《庆元条法事类》中的文书档案制度对现代行政工作的启示

章 婕

（南京师范大学 文学院，江苏 南京 210097）

目前，学界对《庆元条法事类》进行了大量研究，成果颇丰。但大多是就书说书，只言当朝的文书档案制度，却鲜有论及这些制度所蕴含的内容对当下行政工作开展的影响和启示，笔者至今也尚未发现专门从这一方面进行论述的文章，故而，有必要从该角度进行研究。

文书档案是时代的产物，是每一段历史的见证，同时也是我们行政工作中不可或缺的组成部分，它能够反映社会的变迁、为后人提供经验教训。

行政工作的核心是文书档案工作，所以，行政工作是否能够有效开展与文书档案工作是否能够高效完成有着密切的联系。而当下的文书档案工作在开展的过程中还存在不少问题，亟待整改提高。《庆元条法事类》汇集了南宋法律、经济等方面的资料，与沿袭《唐律疏议》的《宋刑统》不同，它是神宗时期颁布的一部具有宋朝特色的法典，内容规定皆具南宋的时代特征，在文书档案制度方面，与前朝相比，也有较多的新颖之处。由此可见，它是南宋之后真正行之有效的法律文书，其中关于文书档案的规定对当下行政工作的开展更有学习和借鉴意义。

一、《庆元条法事类》中的文书档案管理制度

（一）文书工作制度。

为了便于公文更好地发挥管理国家、处理各种行政事务的功能，宋朝统治者制定了一系列的文书和档案工作制度，以此来提高公文流转效率。

1.公文用纸制度

关于公文用纸制度，《庆元条法事类》对此规定较为详细，具体可分为两点：

（1）不同文种纸质不同

“诸翻录制敕赦书德音，其纸用黄（须无粉药者）。奏御文书及账簿狱案不得用屑骨，若竹纸、笺纸。 ”［1］（340）制敕赦书等都需要用黄纸录制；呈递给皇帝的奏御文书以及与经济案情相关的账簿狱案都不能用质量太次的纸；竹笺制的纸是不符合宋朝公文用纸标准的，不便于文书成为档案之后的保管，因而明确规定不允使用。

（2）不同文种纸张规格不同

“诸诏敕纸（高一尺三寸，长二尺者。余官司纸高长不得至此。 ）及写宣纸，各不得私造及卖。 违者，纸仍没官。 ”［1］（346）书中对文书级别最高的诏、敕在尺寸上做了明确的规定，并特别说明其他纸张规格以此为参照，不可逾越。

显然，纸张的使用很直观地反映出文书的重要程度，收文机关地位高、内容重要的公文往往采用质量较好、规格较大的纸，在封建社会时期，这既是权力的象征，也体现了森严的等级制度。在文书工作的处理过程中，这样的规定是对承办官员自身行为的一种约束，混用纸张不仅会加重官员办事的随意性，还会降低官员的素质，从而影响整体的工作效率。只有在制度上严格约束，才有可能出现高质量的作业团队。

此外，宋统治者考虑极为细密和周全，纸张的颜色不同，便能让人直观地大致判断出公文的类别，这在一定程度上也加快了文书的处理速度。考虑到文书成为档案之后保管年限的问题，纸张的品质也要好，便于贮存、不易损坏。

2.誊报编录制度

诏敕条制中文书令规定：“诸受制敕应翻录行者，给书写程，急速限当日，满百纸一日，二百纸以上二日，每二百纸加一日，非急速各加一日，余文书各加制敕限一日。所加虽多，制敕不得过五日，余文书不得过十日。即军务急速不以纸数，皆限当日发出。 ”［1］（351）赦降中的职制敕也规定：“诸被受赦降应誊报而不誊报者，徒二年，即不应誊报而誊报者，脱误有害者，各减三等。 ”［1］（340）这两条制度，一方面规定了公文的誊报期限要求，另一方面明确了其处理不当的惩罚措施，足以说明该项工作在整个文书工作中的重要性和紧急性。

誊报编录制度的严格施行，既能使公文保持字面的干净整洁，又可增加副本以备架阁储存，还便于信息的高速上传下达、通晓州县，从而使各地官员更好地获知统治者的意图。

3.摘由制度

宋朝的摘由制度又叫“引黄制度”，是由唐代的“贴黄制度”引申而来的，但在实际运用中却和前朝有着较大的差别。“贴黄”在唐朝是用来给公文纠错的，而在宋朝则用于补充文章内容。在此基础上出现的“引黄”又与“贴黄”不同，即本文所述的“摘由制度”，指的是上书的官员将文书的内容梗概及时间等重要信息列于黄纸上，并粘于封皮、正文前或附状后，以便皇帝阅读，有助于提高公文的处理效率。李鸣飞在《贴黄制度源流小考》中提到“在《庆元条法事类·选举门·举辟·荐举式》中有《举文武官差遣状》，状末年月之后，保留了《举辟官命差遣状前贴黄》的格式，其中除姓名、年甲、乡贯、出身外还包括三代脚色、历任差遣、过犯、劳绩、举缘、资序、未了官司、在朝亲属等多项内容，是一份不可多得的用于保举奏状之贴黄格式实例”［2］（132-135）。

另外，文书中的文书令规定：“陈公事皆宜直述事状，若名件不同，应分送所属，而非一宗事者，不得同为一状，即上表事多，表内不可尽谕者，表前画一条析。 ”［1］（（344）“诸官司公文，状后碟前，朱书事目发放（符贴之类准碟），其急速及取禀者，仍贴出。 ”［1］（345）“诸在外官司奏事，别用内引，具列所奏事目，赴门下省。 ”［1］（345）条例中的“条析”“朱书事目”“内引”皆是“摘由”之意。“表前”和“状后碟前”说明了“引黄”放置的位置，极为醒目，为处理文书提供了极大的便利。

4.用印制度

南宋的文书档案工作中“给纳印记”的环节起着重要的凭证作用，实际上就是印章的使用。印章在古代不仅是身份地位的象征，更是衙门办事的凭证。

《庆元条法事类·文书门》对用印制度做了专门规定，主要有三个方面：一是关于用印机关规定：“诸官司应铸印记，先具以某字为文，保明申所隶，再行实验，关申尚书礼部。 ”［1］（362）二是关于印章的使用，其中包括对用印文书规定：“诸官司印记，不得印私文书。 ”［1］（362）对印记改换规定：“诸官司旧印应换铸者，给讫，限当日以旧印申纳尚书礼部捶毁。 ”［1］（362）对代印规定：“诸奏状应用印而无印者，借非钱物、刑狱印。 ”［1］（363）“诸奉使不及印记而文书应印者，就所在官司借用。 ”［1］（363）以及对印记监造规定：“诸受纳官物团印、长印、稍印，州县长官监造，起纳日以印样缴送销簿官司对钞比验，至纳毕，长官监毁。即公吏并钞内辄置私记，阻节受乞钱物者，许人户越诉。 ”［1］（363）三是有关印记的使用期限：“诸税务团条印，知州面勒雕造，岁一易之，旧印送州毁。 ”［1］（363）四是对印章监管的规定，明确了对盗用、伪造官印的惩罚措施：“诸盗用官印（朱记、团印、长印同）杖一百。有所规求者，减伪造一等坐之，情重者，配本城，即避罪重者，加所避罪二等。 ”［1］（364）“诸伪造官印，印成伪文书或商税务者，流三千里；已行用者，绞；仍奏裁，未成者，徒三年；已行用者，流三千里。 ”［1］（364）

以上条律对用印制度的规定，既保证了用印的规范、准确，又增强了文书的安全性，促进了文书工作的标准化。

5.公文邮递制度

在文书工作中，情报信息是否能被当事者及时获取，与公文传递的通畅程度密切相关，要做到安全、准确、及时。其中，及时性最为关键。因此，《庆元条法事类·文书门》中对文书邮递的时间做了细致的规定，主要分为两个部分——有效期内的传递和逾期传递文件的处理方式。

有效期内的文件传递规定又可根据上报期限和承办期限来细分。《庆元条法事类·文书门》中对公文上报期限规定：“诸奉使官司取会文书，限三日报；急，一日；于法当应副事，限二日。 ”［1］（351）对承办期限规定：“诸官司所受之事，皆用日印，当日受，次日付。事速及见囚徒，皆即时发付，其行遣小事限五日，中事十日，大事二十日，签实经三人以下，小事别给一日，四人以上，给二日，中事、大事各递加一日。”［1］（351）“诸被受尚书左右司取会邀车驾陈诉事，限当日回报，仍入马递。 ”［1］（351）

逾期传递有两种情况，一是不能及时回报的情形。《庆书》中规定：“诸承受文书有程限而以故未能回报者，具事因先报。”［1］（351）二是催告。“诸文书应互相取会未报者，每十日一催，三经催举不报者，听关申所究治。 ”［1］（351）

此外，关于邮递方式，架阁类中还有如下规定：“诸急脚、马递铺给大历，人给小历，本州预于前一日中旬，以官纸用印，递付逐铺节级分授。遇有传送，以日时名数抄上大历，誊入小历，其御前急递并尚书省，枢密院，入内侍省，御乐院，经略安抚都总管司急递文书及夜过险恶道路，并差二人共送前铺，交讫具时辰批回。阙人应越过者，逐铺批录事因及发遣日时。巡辖使臣、县尉曾无检察，书历报州，仍封历同送本州架阁，及申提举司，季一点检，其逐州县并巡辖使臣界首府，每季相互取历磨勘。 ”［1］（360）

不论是从公文传递的时间限定还是从传递方式的选择，均可见南宋文书工作的高效、细致、严谨。

（二）档案工作制度。

1.归档制度

《庆元条法事类·文书门》中的文书令对归档范围进行了规定：“诸条制先次行下者，置册，分门编录，仍以所受月日次第粘连，候颁降到印册，以先受者架阁。 ”［1］（335）“诸官司被受条制及文书，皆著于籍，分授诸案，案别置籍，依式勾销。州、幕职官掌之，县令佐通签。 ”［1］（335）由此可见，南宋档案有明确的收归顺序，归档范围也十分广泛，更加值得注意的是其中对官员职责的划归——“州、幕职官掌之，县令佐通签。 ”［1］（335）在律法条文中特别指出各级官员的任务和权责范围，可见南宋档案工作管理体制有条不紊，井井有条。

同时，《庆元条法事类》还对不同文书的归档时间做出了清晰的规定，以税租簿规定为例：“诸税租簿，每三年别录实副本，保明送州，覆毕印缝，本州架阁。 ”［1］（359）分散在各地的档案都会在一定的时间内被集中到一起，分门别类，送至各自所属的档案单位进行归档。

2.档案保管制度

要利用好档案，保管制度相当重要，也最基础，是对档案整理成果的巩固。因此，《庆元条法事类·文书门》对此做了详细规定。可概括为以下两点：

（1）保管机构

对比前朝法律文书，南宋首创了档案架阁制度，虽无针对架阁库的具体介绍，但从《庆元条法事类·文书门》中架阁类中便可获知。架阁库即是档案的贮存地，架阁制度从中央遍及地方，有助于政府查考、利用档案，同时也保证了各级机关档案的完整与安全，让档案更好地发挥其在文书行政工作中的作用。

（2）保管人员

档案在国家行政管理中的地位举足轻重，统治阶级对其也是尤为重视，分派了专门的官员进行监管：“诸架阁库，州职官一员，县令丞、簿掌之。 ”［1］（357）这种责任到人的任务分配机制，极大地提高了办事官员的综合素质，从而更好地完成文书档案工作的衔接。

3.关于档案违法行为的处罚

《庆元条法事类·文书门》不仅规定了文书档案工作的程序，也对违规情形采取了严苛的惩处措施。以毁失和质卖档案为例，《庆书》将此二者单独列出，以示重视。

关于毁失档案。对于弄丢档案的官吏：“诸公人亡失见行公案、帐籍、簿历等应架阁文书，限满寻访不得者，断罪枷锢；再限通满百日不得者，降一资（限外得者复旧资），县吏人杖八十。”［1］（367）对于丢失重要文件：“诸弃毁亡失付身补授文书（谓告、敕、宣、札、帖、牒之属）官司保明不实者，杖一百。 ”［1］（367）对于因意外毁失档案：“诸因水火、盗贼毁失印记、制书、官文书者，勿论。 ”［1］（367）

关于质卖档案。对于质卖重要文书或涉及钱财物：“诸以制书、官文书（钱物、交钞、公据非）质当财务及质当之者，各杖一百，财物没官。若于所监临质当者，止坐，监临之人财务还主。 ”［1］（374）对于质卖他人文书：“诸以他人制书及诸军恩赏付身、印纸、差贴之类质当财物者，徒二年，受质当者，与同罪，不知情者，减一等，财物没官。 ”［1］（374）对买卖双方的处罚：“诸被差牒帖、文引、辞状之类，追人而卖与人及买之者，各以违制论。 ”［1］（374）

《庆书》不仅对档案违法行为有着严格的处罚规定，对于告发违法行为的人也有不同程度的奖赏：“诸色人告获急脚马递铺、曹兵司级将所传制书，或诸军补授文帖，卖与人，齐发并买之者，钱三十贯（余文书减半）。 ”［1］（375）“告获以宣敕、告身出身文书之类，寄附质卖而诈称毁失者，钱五十贯。 ”［1］（375）

南宋统治者采用这种赏罚并举的方式，不仅增强了法律条文的实际效用，更能让群众参与进来，形成民主监督，以此更好地规范文书档案工作。

二、当前我国文书行政工作中的问题

在科技高速发展的新时代，办公室的文书档案工作在新技术的支持下看似有条不紊地进行着，殊不知在这一片“繁荣光景”之下还存在着不少的问题和弊端。笔者就这些问题进行了梳理，主要有以下几个方面。

（一）文书档案工作者的专业技能偏低，人才匮乏。

文书档案的现代化管理，与传统纸质卷宗管理有较大的区别，主要在于对档案工作者的业务能力方面，要求工作人员必须既熟悉档案专业、又懂现代信息技术。然而由于各种原因，各大公司、企事业单位中的专职档案人员严重缺乏。无论是理论水平、文化水平还是专业素养都或多或少有欠缺。大部分的文书档案管理者并非科班出身，他们身兼数职，文书档案管理工作只是其附带性的工作，并不算主要的任务，因此他们能投入到文书档案工作中的精力十分有限。

此外，这些人员中精通办公室计算机软件操作的人少之又少，因而很难实现文书档案工作的现代化。加之人员调动频繁、薪金待遇一般，使在职人员丧失工作的积极性，消极怠工，不思进取，本能地排斥新技能，以致行政工作无法与时俱进。

（二）文书档案管理制度不规范。

从我国现行的文书档案管理体制来看，机关单位之间是通过档案室与文书部门联系起来的，沟通渠道单一，容易因权责不明，办事人员互相推诿，管理制度不规范，造成机关文书档案工作的脱节。一份完整的档案才能真正发挥其价值和效能，若因为某一环节的疏忽而未能使档案收归完整，不仅影响到档案的完整性，其查考的作用也会大打折扣。

而在实际工作中，由于一些部门档案意识不强，只为本部门工作的便利，将本该归档的重要文书资料自行保管，无形之中加剧了档案丢失、损坏的风险。档案部门无法得到相关部门的配合，就不能完成材料收集，更无法在文书档案的信息化、制度化建设中取得成效。

（三）文书档案工作得不到重视，无法发挥实际效用。

文书档案工作得不到重视的原因主要是缺乏科学有效的实践管理。在日常工作中，对工作人员的要求较低，将文书资料收集放好即可，并不重视对档案工作重要性的宣传，也很少对员工进行文书档案工作各个环节的指导和培训，按部就班，让工作浮于表面，以至递交上来的材料格式标准与否无人察觉，一叠一叠的纸张根本无法实现文书档案的真正价值。

由于重视不够，管理意识淡薄，没有新的工作方式和激励机制，行政工作的改革与完善仍然停滞不前。这严重影响了文书行政人员的积极性和热情，同时也阻滞了文书档案管理工作的创新。

三、《庆元条法事类》中的文书档案制度对现代行政工作开展的启示

（一）责任到人，提高文书行政人员的综合素质。

上文提到《庆元条法事类》中明确分派专员对档案进行保管：“诸架阁库，州职官一员，县令丞、簿掌之。 ”［1］（357）这些人不仅是地方的领导，在文书档案工作方面也具有很高的专业素养和责任心。这样一来，在保管的过程中出现任何纰漏，管事之人便会受到惩处，在如此严苛的责任到人机制下，很难再出现互相推诿、权责不明的情况，受到来自外部的法律条款的约束，当事官员也须时刻保持警惕，不断提高自身的专业素养，如此才能更好地胜任保管专员的职位，不被时代所淘汰。

而对于当下的文书档案工作人员也应该实行这种细化职责、明确到人的方式，督促他们不断学习，熟练掌握文书档案资料收集、整理、归档等方面的知识与技能，并将更多新型的办公硬件和软件与之相结合，创新工作方式方法，丰富他们的业务知识，以此提高文书行政效率。

（二）规范文书档案管理，形成制度化工作流程。

《庆书》在公文用纸、誊报、用印、传递等方面都做了细致且明晰的规定，这也是南宋的文书行政工作能够高效开展的主要原因。特别是其首创的引黄制度，大大缩短了文书的审阅时间，这对行政工作的开展更加有益。

从目前的文书档案工作发展现状来看，我们比古人拥有更多先进的设备和技术，不再受到地理位置和等级制度的影响，但行政效率并没有显著提高，所以还需向古人学习，细化工作流程，大到公文流转，小到用纸格式，都要有明确的规定，并认真贯彻执行，才能让文书档案工作顺利地发展。

（三）奖惩并行，领导加大对文书档案工作的宣传力度。

在档案的毁失和质卖方面，《庆书》中对责任官员也采取了很多苛刻的惩罚方式，多是对人身肉体的伤害，这样的处罚方式在现代化的社会虽然不太可取，但我们也可采用一些非人体侵害的方式对相关领导进行鞭策，当整个团队的行政效率低下，出现工作人员偷懒、渎职的情况，作为领导，必须连带处罚，在其职级、薪资方面进行降档。

此外，《庆书》中对举报采取的奖励方式也是值得我们当下借鉴学习的：“告获以宣敕、告身出身文书之类，寄附质卖而诈称毁失者，钱五十贯。 ”［1］（375）这样既能使政务公开、透明，也能让群众参与进来，起到民主监督的作用，让我们的行政工作更加亲民，真正实现阳光政府。

如此方式，奖惩并用，才能促使主管人员打破传统的思维理念，适应社会的发展趋势，利用先进的思想观念和技术，建立与时俱进的管理制度，促进行政工作可持续发展。