办公室行政管理精细化的思路与对策研究

刘智信

办公室行政管理精细化发展是推动企业稳定运行的必要手段，有助于行政工作模式适应现代化社会建设。本文先分析当前办公室行政管理精细化工作中存在的不足，并提出细化岗位职责、创设管理目标、深化协同意识、树立企业文化四个办公室行政管理精细化的思路和对策。

办公室行政管理相比于其他部门在工作性质、内容方面更加复杂，为提升其工作效率和质量，应朝着精细化的方向发展。企业应结合自身在发展过程中的实际情况制定办公室行政管理精细化的对策，希望能够降低工作中对人力资源的浪费，既能够提升企业综合实力，又能够保证其经济效益。

精细化工作中的问题

第一，考核管理量化性不足。考核管理的量化会直接影响办公室行政管理的工作效率，在工作量化过程中，没有结合实际工作内容，过于看重业务绩效，忽视企业文化、工作风气等方面的建设，导致办公室行政管理工作缺乏实践性。第二，管理目标不明确。多数办公室行政管理工作都缺乏明确的目标，在绩效考核制度设计的时候，没有结合员工日常工作中的多种因素，岗位职责和责任目标不匹配的情况屡见不鲜。一旦在工作中遇到问题，责任推诿的情况时有发生，不利于办公室行政管理的有序进行。第三，协同办公系统不完善。现阶段办公室行政管理工作系统模块设计存在缺陷，严重影响各部门工作人员对系统中数据的利用，降低部门之间信息沟通和传递的及时性，无法保证办公室行政管理工作的精细化发展。

精细化工作的思路与对策

细化办公室行政岗位职责

统一的考核标准是细化办公室行政岗位职责的有效手段，能够实现行政工作精细化的目标，约束工作人员日常行为规范，确保在工作中出现问题，能够第一时间找到相关负责人并落实责任，尽快解决问题，提升工作效率和质量。首先，应明确责任制管理体系，确保办公室行政工作人员的管理职能，避免因工作复杂、琐碎而降低工作质量，还会影响其工作积极性。办公室行政工作人员的日常工作应由专人整理并进行逻辑化拆分，确保对工作中的各个环节做以严格把控，降低工作中出现失误的概率。同时，管理人员应站在宏观的角度运筹帷幄，合理规划办公室各项事务，将责任落实到个人，降低对人力资源的浪费，助推办公室行政工作的顺利开展。

其次，要确保办公室行政管理的标准化和流程化，根据行政工作的目标、内容、任务等因素为工作人员规划工作界面。基于完善考核制度的前提下，对现有工作职责进行二次精细化处理，保证每项工作完成的质量和效率，并及时通过考核系统对行政工作人员的业务情况进行客观评价，直接与每月薪资水平挂钩，确保其能够将更多的热情投入到工作中，坚持认真负责的工作态度。同时，要定期向行政工作人员传达近期的工作目标，且将其传输到内部办公系统和制定责任说明书，通过多种方式帮助工作人员充分认识到自身职责权限。

最后，企业在开展办公室行政管理精细化工作时，应先分析各个岗位的工作职能，做好行政工作人员的调度与管理，确保不同类型、职业素养、专业水平的工作人员能够在相应的岗位发挥其最大作用，真正实现办公室行政管理的精细化。另外，办公室要强化对工作人员行政工作能力的指导，开展日常工作内容的量化考核，为控制整个工作进度的合理性提供便利，确保工作目标和工作进度的有序进行。

创设清晰明确的管理目標

传统办公室行政管理工作的目标不明确，在制定管理制度时无法保证其针对性，难以建立清晰的精细化工作管理模式，在一定程度上降低了办公室行政管理工作的效率和质量。为此，办公室行政管理人员应基于高效化的角度开展日常工作，转变传统模糊而落后的管理模式，明确精细化管理工作的目标，并对目标从细节方面进行量化，确保办公室行政管理工作中的每个环节都能按照相应的流程进行，管理者可以对整个管理阶段进行全面掌控，为考核办公室行政管理工作人员业务绩效实际情况提供助力。另外，管理者在创设办公室行政管理目标时，应站在企业发展全局的角度，不能完全凭借其工作经验和主观感受去制定，需要在创新行政管理工作理念的同时，发挥办公室行政管理精细化工作的连续性，助推企业的可持续发展。

深化办公室协同工作意识

团队合作意识是保证办公室行政管理工作协同效果的关键因素，需管理者加强重视，注重团队协作的精细化管理，确保各办公室的行政管理工作人员在日常工作中能够建立相互协调、合作与支持的工作关系，对于其他部门的工作能够积极配合，保证办公室行政工作的顺利进行。第一，管理者应在企业内部宣传协同工作意识的重要性，为各个部门的及时沟通、协商提供基本保障，将行政管理工作中的每个细节都落实到位。例如，行政管理部门在开展文件资料派发、整理的工作时，单靠自己的力量是无法完成如此庞大工作量的，需要多个部门积极合作，由行政部门牵头对工作内容进行细化，并落实于各个部门，确保各项资源的合理使用，在控制工作资金成本的同时，提升办公室行政管理工作效率。

第二，办公室行政管理人员应提高自身对企业的归属感和认同感，在工作中构建积极认真负责的态度，基于全责分明的前提下落实日常工作内容，在潜移默化中培养工作人员的职业规划意识，为办公室行政管理的精细化发展奠定基础。同时，要强化工作人员的服务意识，创设坚定不移的工作作风，在日常工作中积极弘扬党中央下发的政治思想，摒弃传统工作模式中管理者“高高在上”指挥的情况，而是要深入员工中去帮助他们解决实际问题，强化管理者指导的作用，保证办公室行政管理精细化的实施效果。

发挥企业文化的重要作用

企业文化是其发展建设的灵魂，会直接影响企业能否在激烈市场竞争中站稳脚跟，有助于在日常工作中形成良好的风气，推动办公室行政管理工作人员思想观念从传统向服务型方向转变。第一，管理者应充分了解办公室行政管理部门中每一名员工的性格、态度、专业等因素，并能够根据其实际情况进行岗位调整，使岗位和员工的工作能力最大限度的契合，帮助其养成精细化工作的习惯。同时，可鼓励办公室工作人员对日常行政工作内容进行记录和总结，在统一规章制度的基础下分解细化工作内容，在每月例会上对自己上月的工作情况进行总结，发现自身问题，并制定下个月的工作目标，将其与员工绩效考核相结合，可以更加直观而清晰的观察到办公室行政管理员工对精细化工作的落实情况。

第二，在日常工作中，应坚持“放大抓小”的理念，从细节方面对办公室行政管理工作进行约束，全面提升其管理效果和工作效率[3]。其中，“放大”是指管理层应该拓宽在实际工作中对行政管理人员职责范围的约束，在企业制定市场工作方案和宣传推广方案时，可与其共同商议，鼓励办公室行政管理工作人员放手去做，而管理者则是站在统筹的角度对具体工作细节进行监督，有助于培养在精细化行政工作中表现更加优秀的员工。

综上所述，办公室作为企业行政管理的重要部门，具有工作内容繁琐、责任大的特征，在日常工作中，管理者要深化行政工作人员对精细化管理的认识，全面提高其行政管理水平，有效处理行政工作中存在的细节问题，实现办公室行政管理的科学化和精细化，助推企业的长远发展。

（西藏大学）