高职院校二级学院教务管理的优化与实施

黄丹粟

（福建船政交通职业学院 福建·福州 350007）

1 我国高职院校二级学院教务管理工作现状分析

高职院校的二级学院其主要职责在于对教学计划、教学任务的落实与完成，负责开展教学研究、组织实施教学，管理教学运行并对学校相应的规章制度进行执行与落实，同时还要对本学院的专业学科、师资队伍、教材资料、实践教学设施等进行建设，它是具有一定管理职能的教育行政机构。在高职院校中，其教务管理的中心逐渐下移，二级学院逐渐承担起部分学籍管理、课务管理、成绩管理等工作。当前，二级学院已经对所在学院的科研、教学、专业建设、学科建设、档案资料、课程建设等工作实现了全面负责与管理，不再是过去简单的收发工作。二级学院所承担的教务管理工作既琐碎又繁杂，小到发布教师调课通知，大到制订教学计划、开展教学工作、监管教学质量，从领会领导的决策到执行具体的工作，这些都需要教务管理人员从中进行协调组织。因此，高职院校的教学工作能否正常运行以及教学科研能否取得一定成效，很大程度上是由教务管理人员的素质高低以及教务管理队伍整体水平的高低决定的。当前，我国高职院校的二级学院教务管理改革时间较短，尚处于探索发展阶段，在管理中存在一些不容忽视的问题，主要表现在以下三个方面。

（1）管理理念较为落后。管理理念对管理行为、管理方式等有重要指导价值，它直接影响着管理结果的好坏，所以要想达到好的管理效果，首先就要革新管理理念，从当前的管理实际出发。当前，在我国高职院校二级学院教务管理方面存在管理理念滞后的现象，一些院校在管理理念方面还处于物本管理阶段，只重视对财务的管理，忽视了对知识、人才的管理，缺乏现代教务管理理念的必要创新。在很多高职院校的二级学院教务管理方面，都存在管理不规范、管理松散等现象，规章制度成了一种摆设，缺乏对规章制度的遵守意识。

（2）对基层教务管理人员存在偏见。在很多教职工看来，二级学院中的基层教务管理人员只是做一些诸如通知、打印、收发等较为简单基础的事务性工作，他们只是辅助服务于从事教学工作的教师，并不具有独立而重要的职能。长期以来，高职院校二级学院教务管理工作者总是被认为是一个跑腿员、勤杂工，他们只需要被动的执行上级要求即可，只是一个被动的执行者与操作者。长期以来的偏见直接影响了二级学院教务管理工作者的工作状态，造成了工作人员对工作的懈怠。由于学校对二级学院教务管理的重要性缺乏正确的认识，导致基层教务管理人员缺乏工作的积极性，而且还产生了自卑心理，因此他们在工作中严重缺乏创造精神与参与意识，只是被动地完成上级下达的任务。另外，对基层教务管理人员的偏见还导致其岗位工资定级较低，进一步打击了工作人员的积极性。

（3）基层教务管理人员的职业素质普遍较低。基层教务管理人员的职业素质涵盖多个方面，教务管理工作能否有序开展直接影响了高校教学工作能否正常进行，所以教务管理在高校教育教学中具有十分重要的地位与作用。当前，高职院校二级学院的基层教务管理人员大致分为两种，一种是从其他工勤岗位转来的人员，一种是直接毕业留校人员，他们都具有一个共同点，那就是学历层次相对不高，且缺乏系统的教育理论知识及管理理论知识。而且在二级学院教务管理工作岗位的人员，他们也缺乏一定的机会与时间参加培训来提升自己，随着高校信息化的发展，教务管理的软件、系统也不断升级，这也给教务管理人员提高了更高的职业要求。

2 高职院校二级学院教务管理优化与实施的对策

（1）构建以二级学院为核心的新型管理模式。首先，要正确把握高职院校教务管理与二级学院教务管理二者的权责关系。一般而言，高职院校教务管理部门的主要职能在于对教务管理工作中的特殊事项及重要事项进行监督与审核，而二级学院教务管理的工作内容主要是控制、审批教务管理工作中的一些基本性业务。所以，在坚持大的管理原则的基础上，二级学院可以自主承担起一些基本性业务，自主安排，自主决断，给二级学院下放更多的自主管理权，促使高职院校的教务管理更具有活力与创新性。其次，充分发挥二级学院的资源优势，合理地对自身资源进行调配与整合，结合学院实际开展排课、考试、调课等工作，灵活运用学校各项业务规则，从而为师生提供更优质的服务。

（2）以激励机制激发基层教务管理人员的工作热情。面对高职院校基层教务管理人员工作热情不高、缺乏创造性的现状，高职院校应建立相应的激励机制。首先，从具体的规章制度入手，设置并完善相关的激励制度，从高职院校二级学院教务管理的现状出发制定有效的管理流程，充分激发基层教务管理人员的工作热情与积极性；其次，强化奖励制度，对于那些在工作岗位中具有突出表现、善于创新的工作人员，要从各方面对其进行奖励，以此保障他们在工作中的创新热情，充分发挥自身的能力，为那些优秀的管理人才创造一个充分施展才能的平台；最后，加强对管理人员的教育培训，由于高职教育的职业性，使得高职院校的教务管理工作与社会的联系更加紧密，工作内容更新较快，所以基层教务管理人员需要定期进行教育培训，不断提升管理水平。

（3）建立并完善对基层教务管理人员的教育培训机制。教育培训机制的建立与完善可以从两方面来实现，即专项培养机制与老带新的“帮带传”制度。专项培养机制要求学校要根据教务管理岗位的发展需要为教务管理人员制定职业生涯发展规划，为他们提供职业发展空间，进而建立坚实的教务管理队伍，为二级学院教务管理工作优质、高效的开展奠定坚实基础。在对基层教务管理人员的培养方面可以借鉴培养骨干青年教师、学科带头人的方式，针对不同教务管理岗位的工作实际制定专项而长期的培养计划，促使教务管理人员可以适应时代发展需求，熟练掌握各类现代化的教务管理手段与现代化的管理模式，从而为师生提供更优质的服务。老带新的“帮带传”制度要求具有丰富经验的教务管理工作人员通过“帮带传”的方式迅速提升教务管理新手的业务技能，这些业务技能主要包括：对学校、院系的相关教务管理制度要理解吃透；对二级学院教务管理工作的要点要熟练掌握；具备基本的信息化处理与应用的能力。另外，作为教务管理人员还要有良好的语言表达能力及组织协调能力，而想要获得这些能力需要工作人员自身不断的努力。

（4）加强对二级学院教务管理的信息化水平建设。在信息技术不断发展的时代背景下，高职院校的信息化水平也在不断提升，学校教务管理的自动化与信息化发展成为一种必然趋势。高职院校的二级学院教务管理可以引进当前先进的教务管理系统，为教务管理搭建管理的信息化平台，使教学安排、成绩管理、学籍管理等实现信息化与网络化，实现教务管理信息的资源共享。另外，还可以充分利用微信、QQ等即时通信软件，实现通知文件、重要教学资料等的及时传达，减少信息传递耗费的时间，提高教务管理工作的效率。同时，还可以组织各级教务管理人员参加信息化办公培训，提高管理人员的计算机操作水平与信息处理能力。在信息化建设中，还要聘请专业的信息技术人员负责教务管理系统的维护与升级，保障教务管理系统的安全稳定运行。

3 结语

在高职院校中，教务管理工作既是基础性工作，也是核心工作。当前，我国高职院校二级学院教务管理尚处于探索发展阶段，在具体管理工作中存在管理理念落后、对基层管理人员存在偏见、管理人员素质不高等问题。面对这些问题，我们要不断挖掘问题背后的深层次原因，从多方面对二级学院的教务管理工作进行优化，如构建以二级学院为核心的新型管理模式、建立并完善激励机制、加强对教务管理人员的培训、提升教务管理的信息化水平等。总之，高职院校二级学院教务管理的不断优化，不仅可以提升学员整体的教务管理水平，还可以促使学校的各项工作更上一层楼。