案数据系统中完善动态监控功能，进而能够对档案信息的扫描、分类、整理和归档等环节进行实时监控，提高档案信息传输与整理过程中的完整性和安全性。学校要安排专业技术人员定期对数据库系统进行更新与升级，实现档案信息的共享功能，并与相关部门进行沟通，提高对办公自动化系统的准确对接，简化档案管理工作的流程，提升高校档案管理工作的水平。

2.2 强化数字化基础设施建设的力度

高校管理人员需要不断加大对档案管理数字化建设与发展的资金投入力度，将档案管理数字化建设需要购买设备的经费纳入学校的整体预算，积极引进并应用高科技的尖端设备，保证扫描设备、打印设备等基础设施的使用效率，进而为高校档案管理数字化建设与发展工作提供强有力的硬件支持。同时，学校管理人员需要依据自身的实际情况，选择功能强大且操作简便的档案管理软件，确保档案管理软件和系统具有文件的扫描、处理、归档、整理、传输与储存等功能，且具备较强的兼容性，保证系统运行的稳定性，提升高校档案管理工作的效率和质量。[3]此外，学校还可以与软件开发企业合作，制定与研发与自身实际相适应的档案管理软件，强化对档案管理工作全过程的监督力度，进而有效推动高校档案管理数字化建设与发展的进程。

2.3 积极引进专业技能较强的复合型人才

为提升档案管理数字化的水平，高校需要不断完善奖励机制，吸引大批专业技能较强的复合型人才，提高档案管理团队的综合素质和能力。提高人才招聘的指标和要求，需要人员掌握最基本的档案管理知识和技能，还要具备互联网技术操作与运用的能力，保证能够对数据信息进行有效的分析和处理。同时，定期开展教育培训工作和技术交流活动，针对档案管理专业知识和计算机操作相关知识进行讨论和交流，借鉴其他高校优秀的档案管理工作经验，不断提升档案管理人员的专业能力和素质。此外，高校还应不断加强档案管理安全培训工作的力度，提升管理人员对档案信息保护的意识，并制定严格的档案安全管理制度，将管理人员的绩效考核与档案管理保护工作相挂钩，一旦出现档案信息丢失和泄露的情况，需要对管理人员进行责任追究，进而确保档案信息的保密程度，有效提升档案管理数字化建设与发展中数据信息的安全性和完整性。

2.4 制定科学合理的档案管理数字化发展方案

高校首先要对档案管理数字化的标准进行统一规范，确保对档案的收集、分类、整理、归档和保存工作进行全面有效的监督和控制，保证档案资源的合法性，提升档案管理工作的科学性和有效性。同时，高校要明确档案业务处理的流程，确保各环节流程的统一性和标准化程度，并制定技术性的规范标准，严格要求管理人员按照技术的应用与操作流程开展档案的管理工作，避免由于技术应用不当导致档案数据信息丢失情况的发生。高校要依据自身的实际发展情况，建立功能全面的档案管理自动化系统，并提高系统对风险的防御能力，避免由于非法侵入系统导致档案信息被窃取问题的发生。[4]同时，不断强化软件的兼容性与系统运行的稳定性，确保档案管理各环节工作顺利开展。实现档案管理自动化系统与办公自动化系统功能的对接，扩大电子文件的检索范围。实现高校馆藏档案的数字化建设，将具有较高历史价值的馆藏档案，如稀缺的文献资料以及学校发展进程的相关文件等进行分类整理，并利用数字化技术有针对性的对受损馆藏文件进行有效修复。此外，通过建立统一的档案信息化管理平台，使档案管理自动化系统、办公自动化系统、图书管理系统等形成有效链接，实现档案信息的共享，学校各部门能够借助信息化管理平台搜索到需要应用的档案信息，有效简化了档案检索与借阅的流程，为学校各部门工作效率的提升提供了有力的技术支持。

3 结语

档案管理数字化的建设与发展对于提升高校信息化管理水平具有至关重要的意义。档案管理数字化能够有效节约人力资源和管理成本，同时极大提升管理工作的效率和质量。因此，高校需要针对当前档案管理数字化发展中问题存在的主要原因进行分析，并从制度、人员素质以及基础设施建设等角度，强化档案管理数字化建设与发展的力度，有效提升高校档案管理数字化发展的速度和水平，从而促进高校的可持续发展。