论高校民生档案资源体系建设

唐书怡

（乐山师范学院，四川乐山 614000）

民生档案是单位、社会组织和个人在劳动就业、社会保障、医疗卫生、教育、公共管理等民生领域中形成的各种载体的文件材料，是维护群众权益的原始凭证，是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。高校民生档案是指在高校办学过程中产生的与教师、与学生、与社会大众切身利益密切相关的教师的档案、学生的档案，是维护师生员工切身利益最有利的工具，集中体现了高校师生员工最真切的利益诉求，是保障高校师生员工利益的坚实基础。因此，高校加强民生档案工作具有非常重要的现实意义。

1 高校民生档案的重要性

1.1 高校民生档案是民生档案的有机组成部分，是档案工作服务大局的基础工作

高校民生档案是国家整个民生档案这一类别档案的有机组成部分，包含了在高校中和师生员工密切相关的全部档案的总和，是民生档案的重要组成部分。我们常讲档案要服务社会、服务大众，服务大局，高校民生档案就是服务我们整个高校的不断发展，服务高校的校园文化建设，服务高校的整个工作大局。高校在自身不断发展过程中，需要总结经验、沉淀文化、积累历史，而这些发展历程全部写进了我们的档案。档案清楚记录了高校的发展历程、高校的创新创业，高校的精神文化，高校的历史全貌。当一所高校想要继续向前发展，不断创新突破的时候，除了放眼未来，回首过去才能更好地总结经验教训，才能提炼精髓，激发人心。因此积极做好高校民生档案工作，是整个档案工作服务大局的基础性工作，不能替代，也无可替代。对此作为档案工作者应该大力加强宣传，既是宣传档案工作的重要性，也是在为广大师生员工服务。

1.2 高校民生档案关系广大师生员工的切身利益

档案记录历史，保存记忆，特别是民生档案，保存的是和高校师生切身利益密切相关的各种资料汇总。例如，教师转正定级需要确认学历、参加工作时间。评职称需要科研材料、上课具体情况、获奖情况等，升职加薪需要确认工龄、确认学历、确认入党入团时间。而对于学生来讲，就业、升学、提干、考研，处处都会用到档案。因此高校民生档案关系广大师生员工的切身利益，确实是非常重要的一项事业。

1.3 高校民生档案是建设和谐校园的重要基础

高校民生档案关系广大师生员工的切身利益，是被广大师生查询最多、利用最多的档案资料。这类档案资料我们保管得全，就会给前来查询的师生提供更多的方便。如果这类档案资料我们保管得不好，或者保管得不全，会让前来查询的师生员工产生很大的意见，会有很多的积怨。和谐校园建设关系方方面面，档案工作虽然只是学校工作中很小的一个方面，但档案工作也是一个基础性、经常性、重要性的工作，在和谐校园建设中也发挥着重要的作用。这样一项基础工作做得好、做得扎实，会给和谐校园建设添砖加瓦，而一旦出现纰漏，会给学校工作带来很大的被动，也会给学校声誉带来重大的影响。

2 建设高校民生档案资源体系的措施

2.1 为高校档案事业培养大量的人才

高校民生档案既是高校档案工作中的重要内容，同时又是和原有的高校档案体系有所区别的内容。因此档案工作人员对民生档案的认识、辨别、区分就特别重要。可能有的档案工作人员认为原有的档案体系很好，为什么要改变呢。首先我们要明确的是加强高校民生档案建设，不是要去改变原有的档案体系，而是档案工作者在面对现实工作不断推进、不断发展情况下做出的应对，做出的变化、做出的改进。高校档案工作人员应该加强这样的认识——高校民生档案根本服务于师生、根本服务于学校建设。因此在这种情况下人的因素、人的作用就显得特别强大、特别重要。档案工作做得好不好，就看档案工作人员的素质与能力。高校民生档案建设得好不好，也完全取决于我们档案从业人员的能力和素质。从领导到工作人员要充分认识到当前加强高校民生档案的重要性，从思想上认识到加强这项工作的紧迫性，从行动上抓好各项民生档案的收集整理。增强民生档案的服务意识，以发展的眼光、发展的意识，积极探索新形势下档案工作面临的各种问题、各种挑战、各项机遇、各种机会，以主人翁的意识积极地做好我们的高校民生档案工作，不断地更新工作方法、更新工作思路，完善高校民生档案的归档范围、归档方法以及管理办法。其次我们要不断培养高校档案工作人员的服务意识、进取精神。档案工作事无巨细，繁杂、琐碎，没有良好的服务意识、进取精神，是很难坚持走到最后的。在日常的工作中要培养档案人员更加耐心、细致的工作意识、工作态度、工作方法。最后创造条件让档案工作人员加强学习，外出学习，多考察，多观察，更加耐心细致地做好档案工作，提升服务意识、提高服务质量，从而让高校的档案事业更上一个台阶，也能极大地提升档案工作者形象和地位。

2.2 梳理出高校民生档案体系，方便分类整理

明确建设高校民生档案这一概念后，接下来就要重点梳理高校民生档案的资源体系。明确高校民生档案涉及3 个维度：教师、学生、学校，每个维度下可以根据实际需要归纳具体需要的内容。见表1。

表1 高校民生档案归档案范围

当然表1中的具体内容大概包括了平时利用率高的一些档案，但肯定不能完全穷尽。作为档案工作人员一定不能生搬硬套，应该根据实际情况以及不断变化发展的情况不断增加或者减少相关内容，才能在利用的时候，方便快捷、得心应手。

2.3 根据实际情况建立各类专题档案

前面文章我们已经阐述，建立高校民生档案并不是要在原有档案体系的基础上增加新的分类、新的类别，我们的目的就是方便利用，一切从实用考虑。所以为了不增加更烦琐的工作量，同时也遵从教育部关于高校档案分类的原则，我们从实际出发，方便广大的利用者，也方便学校对这么多档案的精细化管理，最直接有效的方式就是建立各种各样的专题档案。例如，教师档案方面我们可以设立科研成果专题档案、教学成果专题档案、工资情况专题档案、按学历或者按职称建立学历专题档案或者职称专题档案，以及这些年频繁利用的年度考核专题档案。针对学生方面我们可以设立学生入党专题档案、录取专题档案、毕业专题档案、学生获奖专题档案、学生受处分专题档案、学生科研情况专题档案、学生实践教学专题档案等。从学校层面上讲这类专题档案可以挖掘的种类更多，例如，这些年政治巡视、党政同审、各类审计检查都比较多，我们可以设立这类的专题档案，还有规划专题档案、土地专题档案、教学名师专题档案、教授名录、校友名录、校庆材料等各类专题档案。一个高校档案馆有了这样方方面面的专题档案，那我们服务的对象能够更精准，服务的质量也能够得到一个大的提升，档案工作的重要性也能得到大大凸显，档案工作者的职业地位、职业规划也能得到更多提升。

2.4 利用现代化信息手段建设民生档案

前文已经讲了建设高校民生档案并不是要单独设立一个新的种类，那这样操作的话只会是增加工作人员的工作量，实际的利用效果还很难说。但是现在的信息技术如此发达，按照国家档案事业发展规划，各个高校都在大力实施档案数据信息化，从这个层面上来讲，信息技术给了高校实施民生档案建设更好的翅膀。档案信息化工作中已经将高校所有的档案数据进行了数字化，我们接下来就是将所有的数据重新分类整理，按照需求设立专题。实体档案按照教育部的十大分类，专题档案我们可以任意组合、高效组合，这样在利用的时候能够方便、迅速、快捷的查询档案，也能大大提高档案的利用率。