加强建设项目档案管理工作的探讨

孙文靖

（常州信息职业技术学院 江苏常州 213164）

一、建设项目档案归档时存在的主要问题

目前，有些单位及个人还缺乏对档案工作的正确认识，特别是建设工程项目档案资料的归档工作重视不够，重工程建设进度、轻档案资料归档的现象普遍存在[1]。建设项目档案管理工作没有严格依照《档案法》及相关的管理规范认真执行，工程管理、设计、施工及监理单位相互制约机制不完善，对各家施工单位没有制定具有约束力的档案管理机制。在任务重、时间紧、施工队伍多的情况下，外加上赶时间、抢进度，项目档案管理工作中诸多问题也随之出现。主要有：

①项目档案归格不及时。项目档案存在拖延、催交归档的现象，表明项目参建单位未按照《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等规范标准认真履行其相应的档案管理责任。

②项目档案材料不够齐全。项目档案材料存在漏归档、少归档现象，尤其是相对应的电子档案归档更不齐全。

③项目档案记录严谨性较差。工程名称不统一、不准确、不规范等现象经常呈现。

④档案书写字迹不符合要求。签名等没有采用耐久性好的书写材料进行书写，而采用铅笔、油笔等不符合要求的书写字迹。

⑤部分材料上日期没有标注年，只有月和日，形成时间模糊不清。

⑥竣工图上有随意涂改、勾画和标注痕迹，有的用复印后的白图替代蓝图，有的没有竣工图章，或图章上填写内容不全、字迹潦草，更有甚者还会出现手绘图纸。

⑦很多文字性材料上未签名盖章，无法追查相关责任人，也缺乏必要的法律效力。

⑧归档图纸和技术资料中有的被严重污损，个别之处已无法清晰辨认相关内容。

二、问题出现的原因

①重视程度不够，同步管理不到位。各参建单位没有意识到建设项目档案的重要性，没有很好地做到把项目档案的收集、整理、归档工作列人工程项目建设规划、合同管理与目标责任制中，没有细化具体到相关部门和工作人员的岗位责任制和工作标准里，对其没有相应的检查、控制和考核举措。有的虽有措施，但形同虚设，未严格执行。

②专业技术人员和个别工程项目档案管理人员责任心差，业务技能不高，对所负责的项目不熟知，未履行好应有的收集、积累、整理等档案工作责任，最终造成归档材料不全或漏归，缺失的又没有及时追回。

③个别施工单位未指定专职的档案管理人员，通常指派某人兼职或临时负责。这些非专职档案管理人员没有项目档案管理专业知识，不熟悉归档整理规范，或者知之甚少。因此，档案的整理归档工作从项目建设一开始就处于松散、脱节的管理状态，很难做到项目档案材料准确、完整、系统。

④监理单位监管意识淡薄，对项目档案形成积累收集等方面监督管理不到住，未严格要求和督促施工单位认真做好施工档案材料的积累、整理，也未及时对项目施工档案材料内容进行审核把关。

三、解决问题的方法

①提高档案归档意识，增强重视程度，明确各相关单位的管理职责。在制定项目计划、安排施工步骤时，就要将档案管理相关规定列入其中、各级项目管理部门，勘测、设计、工程管理、监理、施工单位应知晓各自职责，落实到人，确保竣工档案的系统、准确，方便日后提供利用[2]。作为建设单位更要重视建设项目档案工作，把项目档案的形成和归档工作纳入工程项目建设计划、合同内容、职责范围、工作标准和责任制中。建立严格、完善的检查、控制及考核措施。明确分管领导，配备专职资料管理人员，负责项目档案的收集、整理、归档。在合同内容中、针对各施工单位职责、违约条款予以细化，职责严明，措施得力，保障项目档案及时、全面归档。

②完善制度，加强档案法及建设项目档案收集整理规范的宣传、学习和培训。◆进行档案法及档案收集整理规范的宣传学习培训。通过学习、宣传档案法规和项目档案整理规范，让每一个参建单位充分认识到依法治档的重要性，从思想意识上时刻树立责任意识，并了解和掌握相关档案整理规范。◆制定适用项目竣工文件管理统一标准和规范。在工程开工前，对各相关单位必须强化竣工文件的标准规范化培训，制定适用本项目竣工文件管理的统一标准和规范。◆适时组织档案工作事宜协调会，处理好相关问题。建设单位应经常组织监理、施工、设计等单位，会同档案管理部门就项目档案工作事宜做好协调，把项目档案工作真正落到实处，细化并强化管理，定期召开档案工作协调会议，及时解决处理遇到的各类问题。

③监理单位应本着高度负责的态度，加大监管力度，紧随工程建设进度，及时跟踪、督促、检查项目档案资料收集整理工作。

④建设单位档案人员应从项目立项开始，主动参与到工程各阶段工作中，随时了解进展情况，主动参与档案工作的布置、指导、检查和验收，尽可能确保项目工程档案完整、准确、系统，符合档案规范的要求[3]。

综上所述，思想重视、培训到位、机制完善、执行严格，是有效保证重大建设项目档案归档完整、准确、系统、及时、全面的重要前提。人员素质提升，监管与同步管理到位，将档案工作贯穿于工程建设、设计、施工、监理、竣工验收等各个环节，是促进建设项目档案规范达标的有力保障。