一种基于财务共享模式下的薪酬业务处理信息化解决方案探讨——以A公司薪酬业务为例

虞富荣

随着现代信息技术的快速发展并与财务融合趋势的逐步加强，我国财务行业正处于重要的转型十字路口，不同类型的企业都在逐步探索财务会计向管理会计转型的途径，财务共享作为信息化时代下的产物以及作为财务转型的重要手段，财务共享模式在我国大型企业集团逐步被推广和采用，在实施财务共享模式后，被纳入共享的业务单位的共性的、标准的业务纳入财务共享中心进行统一处理，本文以对A 科技公司的财务共享实施实践中，结合其日常的薪酬业务特点，针对其特殊的薪酬业务处理需求，在综合考虑不同信息系统之间的关系后提出切实可行的解决方案，为进一步完善财务共享模式下的薪酬业务处理起到抛砖引玉的作用。

一、研究对象情况介绍

1.基本情况

A 公司作为一家信息科技企业，拥有员工数百人。根据其承建项目单独核算成本费用，在进行财务核算前，财务部门根据业务部门的项目立项申请，在该项目需要成本费用归集时在财务系统项目模块中建立新建项目，薪酬业务核算的特点：

（1）以项目为导向并对项目单独核算。每年度的新建项目和续建项目多达数百上千，财务人员需结合不同的人员类型手工对每一个项目进行薪酬成本分摊。

（2）人员项目工时每月随机变动。人员在具体的项目工时根据项目实际工作安排随时变动，即在相邻的不同月份，同一人员在一个月内其项目总工时分摊至不同项目是各异的。

（3）以项目工时为成本分摊依据。公司员工除管理层不需要填写项目日志外，其他人员每天需要填写项目日志，根据员工填写的项目日志作为薪酬分摊的依据，销售人员在为项目所发生工时日填写项目日志，如未为某项目产生工时可不填写项目日志。

2.需求分析及难点分析

（1）会计核算工作量大，在ERP 系统总帐模块中人工处理一笔薪酬凭证的会计分录就多达数百行，耗费财务人员大量的精力。

（2）项目工时变动频繁，人资专员进行员工项目工时分配繁琐，且易出错。

（3）系统尚未进行有效的集成，薪酬数据不能在系统间进行有效的流转。

3.需要解决的主要问题

（1）构建薪酬业务处理相关的上下游系统通用的数据标准，便于数据在各系统间进行顺利流转，同时实现了薪酬数据一点录入全程共享，避免数据重复多次导入，解决目前市面主流财务系统无法进行多样化需求的薪酬业务结转、在线发票认证、工资批量发放等为一体的综合性需求。

（2）以财务共享系统为核心，根据薪酬业务处理的需要，建立薪酬业务系统、财务共享系统、银企直连系统等系统间的互联，真正实现了业财税银一体化建设，彻底解决了各不同系统间的信息壁垒问题。

二、财务共享模式下薪酬业务的特点与流程再造

1.财务共享模式薪酬业务处理特点

财务共享是一个集团或一个区域内公司通过成立专业财务共享服务中心，将成员单位共性的、标准化的业务纳入共享中心进行统一财务核算处理，基层单位重点主要从事财务管理型工作。

在推行财务共享模式前，人资部门将从薪酬管理系统中导出的工资、社保等薪酬表格提交给财务部门，财务部门人员根据薪酬的发放和薪酬的计提核算要求，在人资部门提供的表格中进行数据人工汇总分析手工编制薪酬会计分录。

在推行财务共享模式后，对薪酬业务处理出现了较大的变化：

（1）薪酬数据保密性。薪酬数据作为公司的商业秘密，一般企业上传于财务共享中心的电子影像图片为汇总数，明细数通过数据加密的形式在后台进行存储，并随着业务的处理进程最后推送至于银企直联系统进行解密后批量支付。

（2）会计凭证生成的自动化。为提升在共享模式下账务处理效率和减轻工作负担，一般情况下采用的办法是与被纳入共享的单位进行沟通，将其日常核算要求植入系统中，在共享单位人员提单后，由系统自动产生会计分录。

（3）会计核算要求的多样性。薪酬业务涉及工资、社保、劳务派遣、劳务外包等，其核算上根据管理要求存在多样性的核算需要，如按照产品、项目、人员类型等多维度核算，共享中心工作人员若采用共享模式前的人工制单其会计分录不一定符合被纳入共享单位财务核算要求。

2.财务共享模式薪酬业务流程再造

通过分析推行财务共享模式后薪酬业务所呈现的新的特点，在实施共享前的原有的人工薪酬业务处理方式已不能满足财务共享模式下的核算需求。从财务共享模式薪酬业务处理所呈现的新特点为出发点进行薪酬业务处理流程再造，构建全业务口径的薪酬业务生态链建设。

在业务处理分工上，基础单位和财务共享中心的职责进行重新梳理和划分。在系统功能完善上，通过对相关系统进行改造，完善系统集成，构建一站式、互联互通的数据可以实现系统间通用流转的业务处理平台。

图1 薪酬业务场景处理整体流程图

三、系统整体架构及总体解决方案

鉴于A 公司特殊的薪酬核算特点和需求，要实现基于其财务共享模式下的薪酬业务核算，打造以薪酬管理系统为基础、财务共享系统为核心的薪酬管理全生态价值链的构建，通过规范各系统间的数据标准，使用薪酬数据能够从最初的数据采集平台到最终的薪酬数据支付进行顺畅的流转，系统整体架构如图：

1.OA 平台在薪酬业务链中的定位

OA 平台的在薪酬业务链中作用主要进行员工基本信息的采集和工时、项目信息的初始采集，为薪酬的成本分配提供依据，便于准确的计算各项目的人工成本。OA平台中主要字段及其作用如下：

图2 薪酬业务处理架构平台

（1）人员类型：技术类、销售类、生产类等类型，人员类型的主要作用与项目类型一起建立多维度的成本对象归属，如销售类人员某月填写一部分工作日志情况下，实现未填日志的天数所承担成本和填写具体项目的天数成本分别计入不同的成本科目。

（2）员工类别：企业负责人、一般职工、内部退养等，其作用在进行薪酬业务发放和结转时，可以根据不同的需求自由组合会计科目，如生产费用-差旅费-一般职工、管理费用-差旅费-企业负责人。

（3）工时项目统计：通过考勤机统计某员工某月的考勤数据，并将该核定的工时根据项目日志分配到每一个具体的项目上，与财务ERP 系统中项目名称和项目编号进行同步，作为统计每一位员工在本月内不同项目上所承担的确定工时，作为薪酬分配依据。

（4）银行信息：登记每一个具体员工详细的银行账号信息，如开户行名称、开户行账号等，便于通过银企直连功能经工资批量发放至每一位员工。

（5）部门信息：与财务ERP 系统中部门名称同步，便于薪酬的部门统计和财务会计处理的部门结转等。

2.薪酬系统在薪酬业务链中的作用

（1）以项目工时为依据的薪酬数据分配。根据OA 平台推送的至于薪酬系统中员工个人信息，根据维护的具体员工对应的基本工资、岗位工资、工龄工资等标准、社保缴纳基数和缴纳比例，根据从OA 中推送过的项目工时表为依据对员工薪酬在不同的项目之间进行分摊。分摊依据如下：

某项目本月应分摊的薪酬成本=月薪酬标准额*本月某项目统计的工时/本月项目总工时

（2）薪酬科目与会计科目映射。薪酬科目与会计科目映射主要由于人资部门和财务部门对薪酬业务段值设置各不相同，如人资部门对工资的分类分为基本工资、绩效工资、工龄工资等，在财务部门进行薪酬业务核算时无需核算到具体的科目明细，因此需要将薪酬业务表单中薪酬字段与财务的薪酬科目建立映射管理，能够翻译成财务可以进行直接运用的薪酬表单。

（3）项目类型及人员类型与会计科目映射。根据人员属性不同所要求的填写的工作日志要求不同的情况，建立项目类型与人员类型为维度的多层次会计科目映射体系，分别建立项目类型和会计科目、人员类型和会计科目的映射关系，根据人员填写的工作日志的情况，自动配置所对应的会计科目。

表1 项目类型与会计科目映射关系

人员类型与会计科目映射关系：

①管理类人员（未填日志）对应会计科目：管理费用

②销售类人员（未填日志）对应会计科目：销售费用

3.财务共享系统在薪酬业务链中的作用

（1）薪酬业务模板建立。由于薪酬业务如工资和劳务派遣等在进行具体核算时其会计分录都不尽相同，本方案在财务共享系统配置界面提供对应各薪酬业务活动的薪酬模板，使之在薪酬业务活动发生时，通过财务共享系统中与薪酬业务系统中的模板匹配，可以按照对应的薪酬模板生成对应的预制会计分录。因此，需要定义统一的业务编码及模板名称等。

业务类型：总帐薪酬

薪酬模板：工资支付模板、社保缴纳模板、劳务派遣模板等

薪酬模板字段设置：采用EXCEL 表的形式设置，字段主要由字符型字段+数值型字段组成，且不同模板的字符型字段都相同，字符型字段格式如下：

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数值型字段根据薪酬业务及管理的需求，可以灵活的进行设置，如工资模板：包含工资、奖金及其他、应发金额、基本养老保险个人部分、基本医疗保险个人部分、失业保险个人部分、补充医疗保险个人部分、补充养老保险个人部分、住房公积金个人部分、个人所得税、补差、扣款、实发金额等字段，具体字段的设计可以根据用户需要进行适当调整。

社保模板：基本养老保险单位及个人部分、基本医疗单位及个人部分、失业保险单位及个人部分、工伤保险单位部分、生育保险单位部分、补充医疗保险单位及个人部分、补充养老保险单位及个人部分、单位部分合计、个人部分合计、实缴金额等字段。

（2）会计规则建立。会计规则类型：根据ERP 系统科目段名的要求，分别建立公司、部门、科目、项目、机组、产品等会计规则。

通过会计规则的组合生产符合企业实际财务核算要求的会计分录。

会计规则标识：会计规则通过SQL 语句自动识别读取组织ID，部门ID 生成对应的业务实体名称以及部门名称等，同时，会计规则中的借贷标识通过查找集的形式进行设置，并在配置中区分借贷方向来区分对应的科目方向。

（3）薪酬业务结转数据追踪。对于工资在某会计期间进行一次支付或多次支付的，工资、社会保险等薪酬数据需要结转的，通过薪酬业务系统根据工资、社保等不同的薪酬业务模板同步的数据进行加工生成结转会计分录，在进行薪酬模板配置时，根据同类型模板相互对应建立对应模板表。

（4）尾差公式设置。工会经费、职工教育经费以工资基数计提的，通过配置确定的计提基数和计提比例，同步在薪酬结转时的借方科目、尾差修改公式确定计提的工会经费和职工教育经费所要对应的借方成本科目，同时通过尾差公式的误差调整实现所计提的总金额一致性。

尾差调整=累计计提基数*适用比例-本期计提金额-累计已计金额

（5）薪酬项目成本的映射。对于在进行薪酬账务处理后，需要结转至ERP 系统项目模块的自动登记项目成本的，在薪酬业务模板中根据ERP 系统项目模块项目建立的薪酬层次关系，分别与工资及社保业务模板中的薪酬字段建立一对一、多对一的关系，实现薪酬数据的往项目模块中的自动汇总同步。

4.ERP 系统在薪酬业务链中的作用

（1）薪酬会计凭证的生成。薪酬数据推送至财务共享系统生成正确的会计分录后，在经过共享中心人员审核无误后导入ERP 系统中生成正式的会计凭证，基层单位财务人员通过会计凭证打印与原始凭证汇总形成正式的会计档案。

（2）薪酬项目成本的归集。在ERP 系统总帐模块中生成薪酬会计分录后，通过事前配置后的项目成本归集与薪酬之间的业务关系自动采集薪酬项目成本分别推送至不同的项目成本中，实现总帐薪酬数据和项目成本数据的一致性。

5.银企直联系统在薪酬业务链中的作用

银企直连系统通过从薪酬业务系统传送的薪酬数据明细解密后，通过签名验证服务器进行相关的授权性检验后，推送至银企直连银行进行薪酬数据的批量发放。

四、系统实施的预期效果

1.建立了全业务口径的薪酬处理业务流程

以薪酬核算和管理需求为出发点进行梳理，建立从薪酬计算依据的项目工时采集到薪酬批量代发的全业务口径的薪酬业务生态链，实现了在财务共享模式下薪酬业务的规范处理。

2.分别减轻了财务和人资部门核算薪酬业务的繁琐

通过对薪酬业务各系统的集成，解决了不同月份由于各项目工时的变动人资人工分配各项目成本，财务人员人工进行大量的分项目会计科目手工录入的工作负担，大大的提升了薪酬业务处理的质量和效率。

3.通过数据标准化改造，打通了数据在各系统间无障碍流转

经过薪酬业务系统处理完成的薪酬数据，不仅仅能够满足薪酬发放的会计核算要求，同时，通过对薪酬数据取数维度的系统调整就可以实现对薪酬计提的业务处理，无需薪酬数据的重复录入，既解决了薪酬数据重复录入时工作繁琐，也能有效的避免薪酬数据发放和计提数据录入不一致造成的业务处理错误。

4.为企业财务转型奠定了坚实的基础

通过在财务共享模式下的薪酬业务的全面梳理，实现了单据影像、信息流和业务流的协同统一，一是通过电子影像的上传实现了基于影像为基础的单据审批，减少了单据线下流转的时间成本和流转成本，二是系统对包含薪酬业务在内的自动化处理水平的提升，会计凭证的生成自动程度、财务工作的效率和质量都有大大的提升，将财务人员从繁琐的日常事务中解放出来，为财务人员从核算会计向管理会计转型奠定了坚实的基础。

五、经验总结与未来展望

1.财务信息化水平是基础

薪酬业务作为标准化程度较高的日常业务，在财务共享建设中通常被纳入共享业务中进行管理，但是由于不同单位行业特点、管理需求等的差异性，对于标准化程度较高的薪酬业务也要进行充分分析和论证，充分评估其财务信息化水平是否能满足其需求，是否构建了横向集成、纵向贯通的财务信息化工作平台。

2.系统集成是关键

薪酬业务在标准化基础上由于行业特性及管理需求的差异，在市面上很难找到一款薪酬系统能够满足所有类型企业薪酬管理的需要，在实际推进过程中，要充分结合企业内部系统建设情况并进行合理的功能定位，选择适当的方式进行系统集成改造，解决系统数据流转壁垒问题。

随着“物联网”、“云技术”等新型技术的迅猛发展，为财务与信息技术的融合提供了充分的可能性，未来如何将信息技术与财务管理要求进行有机结合提供更加智能化的信息支撑、前瞻性的洞察分析等，是财务信息化建设和优化的关键所在，也是未来财务管理转型的重点方向。