浅议企业综合档案室建设

文/魏微，河北辛集制衣工业服务中心

综合档案室是统一管理企业全部档案的管理机构，它的建立不仅能够实行统一集中管理档案，防止政出多门，还能够通过成立档案工作管理网络，使档案工作延伸到各部门，通过各档案员对各类别档案进行收集、整理并移交综合档案室管理，能够为企业提供利用服务工作，真正发挥档案应有的价值和作用。

1 综合档案室在企业生产经营中的重要作用

综合档案室有利于企业管理层对整个企业档案工作的协调、决策、综合治理，有利于对档案工作的组织领导。随着企业搞活开放，企业档案内容结构也发生了变化，从客观上要求变革档案组织管理方式。而企业通过建立综合档案室、实行档案集中统一管理，使企业领导准确地把握企业档案信息的传递和处理过程，有利于对整个企业生产经营活动全局的控制和协调，便于企业管理层及时决策和综合治理。建综合档案室有利于档案的收集，使整个企业档案齐全完整。档案实行集中统一管理后，收集工作成为档案人员的首要任务，它就会经常对收集工作的各环节进行督促、指导，改变了过去那种似乎有人管，实际又无人管的局面，使生产中形成的档案及时收集、归档。 建综合档案室为实现档案的规范化、标准化、制度化，创造了条件。档案人员可以研究开展档案工作的计划措施，按照统一的规章制度和管理办法，对各类文件材料的形成、收集、整理、归档进行科学管理和系统分类整理，确保归档案卷质量。综合档案室有利于档案人员的稳定与业务素质的提高。档案人员可以有充分的时间进行案卷整理和管理工作，有精力钻研档案业务，不断提高业务水平，也便于落实专业人员的岗位责任制，实现档案工作人员专业化。

2 加强企业综合档案室建设的路径

强档案意识。档案室要完善档案室管理制度，加强档案室工作的领导。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程。建立健全档案室管理制度，是做好档案是管理制度的重要保证。制定档案保管期限表，归档范围，分类编目方法等规定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一由档案员管理和利用，做好档案借阅登记，利用效果登记等各种登记，手续要齐全。

完善档案管理体制和管理制度。明确综合档案室的机构定位、隶属关系、部门职责。综合档案室负责统筹全公司档案管理工作，包括制度建设、加工整理、档案日常管理、数字档案室建设，负责对内协调，对外联系。各部门负责根据归档范围将文件移交给综合档案室。建议综合档案室设负责人及档案管理员网络，明确岗位职责。完善档案管理制度，合理设计档案管理工作流程，出台档案管理的主要制度，根据实际分批出台档案管理的标准规范类制度。包括《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，档案全宗、分类大纲及编目原则、归档范围及保管期限、档案质量标准、各专业工程档案的编制办法、档案与资料范围及内容划分标准、声像档案的管理办法、档案室日常管理制度等。

积极加强档案现代化、信息化管理。中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战，中国社会正逐步从工业社会走向信息社会。进而走向“以现代科学技术为核心，建立在以知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济的时代”。档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的保存备查的历史文件。基层档案室工作是十分重要的基础性工作，是衡量与观察本单位管理水平的重要尺度和窗口之一。它具有为本单位领导组织科研、生产和管理提供决策依据。毫不夸张地说，为有秩序的进行课题研究和生产建设提供有效服务的手段。能起到促使到本单位获得最佳经济效益，提高应变能力和竞争中立于不败之地的作用。加大基金投入为档案室购置一些必要的现代化设备，比如电子计算机具有高效率的信息处理能力，能以极快速度准确读入、存储和输出数据。档案工作中的档案、资料统计、管理、编目与检索以及档案系统的行政管理均可运用计算机技术，实现微机化管理。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调。档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技，这样才能使基层档案室工作迈上新台阶，提高基层档案室工作的管理水平，推动档案事业全面发展。不断提高档案室工作人员综合素质，使他们尽快熟练掌握档案管理的的专业和科技技能知识，为档案现代化、信息化管理提供智力和人才支持。掌握档案信息需求，提高辨别信息水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，探索管理工作新思路，提高基层档案室管理水平。

3 结语

档案工作是企业的一项基础性、服务性工作，这项工作做的如何，直接影响到企业其它工作的开展，综合档案室的建设是完成档案本身发挥的一个重要前提，是能否有效地利用档案的前提和必要条件，也是企业在经济建设和科学技术管理工作的重要组织部分，是关系到一个企业能否科学管理的重要条件，是推动企业档案工作持续不断地向前发展，为企业发挥其应有的作用。