干部人事档案管理工作存在问题及解决方法

孙文靖

（常州信息职业技术学院 江苏常州 213164）

干部人事档案是各级党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。2018年11月中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案工作提出了新的更高要求。干部人事档案管理水平的高低，直接影响着组织人事管理工作水平。如何提高当前干部人事档案管理水平，科学管理好干部人事档案，使其更好地为组织人事工作服好务，这是要重点关注的课题。

一、当前干部人事档案管理存在的共性问题

①单位意识淡薄，档案人员干劲不足。单位内很多人视档案工作仅仅是管档人员的事，面上虽然表示支持，但实际工作中却往往忽视，不主动配合。加之干部人事档案工作是保密性强的工作，大部分时间都是默默无闻进行，不易取得突显成绩，也不易被人认可。长此以往，个别管档人员就会缺乏工作干劲和激情，会产生思想认识误区，调离岗位的心愿较为迫切。

②材料移交归档不及时、不齐全，造成档案材料中所反映的信息和实际情况不同步、不一致。《条例》中虽然对干部人事档案材料归档作出了要求，原则上自形成材料之日起三十天内向干部人事档案管理部门移交归档，但现实中材料形成部门基本上都要延迟移交归档，且归档的材料也存在着不齐全的现象。因此，档案中所反映的干部人事信息和实际情况相比，往往材料信息滞后或材料不全。

③归档的档案材料不够规范。有的存在签署不完备、填错涂改、字迹模糊、无形成时间、无印章等不规范的情况。负责任的管档人员经过审核，会及时退回，要求合格后再归；个别工作意识淡薄的管档人员往往不加审核，直接存入档案袋中，给后期干部档案信息审核带来不便，甚至无法甄别。

④干部人事档案数字化管理程度不高。很多单位虽然都使用了干部人事档案管理软件，但也只是将个人基本情况、档案材料目录输入数据库，而对应的档案全文并未进行数字化处理，更谈不上纳入数字化管理，依旧采用传统方式频繁调阅档案纸质材料，不仅无法提高工作效能，也不利于延长档案使用寿命。

⑤管档人员频繁更换，造成档案不能及时整理。当前部分单位管档人员频繁更换，且基本都是兼职，因有其他工作主业要做，没有时间精力去熟悉干部人事档案工作条例及相关规定和业务。很多材料未经著录直接被放入档案袋中，或者散乱堆砌一旁，这样势必造成材料遗失，影响日后组织人事管理工作中对档案的利用。

⑥干部人事档案材料保管装订方式欠科学，有必要改进。目前采取的方法是在档案纸张装订线一侧打孔，然后装入干部人事档案夹。这种打孔方式破坏了档案纸张原貌，还会不小心将孔打到个别档案字迹上，等同于人为损毁档案记录信息。同时，在调取材料时也不方便利用部门对档案中某份材料的单独调阅，还会造成其他不相干材料的信息泄露。

二、解决干部人事档案管理工作问题的思路和方法

①增强思想和工作意识。一是要有责任意识，各级领导要高度重视，选拔政治可靠、责任心强的党员干部到干部人事档案岗位上；二是要有奉献意识，干部人事档案工作是一项默默无闻的工作，只有具备淡泊名利、无私奉献精神者，才能胜任这项工作；三是要树立服务意识，干部人事档案管档人员要时刻为利用者着想，热情主动、及时准确做好档案服务工作；四是要有保密意识，干部人事档案属于工作秘密范畴，作为管档人员应树立较强的保密意识，坚守职业操守，确保干部人事档案及信息内容的安全。

②努力做好档案收集工作，细致鉴定，规范整理，确保归档材料质量。干部人事档案管理水平的提高，首先要及时收集好档案材料，除了被动接收外，还要关注各部门年度重点工作，主动上门收集相关材料，不断丰富干部人事档案信息资源。材料收集归档时要认真进行鉴别，对不符合要求的及时退回，限期纠正。管档人员要按照整理实施细则规范分类整理，确保人事档案案卷质量。对不及时移交的部门要严格按照档案工作考核制度实施考核，考核可直接与年终绩效挂钩，进一步督促形成部门及时移交归档。

③认真对待干部人事档案专项审核工作。干部人事档案专项审核工作的实施对象是干部人事档案，各级组织人事部门须认真对待，选调一些政治素养高、业务精的人员，围绕干部人事档案内容的真实性、准确性、完整性方面，对干部人事档案进行全方位专项审核，在审核中一定要严格按照相关组织人事政策把握[1]。

④完善干部人事档案数字化内容。电子档案最大的特点是便于利用，而且检索快捷，无需频繁调阅原始材料，有利于延长档案使用寿命。《干部人事档案工作条例》第三十条规定：“干部人事档案利用工作应当创新利用方式，提高利用效能。”因此，各单位应主动开发档案全文数字化管理功能，除将个人基本情况和档案目录录入数据库外，同时也要对相应的纸质材料分期分批进行全文数字化处理，提高档案利用效能

[2]。

⑤改进干部人事档案材料装订保管方式。可以借鉴文书档案卷内材料装订保管方式，用不锈钢钉按件装订，按照干部人事档案分类编号顺序排列并装入到无酸纸档案盒中，既不破坏档案纸张原貌和档案字迹，又方便查档人员查阅指定的档案材料。

⑥人事部门对人事档案岗位工作人员应采取相对固定方式，不宜频繁调整更换。单位管档人员能够正常按条件晋升专业技术职务，并享有其他专业技术人员相关待遇，使其能够安心档案工作岗位，爱岗敬业，钻研业务，发挥出档案人员的作用，更好地管理好干部人事档案。