“互联网+服务”下高校因公临时出国（境）管理信息系统的建设与利用——以大连理工大学为例

李成 孟林茜 崔紫娟

（大连理工大学国际合作与交流处 辽宁·大连 116024）

因公临时出国（境）管理集政策性、时效性、专业性于一体，是高校外事管理中的一项重要工作。在2017年2月中共中央、国务院印发的《关于加强和改进新形势下高校思想政治工作的意见》中，国家首次将国际交流合作确定为高等院校的第五项职能，实施国际化战略已成为各大高校发展的必然要求和战略选择。在新时代教育对外开放的大背景下，高校教师参与国际交流的机会增多、交流的形式多样、交流人次的数量和频度逐年提升，面对教师日益增长的服务需求和要求，高校出国（境）服务的发展体现出相对的落后性，需要通过信息化的手段进一步提升管理水平和服务效率，从而使业务办理从流程的明晰性、时间的明确性、过程的关怀性等方面加以改进。

大连理工大学为更好的推动机关管理效能提升，服务学校双一流建设和广大师生，于2016年启动了机关业务流程梳理再造和“网上办事大厅”的建设工作，使更多事项在网上办理，必须到现场办的也要力争做到“只进一扇门”“最多跑一次”。其中，流程繁琐、审批节点情况复杂的“因公临时出国（境）申请”服务系统的建设与利用，在此方面做出了不错的示范，提供了很多经验。有效利用“互联网+服务”实现“最多跑一次”，不仅提高了学校出国（境）管理部门的行政效率，节省了行政成本，便利了一线教师办事，也成为加快审批型机关向服务型机关转变的抓手，其内涵和实践经验应当成为高校和科研机构“放管服”改革的目标和追求。

1 因公临时出国（境）管理服务系统建设的背景

1.1 因公临时出国（境）政策的要求

党的十八大以来，教育部先后制定印发了《关于进一步加强教育外事管理的意见》、《关于进一步加强部属高校、直属单位领导干部出国（境）管理监督工作的通知》。2015年12月为进一步深入贯彻落实中央八项规定精神和有关文件要求，教育部办公厅出台了《关于进一步加强因公临时出国（境）管理的通知》，2016年5月为进一步支持高等学校和科研院所在扩大对外交流合作中激发人才创新创造创业活力，中共中央办公厅、国务院办公厅就加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作提出指导意见(厅字[2016]9号)。管理政策对高校人员因公临时出国（境）的审批流程、审批权限、多部门监督等提出较明确的界定和要求，这些都是因公临时出国（境）管理急需借助“互联网+服务”促进管理效率和管理质量提升的主要影响因素。

1.2 “服务型”机关作风建设的要求

对于经常因公临时出国（境）开会、访学的教师来说，节点多、流程复杂的申请流程让人烦恼。大家反映较多的“重复填表、反复跑腿”问题严重，在学校国际化战略实施推动下，教师对出国（境）服务的需求量越来越大，要求越来越高。面对教职工快速增长的服务需求和要求，学校出国（境）审批服务形式的发展相对落后，与教师期待产生了巨大的服务质量差距。在大连理工大学“学习型、服务型、创新型”机关作风建设的要求下，学校出国（境）管理服务部门更要利用好“互联网+服务”，主动感知教师需求，解决一线教师实际问题。

1.3 出国（境）数据信息集中管理的要求

根据审计署审办和教育部教财厅等相关部门要求，须每半年报送因公临时出国（境）团组情况及出国人员情况。采集的数据为出国（境）人员和出访团组的信息，包括团员姓名、教职工代码、身份证号、护照编号、访问国家城市、出访目的与时间、预算金额及实际支出金额等。相关数据信息孤立于国际处、人事处、财务处等不同部门，需要通过互联网技术破除因公临时出国（境）数据信息在多个部门的割裂，实现多部门对因公临时出国（境）数据的同步维护管理和全面收集整合。

2 因公临时出国（境）管理服务系统建设的基础

2.1 建设平台

学校网上办事大厅的开发为因公临时出国（境）管理服务系统的建设奠定了坚实的基础，为出国（境）管理部门提供了一个通用的、统一管理的具有扩展性的业务流程管理平台，以信息化手段规范教师因公临时出国（境）申请审批的业务流程，最终实现服务信息化、办事简单化的教育改革理念。通过与统一身份认证平台的集成完善用户及权限管理体系，实现一站式访问；通过与统一岗位平台集成，实现灵活的权限管理；通过与公共数据中心的数据集成实现用户信息同步；通过与综合信息门户平台的集成实现用户的便捷使用；通过与统一消息平台集成，方便用户随时随地查阅最新消息，提高办事效率。

2.2 建设内容

学校网上办事大厅提供面向用户的统一流程服务界面，其流程服务的开发支持标准化、可视化的表单和流程开发过程，实现快速、低成本、可持续维护的流程服务开发机制。因公临时出国（境）管理服务系统需要网上办事大厅已建设的众多基础信息服务的支撑，包括：可视化表单编辑能力、可视化流程编制能力、非结构化数据存储服务、打印导出服务、消息通知服务、移动应用支持以及与公共数据中心的有效对接机制。

2.3 岗位管理

根据学校各个部门职责分工与岗位设置的要求构建出国（境）审批岗位模型，支持基于学校组织机构的岗位管理，包括岗位信息维护、岗位与用户的映射绑定设置等；支持分级组织机构岗位管理设定，具有管理权限的人员可以管理所属组织机构下的岗位和岗位用户；与学校的行政岗位信息（来源于组工人事系统）进行自动同步、校验，可以进行岗位和组织机构、角色信息、人员信息的互查。

3 因公临时出国（境）管理服务系统的开发成效

因公临时出国（境）审批，是大连理工大学国际处服务广大师生的最直接的窗口。学校因公临时出国（境）教师数量年平均2000人次，占学校教师总数的46%，占专任教师总数的77%。在学校智慧大工和服务型机关建设的力推下，国际处联合了学校财务处、组织部一同开发了教职工因公临时出国（境）管理服务系统，借助“互联网+服务”彻底实现出国（境）审批一网通办。

（1）审批流程得到优化。利用工作流管理系统完成原线下审批过程中无法实现的并行任务的执行，传统纸质模式下串联的审批过程转变为线上并联的审批方式，审批效率大幅度提升。教师再也不用持纸质版申请材料，周转于二级单位外事秘书、出访经费负责人、学院内部党政负责人、国际处、财务处、组织部等职能部门之间，一次出访少跑九趟腿儿，学校外事管理服务部门整体行政办公效率得到了提高。

（2）提供人本绿色的业务服务。线下纸质版出国（境）申请重复填表问题严重，系统对各职能部门要求的填报事项进行合理整合，个人基本信息由公共数据平台直接带入，行程信息、访问内容等多部门要求的出访核心信息仅维护录入一次，由后台管理推送给各职能部门审阅。教师再也无须填写个人校内公示表、公示期结束后的情况说明表、国际处要求填写的出国（境）申请表、财务处要求填写的预算审批表、组织人事部门要求填写的人员备案表等，一次出访少填五张表累积纸张十余页，教师业务申请的体验感得到较大改善。

（3）业务办理沟通成本降低。统一消息平台整合了多种通信手段，平台与统一身份认证进行集成实现用户的实名认证，具体通信方式包括手机短信、邮件、微信、门户消息、i大工移动APP等。系统可授权岗位、角色、和用户发送信息，申请人和审批人均可以随时随地接收和查阅到申请信息与审批进度。教师再也无需四处打听业务办理人的联系方式和办公地址，反复垂询办理进度与处理状态。系统帮助下多方实现了线上的智能沟通，管理人员的工作效率得到提高。

（4）规避违规行为，简化人工审核。信息校验、政策植入、纪律提醒等手段帮助教师规避可能出现的违规行为。因公临时出国（境）管理服务系统与年度出访计划申报系统联动，规避教师无计划出访的风险；直接导入财政部出国（境）住宿及伙食公杂补助标准，出国（境）预算一键生成，规避无预算、超预算出访的风险；与出访前行程变更申请系统联动，规避教师随意更改行程和访问内容的风险；申请时与出访前向教师推送行前须知与出访纪律提醒，降低教师违反外事纪律的风险。

（5）信息共享程度提高。查询系统面向二级单位外事秘书与审批责任人开放，便于各个归口部门对学校国际化数据、国际化资源进行发掘和分析，为学科、专业的国际化发展提供指导。

4 结语

“互联网+服务”体系构建下的高校因公临时出国（境）管理信息系统，实现了管理与服务的整合，形成了精简而高效的审批运作模式，向广大教师提供了规范而透明的业务服务，体现了高校出国（境）业务管理部门的核心价值。