非洲区域项目物资保障及优化措施

□ 伏辉林，陈长缨

(中国水利水电第十四工程局有限公司，云南 昆明 650041)

在海外工程项目中，建筑材料费占工程成本的比例一般在45%～60%，物资采购成本的控制是整个项目经济效益关键要数之一。物资管理的主要任务是要做到物资采购物美价廉、供货及时、消耗可控，以保证项目部生产经营顺利进行，以取得更好的经济效益。海外项目最大限度利用当地资源，进行属地化管理，应用互联网进行国际化范围寻货、比价、遵循公司物资采购程序，真正开展国际工程充分利用国际化资源材料的后勤物资保障，节约了成本，确保了项目顺利开展，良好履约。

1 非洲区域项目物资管理现状

1.1 物资管理人员配置太少且素质不高

公司目前海外项目物资管理人员配置普遍偏低，特别是公路项目，往往是一到两人，很多人是集仓管、采购、入库、发放、报表等工作于一身，这样无法做到精细化管理，往往只是应付了事。

由于人员业务水平普遍较低，没有物资管理的意识，经常会出现：物资管理人员对市场情况不了解，采购时舍近求远；物资采购计划编制不及时，经常性造成紧急采购和胡乱采购的情况；物资计划编写不规范、物资的必要信息提供不完整，供应方不停澄清计划造成时间的浪费，甚至造成采购错误，积压和耽误生产；如果负责物资采购的人员经验不足，缺乏专业知识，经常出现采购错误的情况。发运人员与购买人员，配合不顺畅，延误物资到达工地的时间和物资的质量。

1.2 计划性不强，库存管理不到位

由于对物资库存没有合理的规划和预测，物资储备过多将积压资金，影响资金周转，会造成不良资产；而储量不足又将影响生产，造成紧急采购，增加采购成本支出，更甚者造成停工待料的严重后果。这种情况在一些项目中未得到足够的重视，有着深刻的教训。

1.3 物资管理流程没有系统性

由于物资管理工作是辅助工作，并且项目的大多数人员没有国外经验，对于物资管理工作只是像国内一样的，简单理解为物资采购、收、发、保管，人人能做的工作，因此，无专业技能的人员去从事物资管理工作，常常造成基本的物资统计信息无法提供，管理混乱，更谈不上对材料的监督和控制工作。

2 非洲区域项目物资保障特点

由于受到地域、环境、文化差异以及社会制度等因素的影响，海外工程项目与国内工程项目施工有很大差异，其所需物资品种和规格繁多，来源地较为广泛，用于工程的永久设施和设备需要满足国际标准，采购过程组织难度较大。

2.1 项目所在国资源匮乏，技术供应难度大

非洲国家大多是基础建设十分薄弱且工业落后的不发达国家，可用资源不足，但在非洲工程建设中，往往是引用的欧洲规范，对项目所需的材料和设备有详细要求，所以，需要由国内或第三国大量提供，技术供应难度大。

2.2 程序复杂，周期较长，空间跨度大

海外工程项目的物资供应程序复杂，手续繁琐，主要包括最初的计划、初步选择货源、询价、选择供应商，到后来的报送监理和业主批准、谈判并签订合同、办理进口许可、货物集港、海运或空运、清关、陆运到场，再到最后的现场物资的调拨和管理一系列环节。对于用于主体工程的永久材料和设备，往往是指定欧洲品牌，没有太多的选择余地，这与公司的“货比三家”政策矛盾，很多实例证明，物资采购的审批比采购周期长很多，严重影响工程进度。

2.3 影响因素较多

国内的采购价格受到其型号规格和质量以及订货数量、交货方式、付款条件、国际市场需求、汇率变化、运输方式、自然条件等等因素的影响，这些问题都是国内物资采购过程中不会遇到的。欧洲订货，一般都需要先采用信用证或者先支付50%预付款。

2.4 物资计划制定与实施难度大

海外工程项目中普遍存在边勘查、边设计、边施工的“三边工程”现象，而制定物资计划主要依据为施工设计和施工组织规划，设计不超前、施工组织规划无法提前，所以，物资计划要做到超前提报就非常困难。同样在项目实施过程中，由于国外施工干扰大，施工进度经常受到各种风险因素制约，经常有“计划不如变化快”的说法，自然物资计划的实施难度也不可避免加大。

3 非洲区域物资保障措施总结

3.1 组建物资采购管理机构和物资管理信息系统

海外工程项目物资采购过程中，首先要建立起高效的采购管理机构，对工程所需物资的采购过程、使用、储备等环节进行规划、组织和协调。通过对这一系列环节的管理，可以达到降低采购成本、加速资金周转从而大大提高海外工程项目物资采购成本的目的。

3.2 做好市场的前期考察工作

熟悉本工程设计图纸，充分了解本工程主体结构所需的各种物资的规格型号、材质等要求。为项目物资保障和成本控制制定初步的目标，海外施工企业必须要做好项目所在地的前期市场考察工作，不仅要广泛收集海外的物资资源、价格行情、交易习惯等信息，还要对所在国当地法律法规、风俗人情、港口码头、道路运输条件、运输公司能力、重大设备的装卸能力、施工现场的条件等进行详尽、真实的调查，为下一步工作的开展制定合理的策略目标，为整合国内国外资源优势提供依据，为项目物资管理的保障和成本控制确定初步的目标。

3.3 做好物资采购计划

加强物资采购计划的全过程管理，提高计划编制的科学性、预见性和准确性。首先，海外项目应在筹备期或项目开工初期就对整个项目的物资设备需求作出一个总体的计划，并根据需求时间的紧急程度对各项物资设备的供给列出清晰的进度表。作为海外项目的物资管理人员，要时刻关注现场的施工进展情况，要有预见性的组织实施下一步的物资保障工作。为达到有效控制采购成本的目的，根据项目经营和施工设计要求，认真分析和研究施工实际需要，严格按照项目总量及年度(季度)需求制定具体采购计划。在制定计划时，要遵循基本量加一定富余量的计划原则，富余量要随工程进展做到前松后紧，反复核对做好需求总量控制。

在海外工程项目物资采购计划编制的过程中，加强各部门协同共管、相互制衡、发挥技术优势，紧紧围绕物资管理水平的突破口和切入点，进一步规范采购过程、约束采购行为，提高海外工程项目物资科学理性采购水平和供应风险防控能力。

3.4 充分认识海运工作的重要性

海运工作是海外工程项目物资采购工作的落脚点，工作内容复杂、管理环节较多，要有专门的采购部门、专业人员具体负责。海运部门工作效率的高低直接影响到海外工程项目物资供应的时效。海运费用占物资采购成本的比率较大，所以，海运部门必须从合同签订、优化装船到装箱方案等一系列环节着手，降低运输成本。同时，物资部门要和运输商保持紧密联系，并通过网络实时掌握运输船信息。

4 非洲区域物资管理建议

4.1 语言能力

与当地供应商交流必须要熟悉当地的语言语种，要有较强的物资方面专业术语的交流能力，不但会说还要会写会读，当地供应商一般都以邮件形式和客户交流，最重要的是邮件在当地受法律保护，一旦供应商和客户发生纠纷，平常来往邮件可作为证据。

4.2 资金保障

由于非洲国家物资资源匮乏，是纯粹卖方市场，供小于求，一般都是先付款后发货，一旦发现客户账户余额不足，供应商马会上停止供货。这样就会照成工地生产停顿，照成人力物力等资源的浪费。所以，海外项目工程在施工工程中必须要有强大的资金支持才能保证现场施工的连续性。

4.3 危险品的采购

这里所说的危险品指的是火工品，含炸药、火雷管、毫秒延时雷管、导火索、导爆管以及氧气乙炔等物品。由于非洲社会不是很稳定，所以，对此类物品的管理尤其严格，其控制权都在军方手里。炸药、火雷管、毫秒延时雷管、导火索、导爆管的控制权在各军区，申请此类物品需要企业出示施工的大合同、爆破资质、其相关委员会的审查表格、爆破申请以及本企业的证明文件，在办理了相关的手续后，每次的爆破要传真书面的申请，再由军方核实后按本次的爆破量送来所需物资。有条件的地方爆破作业最好由当地专业分包商完成。

5 优化海外物资管理的具体措施建议

①严格遵守公司采购流程。如果公司采购流程无法满足项目需要或者对项目采购进度阻碍较大，在不违反公司制度强制条文的原则下，应制定适合项目部的物资采购办法和流程，并以专题报告形式予以申报，审批。

②加强物资的存储控制。存储控制的目的就是得到最合理的采购周期、采购时间和最佳库存结构。为了盘活库存、减少储备、杜绝损失浪费，不再造成新的超储积压，物资管理部门要加强物资定(限)额管理，严格按计划和物耗定额进行控制，加大修旧利废工作，充分了解物流市场发展状况，不断探索材料“零库存”的可行性。

③加强海外工程项目物资的国内集中采购，降低采购成本，集中批量采购是实现降价节支的前提。

④理顺物资清关工作，加快物资供应速度，合理降低清关成本[2]。物资清关是海外项目施工管理中的一项常见工作。项目在进场初期，就应该加紧了解当地的关税情况、清关工作的具体流程和相应的政策法规，这样在采购工作中就可以及时考虑到这些因素，提前准备好应对措施，确保清关过程的畅通。

⑤国外施工现场物资管理。国外公路项目施工点多线长，管理难度大，偷盗现象严重。物资管理人员应对现场材料的使用情况进行摸底检查，并进行材料核销。物资管理人员应加强现场材料保管，减少损失和浪费，防止丢失。另外，物资管理人员必须定期巡查工地，回收所有施工时剩余的有用物资。

⑥物资验收和存放规范化。所有主体结构用材料在到场之前供应商必须提供该材料的出厂检验报告，该检验报告里面的各项指标参数必须符合本项目所规定的规范，如果是从国内采购的必须是中文和合同规定官方语言两个版本，需先将该材料的出厂检验报告提交给该项目的材料监理工程师，然后等待对方批复同意后，方可通知该材料大批量进场[3]。物资到场前必须先选好足够的存放场地和防护措施。

⑦物资的收料记录要完善。经材料监理工程师检验合格同意进场的物资卸车后，必须及时做好《来料登记薄》的详细记录，包括每一车的进场日期、规格型号、数量、单价、金额(以发票上的货币为准分开进行登记)发票号、质量保证书等。

⑧物资订单的跟踪要及时。物资订单交给供应商后，要及时跟供应商沟通了解发运信息。部分物资消耗较快，且现场储存量有限的物资(如水泥、柴油)必须每天及时与供应商联系沟通订单的发运情况，因为当地人办事效率低下及对工作的不严谨，所以，不能完全相信他口头所答应的事，只有每天不停打电话和写邮件催问，必要时中方人员需亲自去当面询问发运情况。对于已经发运还在运输途中的物资也要及时跟踪车辆的运输情况，非洲国家供应商和运输公司是分开独立运营的，所以，必须及时跟踪司机的行驶动态，做到工地进场物资的合理安排与使用，以免耽误工地正常生产。

⑨物资的发放要严格遵守制度。实行有权领料人制度，各用料单位(班组)委派1人为有权领料人(附该领料人身份证、委托书等有效证件)，负责该用料单位的领料、交接、盘点、相关签认工作，有权领料人名单以书面形式报交物资部。物资部不得对非有权领料人发放材料。

⑩物资核销必须坚持进行。每月(季度)末物资部门根据工程部按分部、分项工程提供的用料单位(班组)的结构、施工用料清单、合同部合同规定的消耗定额、领用清单、库存清单，进行物资核销工作。钢结构加工的物资核销应凭加工通知单、成品验收单、材料领用清单、库存按其结算周期进行核销，对超耗的用料单位(班组)，应对其超耗原因进行认真分析，总结经验，找出解决的办法在后面的施工过程中加以控制。

6 结束语

国际工程项目管理是一项复杂的系统工程，而国际工程物资管理作为其重要的组成部分，具有决定整个工程顺畅运行，控制工程成本，确保工程质量的举足轻重的作用。由于物资管理工作的好坏直接影响到企业的生产经营活动和经济效益，我们作为国际工程的实施者需要高度重视。海外项目物资管理有其特点和规律，我们必须以极高的热情和饱满的精神状态，认真仔细地做好项目物资管理，努力确保项目经营效益最大化。