浅析在新格式下如何提高公文规范化水平

2019-12-22丁莉四川电力设计咨询有限责任公司

新商务周刊 2019年24期

关键词：发文条例机关

文/丁莉，四川电力设计咨询有限责任公司

2012 年4 月16 日发布的《党政机关公文处理工作条例》要求公文写作要认真、严谨，做到科学和标准化，以保持公文的权威性和严肃性，确保公文质量。在新的公文格式要求下，进一步提高公文的标准化水平，树立公司良好形象具有重要意义。

1 公文格式的发展变革

公文从一出现就对格式有着严格的要求，4000 多年前的甲骨公文由叙辞、命辞、占辞和验辞组成，这就是公文格式的雏形。

新中国成立之后，党和政府十分重视党政机关公文格式。回顾这几十年来的发展，党政机关的公文格式大概经历了三次大的变革：

第一次：1951 年公布的《公文处理暂行办法》，从书写格式、书面格式上作了全面规定；到1956 年，公文格式又作了较大调整，公文由原来的“直行竖写”，“自右而左”改成了“横排书面”，“自左至右”，另设“公文处理专用纸”，实现了公文格式要素与公文处理要素的分离。

第二次：改革开放以来。党和国家行政机关公文格式进入了一个全新时期，在历次发布的公文处理条例和办法中，都辟出专门的章节对公文格式作出专门的规定，对组成公文的格式要素、版式、版面都有具体要求。

第三次：2012 年4 月16 日(同摘要)。这是自20 世纪80 年代以来的一个重要里程碑，公文处理的有关规定和国家行政机关正式文件的有关规定已经建立，从原来的分门别类走向统一。

2 公文写作及编排不规范的常见问题

《条例》发布以来，我公司先后修订了两版《公文处理办法》，从制度上来保障公文写作的规范性。但在日常工作中仍有很多不规范的普遍问题值得我们注意，在今后公文写作中避免发生类似错误。

2.1 格式要素不规范

2.1.1 发文字号编排不规范

发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。常见错误有：一错用括号，六角括号〔〕写成方括号[ ]或【】；二顺序号标注不规范，文件字号错误编排虚号。

2.1.2 主体部分不规范

（1）标题编排不规范

标题通常布置成梯形或菱形。回行时，该词的含义是完整的、排列是对称的、长度是合适的。除了法规和条例的名称外，标题通常不与其他标点符号一起使用。

（2）成文时间编排不规范

公文正式日期的数字使用阿拉伯数字来标记，年份是全名，月和日不编虚位。但从实际操作来看，有些单位仍然使用废除的条款来编制公文的发文日期，导致书面时间标识不规范。

2.1.3 版记部分不规范

常见错误反映在一些公文仍然存在“主题词”。“主题词”是已在《条例》中删除的项目。这些看似很小的问题，虽然不影响文字的含义，但也间接反映了写作中缺乏严肃性，严重影响了单位的形象。

2.2 公文写作不规范

2.2.1 标题拟写不规范

标题拟写不规范主要表现在：一是文种选用不当，即非法定公文文种类型是直接以公文的形式写成的。二是任意省略发文机关的名称。发文机关名称是标题的组成部分，在具有发文机关标识的公文，标题可以省略发文机关。但公司的主要决定，重要通知等文件以及上报的报告或请示，发文机关一般不在标题中省略。三是标题不简洁。公文的标题是公文成败的关键之一。必须清楚简明地阐述公文主旨。

2.2.2 正文写作不规范

公文写作提倡篇幅精炼、内容务实、语言清新。切忌空话套话连篇，篇幅冗长，实质性、可操作性内容少。

3 分析主要原因

3.1 业务素养待提升

由于有些单位不注重深入宣传，学习意识不强，对公文的新标准难以准确把握，写作经常按照惯例或取决于经验，不可避免造成公文的写作不规范。

3.2 管理监督不到位

《条例》明确界定了正式文件的起草、审查和发布。从目前的情况来看，公文编写的非标准化是起草人本身的原因，另一方面，它也与审核领导不按要求管理、指导和监督文件的起草有关。同时，负责公文的人员在审查文件过程中并不严格。这将严重影响公文科学规范处理的过程，大大降低公文的管理效率。

4 提高公文规范化水平的对策

起草公文的不规范性严重影响了公文的水平和质量。如何真正解决公文起草中的不规范问题，必须从以下三个方面入手：

4.1 强化公文写作规范意识

公文编写的标准涉及起草，审查，发布，验证，出版等，所有环节都必须具有严格的流程和标准。公文出版负责人必须不断提高思路和认识，高度重视公文的起草标准化，能够在起草公文的规范中发挥主导作用，自觉保障公文的权威性和严肃性。起草人应该意识到并负起责任，掌握正确的写作标准，做好标准化，以优秀的专业精神撰写公文。