中学档案信息化管理存在的问题及解决对策

2020-01-08管苗苗

科学咨询 2020年3期

管苗苗

（来宾高级中学广西来宾 546100）

当前，信息化已经成为了时代发展的浪潮，越来越多的企事业单位都在进行信息化的改革。对于学校来说，当前中学也在进行信息化的改革，除了进行教学方面的信息化改革之外，档案管理的信息化改革也在逐步进行。

一、档案信息化对于中学档案管理的重要性

在档案储存的过程之中，通过信息化的手段可以有效提高档案储存的效率。对于很多中学来说，其档案管理机制当前仍然沿用的是传统的模式。在档案储存之时，大部分的中学依旧采用的是传统的人工整理方式，这种方式虽然可以有效的将信息保留下来，但是却会导致工作量非常巨大，而且纸质文件并不容易被妥善保存，这也会使得保存的成本显著提升。通过档案信息化的建设可以很好的弥补这一缺陷，通过建立起强大的信息库可以更好将这些资料快速的储存起来，并且通过检索栏迅速地调阅所需要的资料，这就使得档案的管理和使用工作变得非常的方便和轻松[1]。

与传统的人工查询方式相比，信息化的方式能显著提升查询的效率。在查询纸质文件之时，由于翻阅的次数过多会造成一定的磨损，久而久之就可能导致资料的缺损和消失，但是这种现象并不会出现在电子档案的查询之中。除此之外，信息的录入速度也远超人工的记录速度，可以大大提升信息的处理效率。

二、中学档案信息化建设面临的问题

（一）档案管理人员专业水平不够

当前，中学档案信息化建设面临的一个重要问题就是人员的知识储备不够，这是一个非常常见的现象，出现这种状况主要是由于当前中学本身的人力资源非常有限。与大学不同，中学的经费虽然也是由国家拨付，但是中学的经费拨付完全没有大学那么充足，这也导致了中学在资金方面一直都非常的紧张，从而造成了中学没有更多的资金去聘请专业的管理人员进行管理，很多从事档案的管理人员都是一些二线工作者或者是快要退休的人员，这也造成了当前中学信息化档案建设的滞后、无法有效的推进档案信息化建设进程的后果。与此同时，中学也没有真正重视档案信息化建设，大部分的中学依旧是以提高教学成绩为主，加大了学科的建设，很少会主动对档案进行完善，这也导致了当前中学的信息化档案建设依旧非常的滞后。如果中学无法扭转这种困局，那么中学的档案信息化建设将很难得到有效的根本改变。

（二）档案管理设备落后

当前，大部分的中学档案建设都非常的滞后，出现此种现象主要是由于中学自身的资源不足，与其他的建设相比，档案建设的前期投入资金非常庞大，而且维持的资金也相对较大，除了需要对原有档案内容进行全面清理之外，还需要加强设备引进，这样才能够真正完成中学的档案信息化建设。对于中学来说，这笔经费往往过高，很难从学校本身拿出，这也造成了学校无法有效的推进档案信息化的管理的结果。

与此同时，很多档案管理人员在学校中的地位非常的低，中学体系内教学成绩是第一位，学校对于档案的管理工作并不够重视，学校更愿意把金钱和精力用在加强教师教学能力和提成教学成绩上，这些原因也导致了档案的信息化建设滞后[2]。

（三）管理人员离职后档案管理工作效果不佳

在中学档案管理之中，管理人员更换后，档案管理工作效率在一定程度上会降低。档案管理人员更换之后无法进行有效的工作交接，这也导致了前后两者之间的工作衔接不顺畅。例如学校给出的交接时间非常短暂，而档案工作又是一项非常复杂的工作，包含有许多复杂的内容，如果学校无法给予充足的时间很难完成有效的交接。

但是对于学校来说，学校为了节约成本，通常不会给出太长的交接时间，这就导致了交接无法全面开展。与此同时，当前中学档案管理工作要求不严格，因此很多老师认为其是一项非常轻松、简单的工作，在思想上存在麻痹大意的情形，无法顺利完成各项工作交接。

（四）不能及时进行档案内容的更新

当前，大部分的中学都无法完成信息的更新，这也导致当前很多内容非常的陈旧，根本无法满足学校发展的日常需求。由于大部分档案都与学生和老师的个人信息有关，都和中考、高考有关，如果无法对资料进行实时更新，就会导致学校对教师、学生的信息掌握情况不够全面，无法对教师的教育教学进行有效的判断和评价，这对于学生和教师都会产生负面影响。

三、中学档案信息化建设面临问题的对策

（一）改变档案管理人员专业水平不足的情况

为了可以进一步加强档案管理工作人员的专业化水平，我们可以对档案管理人员进行全面培训，在培训的过程之中需要重点培训档案管理人员的规范操作意识和信息化技能，以便可以更好的提高其专业素养[3]。为此，可以利用寒暑假对档案管理人员进行统一培训，可以把他们交给专业机构进行培训，以便可以更好地提高他们的工作技能。与此同时，还需要进一步加强档案管理人员的个人综合素质，由于档案管理工作是一项非常细致的活，对于个人的工作态度、心理素质等其他方面的素质要求也比较高，因此还需要进一步加强管理人员的综合素质锻炼。

（二）改变档案管理设备落后的情况

为了改变当前档案管理设备落后的情形，我们需要进一步加快信息化设备的采购，需要进一步加大资金的投入，一方面可以由校领导出面与教育部门进行协商，争取更多的政府部门拨款。与此同时，我们还可以在社会上进行募捐，用募捐所得的款项用于档案信息化的建设。在另一方面，我们还需要建设专项发展基金，这些专项发展基金可以确保档案信息化的设备可以有效的进行更新换代，从而可以更好的满足未来档案管理工作的发展需求，不断提高档案管理的质量。

（三）改变管理人员更换后档案管理工作效率不佳的情况

在学校的档案管理人员交接的过程之中，交接必须有一套非常规范的流程和交接程序，如退休的管理人员可以在退休前半年开始进行工作交接，这样可以确保有充足的交接的时间。与此同时交接人员需要留下自己的联系方式，保证通讯畅通，一旦出现任何问题，可以由单位直接与其进行联系，这样可以有效地解决信息交接不全面的问题，同时确保了学校的档案管理质量。在具体工作之中，我们还需要加强责任制度的落实，这样既可以有效的解决在信息化建设过程中出现了任何问题，同时也可以更好的确保整个信息化建设的安全性和保密性。