数字档案室建设过程中各类档案数字化方法探究——以鄂尔多斯职业学院为例

王小娟，斯庆

（鄂尔多斯职业学院，内蒙古鄂尔多斯 017000）

2014年国家档案局发布《数字档案室建设指南》，提出了数字档案室的概念、原则、建设内容和要求，开启了机关档案信息化工作的新篇章。档案信息化成为档案事业发展的战略选择。2015年10月，该院被自治区档案局推荐，由国家档案局设为数字档案室建设试点单位。在试点单位建设和档案数字化过程中，也逐渐形成了一套数字化模式，现通过该文将数字化过程的经验进行总结归纳，以期形成相关理论。

档案是历史发展的记录，是人类文明发展进步的真实凭证，是一个国家、单位、组织、个人等身份中的重要组成部分。保护好、利用好档案非常重要。随着计算机技术的日益发展，数字化技术已经渗透到人们日常工作。现阶段，档案管理工作已经向数字化时代发展。将计算机技术与档案管理相结合，即进行档案数字化建设，可在有效利用档案的同时更好的长久的保存档案。

1 档案数字化的含义

档案数字化是随着数字摄影技术、扫描技术、多媒体技术及存储技术等计算机技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它将以各种载体形式保存的档案资源转化为数字化的档案信息，也就是将传统的机械记录、模拟记录数字化成二进制数字副本记录，以数字信息的形式存储；利用网络互连、计算机管理，形成一个有序结构的档案信息库，方便用户利用，实现档案资源共享。

2 不同载体档案的数字化方法

该院为高职高专院校，且为老校合并的“新”建院校，目前档案室现有档案种类主要有文书类、教学类、科研类、基建类、设备类、财会类、音视频类、实物类；按保存形式可以分为纸质类、电子类、声像类、实物类四种形式，不同形式的档案，其数字化的方法是不同的。

2.1 纸质类档案数字化

文书类、教学类、科研类、基建类、设备类、财会类档案都有纸质类保存的形式，对于目前很多纸质文件来源于电子版打印，在数字化的时候将电子版保存利用，可大大节约数字化成本；对于无电子版的纸质档案，需要进行专业数字化。

纸质档案数字化是利用扫描仪或数码照相机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为可存储在光盘、 磁盘等载体上并可被计算机识别的数字文本或数字图像。

纸质档案数字化过程主要分成四步。

（1）确定数字化对象。明确需要进行数字化的档案，了解数字化档案的实际情况、纸张大小、有无损坏是否需要修补及字迹清晰程度，根据情况准备相应设备，并制定合理工作计划与技术方案。

（2）确定数字化模式。数字化模式决定了进行扫描的工具、模式选择、扫描参数设定及存储格式选择。扫描工具有数码相机、扫描仪；扫描模式有直接拍摄或扫描模式、制作缩微品再扫描的间接模式；存储模式可用文本模式、图像模式、双模式（双层PDF）。

（3）准备数字化设备。档案数字化设备主要有硬件设备和软件设备。硬件设备主要包含扫描仪、照相机、计算机、存储设备及其他附属设备。纸质数字化结果一般为文本文件或图像文件，因此所需数字化软件一般为设备驱动软件、图像处理软件、双层PDF 自动提取与文字识别软件、档案或电子文件管理软件。

（4）规范数字化操作环节。通常档案数字化操作总体流程包括：

第一步：档案调卷。

即指定的档案室库房管理人员将要数字化的档案从库房搬运到扫描室，搬前和搬后分别要对档案进行逐份清点，并与数字化扫描人员办理档案交接记录，双方确定档案的数量和内容无误后方可进行拆卷环节的工作。

第二步：整理及著录。

档案目录的整理是档案数字化操作的前提条件，如果前期的档案目录做的不规范或不准确，会严重影响数字化的进度和准确度，所以在数字化操作之前必须有完整且准确的档案目录。那么对于准备进行数字化的档案，制作上述提到的档案目录。通常有两种编制方法：即使用数字化操作软件的数据录入功能，进行目录制作，或者使用传统的Excel 表格方式制作。接着就进入档案扫描环节。

第三步：档案扫描。

档案扫描就是将纸质档案通过相关设备转变成电子材料的过程，扫描的操作顺序：首先，将前期做好的并确认无误的档案目录导入到档案数字化操作软件；其次通过生成计算机文件目录结构；最后正式开始操作扫描档案。

第四步：影像处理。

简单讲就是将扫描后的电子文件进行审核，对于那些与数字化要求标准相差太大的、 不清晰的直接进行删除处理；对于图像页面出现偏斜及或者图像页面中有影响图像质量的杂质和阴影的，但是还可以利用的可以进行校正和处理后进行保存，但有一点，影像处理时，如发现原文件编号与文件页码缺失，即使再清晰，也是无法使用的。总的来说，影像处理要以视觉效果清晰、页面完整无缺为标准。

第五步：数据验收。

首先，依次检查每份档案案卷目录下要扫描的文件，是否全部能打开正常、页数是否正确、与扫描目录顺序和登记内容是否一致等。

其次，依次检查每个数字文件的格式正确与否、清晰度高低与否、 倾斜度是否达到淘汰标准、 分辨率高低、杂质率高低等。

最后，依次检查每个数字文件是否扫描缺页、重页、顺序颠倒、页面信息不完整、方向不准确等。

第六步：档案反库。

即将扫描完毕后的档案放回档案库，要求反库时还应由档案室库房管理人员完成（库房管理人员与提取人员为一人时，要填写《档案提取/反库登记表》），如大型档案馆的库房管理人员和档案提取人员有明确分工的，需要进行档案交接，双方交接时需要填写《档案交接登记表》，双方签字为效。

第七步：数据备份。

扫描期间工作人员要备份不同阶段的数据至少两份以上，扫描后进行基础备份，质检后进行二次备份，全部扫描完成后，专业人员经验收合格后，进行三次最终备份。具体备份载体包括：将全部扫描数据刻录成DVD 光盘进行备份；将扫描数据在电脑硬盘上进行备份；将全部数据复制到专用的档案服务器上进行备份。

第八步：成果管理。

主要指后期对于备份的数据进行不定期的检查和调阅，特别是光盘备份，看是否存在光盘损毁或数据消失的问题。

2.2 声像档案数字化

声像档案主要有画册、录音、录像、老照片、数码照片等多媒体档案。我院为新建院校，所产生的数码照片、音视频档案均以数字形式保存的，不需再进行数字化。但由于数码照片、音视频档案较多，若没有统一的标准进行管理，查阅利用起来难度较大。因此需将其按照声像档案管理规范进行整理、目录建库、数据挂接、刻录光盘保存。

照片档案有照片、图片、底片等。根据不同类型采用专业平板扫描仪、高级底片扫描仪、数码照相机。照片档案数字化的基本程序为：前期准备→确定扫描参数→扫描→图像处理→图像存储→数据挂接→数据验收→数据备份→编写说明文件→成果管理。

声像档案的保存要注意编写说明文件，注明文件标题、日期、文字说明、地点、人物、拍摄者/摄影者/录音者、活动主办者等信息。

2.3 实物档案数字化

实物档案是档案员将具有保存价值的实体物质进行收集整理后形成的档案。实物档案包含锦旗、牌匾、奖杯、字画、证书等，载体种类多样。根据不同的载体，实物档案数字化方法也不同。

对于纸质载体，例如证书、字画，可用扫描的方式数字化。根据不同规格大小的档案选择合适的扫描仪，如果没有大型扫描仪，也可使用小型扫描仪进行后期拼接。

对于非纸质的实物档案，例如锦旗、牌匾可选择拍摄的方法。拍摄时应注意相机分辨率和拍摄者技术。因奖杯载体形式特殊，需要使用三维扫描技术数字化。三维扫描是集光、电和计算机技术于一体的高新技术，主要用来对物体的空间结构和外形进行扫描，来获得物体表面的空间坐标，能够将物体的立体信息转换为计算机能直接处理保存的数字信息，为实物数字化提供了条件。

实物档案数字化基本程序为：前期准备→档案处理 （去污处理等）→扫描或拍摄→图像处理→图像存储→数据挂接→数据验收→数据备份→编写说明文件→成果管理。

3 数字化档案管理

数字档案的管理和利用依托档案管理软件，即档案信息管理平台。利用平台管理档案信息，通过网络提供利用与服务。档案平台应包括收集功能、管理功能、保存功能和利用功能，应能对各类数字化档案进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，将无序信息变有序，并能实施有效控制。

4 结语

综上所述，档案数字化是数字档案室建设的基础步骤，也是当下趋势所趋。档案数字化工作涉及档案整理、鉴定、转换、存储、利用、保管、保护等多个环节，每一个环节都非常关键。该文结合该院现存的纸质档案、声像档案、实物档案正在进行的数字化过程进行研究，总结归纳，初步形成了不同载体档案数字化的模式。在档案数字化操作过程中还应注意保证档案载体的安全、保证数字化内容原真、维护档案的保密性。