办公室文秘工作质量和水平的优化策略研究论

文/赵志宏，神华宁夏煤业集团汝箕沟无烟煤分公司

办公室是行政管理工作的主要阵地,工作量很大,需要文秘及时向上级汇报实际工作情况,而文秘工作水平和企业内部管理有着十分重要的关系,低效的办公室文秘工作,会直接降低企业内部管理水平。对此,对此企业要加大对办公室文秘工作的重视力度,根据当前办公室文秘的专业能力水平,制定合理有效的培养机制,明确办公室文秘工作的主要原则,全面提高办公室文秘的综合素质,保证各项工作的顺利开展,提高企业综合管理水平,进而促进企业的可持续性健康发展。在这样的环境背景下,探究办公室文秘工作质量和水平的优化策略具有非常重要的现实意义。

1 提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则

1.1 提高办公室文秘工作质量和水平的重要性

不论在机关单位还是政府组织机构中办公室都处于中心位置，对其他部门工作具有领导地位，是政府组织机构或机关单位行政工作的重要场所。办公室在日常工作中不但工作量较大且工作环节较多，且流程较复杂。作为办公室的文秘工作人员，要及时向上级领导汇报工作情况，又要与下级部门进行沟通，并且要保证每一项工作都不出现差错。文秘工作者是政府组织机构各部门工作信息的传达者，要协调各部门完成工作内容。各政府组织机构领导在考虑办公室工作效率的同时还要重视员工之间的关系，只有员工之间关系协调才能保证政府组织机构工作良好开展。所以在提高政府组织机构办公室工作效率时，要着重提高文秘人员工作质量，确保其协调政府组织机构各部门之间的关系，保证工作效率适应政府组织机构整体工作运行速度。

1.2 提高办公室文秘工作质量和水平的原则

文秘工作在政府组织机构或各政府部门中起着至关重要的作用，要想文秘工作顺利进行，在工作就要严格按照原则开展，虽然不同政府组织机构的政府组织机构文化不同，但通常情况下文秘员工的工作原则都比较相似。如坚持按照上级领导指示工作、协调上下级部门沟通、促进领导与员工关系、保证政府组织机构工作良好运行等。除此之外，文秘人员要时刻注意自身职业素质，提高自身思想道德素质与工作水平，在要求时间内完成工作内容，保证在繁忙的办公室工作中保持热情的心态等。

2 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

2.1 奖惩制度的合理完善

在办公室工作开展过程中,如果管理制度做到奖罚分明,可在一定程度上提升办公室工作人员的工作积极性,尤其是文秘工作者。由于奖惩制度的合理完善,工作人员的竞争意识将会被彻底激发,文秘人员对工作的自我要求和追求性也会得到提升。另外,奖惩制度具有很强的警告性,可以帮助文秘人员在工作中完善自我,对今后工作的开展也能起到良好的促进作用。在中央机关办公室中,奖惩制度的具体制定可根据工作人员的工作效能和实际效率来进行,在奖惩制度的完善过程中,管理人员需要保证制度具有一定的科学性和合理性,在制度制定完成之后,可进行为期一个月的试用期,并对其进行多次评测。

2.2 激发文秘人员的创新意识

创新是国家、企业获得发展动力的重要前提。很多人认为我国办公室文秘工作不具备灵活性,只需要按照固定程序来完成日常工作即可。但在实际工作中,文秘工作更需要在思想和行为上获得创新。从文秘工作的工作性质来看,工作模式显得十分重要,管理人员需要对文秘工作的工作模式进行反复思索,将工作效率过低的传统模式剔除,通过激发文秘工作人员的思想创新,使其在实际工作中寻找更简洁的工作方式,最终实现工作质量和水平的稳定提升。想要提升文秘工作的创新意识,可实施以下两方面管理措施:第一,管理者可以鼓励文秘人员在工作中进行大胆创新,以做好本职工作为前提,在办公室中形成一种创新工作氛围。例如,在进行通信信息收集时,除了报纸、内部杂质等传统信息渠道,文秘人员可以对网络技术进行合理应用,但网络信息存在很多不真实情况,文秘人员在信息收集时需要逐一进行核实,避免信息的不准确而影响下一步工作的开展。第二,领导者应起到带头作用,将工作的前瞻性合理表现出来,利用合理方式将创新理念融入办公室工作中,从而为其他工作人员带来启发。

2.3 提升学习能力

要树立文秘良好的外在形象,讲究文秘礼仪,提升学习能力是必不可少的。社会不断变化发展,企业加快更新步伐,知识更是日新月异。做企业文秘如果死守原有经验,就只能固步自封,逐渐被时代所淘汰。提升学习能力,一是要更新文秘相关业务知识。业务知识对任何职场人士来说都是基本技能,是工作的“饭碗”。企业的发展是思路的更新,大到企业制度方针改变,小到办公室档案管理的电子化都是不断发展变化的。作为办公室文秘,只有接受新的业务知识,不断更新才能真正做好企业的日常工作。二是学习政策理论。可以说一个不熟悉国家方针政策,不了解时事行情,不清楚行业动态的人是做不好企业文秘工作的。为此有些企业专门设立了理论研究部门,针对国家大政方针、宏观调控动向,为企业自身发展寻求更好道路和方向。企业办公室文秘作为企业管理的助手,就是要懂政治、讲经济、知法规,更要做到擅观察、常总结、勤分析。三是学习领导管理。企业办公室文秘作为日常文件的起草者、公司文化的宣传者、领导思想的传达者,很多时候需要“站在领导的角度”看待问题,这时就需要学习领导艺术,当好领导“参谋”。

2.4 完善奖惩制度

在办公室文秘工作开展中,为了提高工作效率和工作质量,要制定合理有效的奖惩制度,奖惩分明,激发办公室文秘的工作积极性和主动性,使其保持工作热情,进而保证各项工作的顺利完成。同时,完善的奖惩制度可以提高员工竞争意识,提高文秘人员对实际工作的追求,不断制定工作目标,进而实现文秘人员的自我优化和自我发展,提高职业素养,提高工作效率。同时,要加对办公室文秘工作的评估和监督,结合办公效率和办公效能综合评定,保证各项制度的科学性,评测各项制度,使得管理制度可以发挥出对文秘人员的约束和监管,有效提高办公室文秘工作质量。

2.5 思想政治素养的提升

思想政治素养对办公室文秘人员自身发展方向影响巨大,思想政治素养的提升可帮助他们培养创新意识。在日常工作中,文秘工作人员首先要做的便是提升业务素质,对工作中的服务意识进行合理强化,在做好各方面工作的同时,协调好生活和工作中的各项关系。与此同时,很多中央政府机关单位带有很强的服务性,文秘人员思想政治素质的提升,可加强人民对政府的信赖程度,让机关单位在人民心中留下一个更好的印象。另外,管理人员应注重加强文秘工作者对问题的处理能力,增强他们在繁杂事务中的心理承受量,对他人所提出的意见进行深入思考,确保日常工作的有序进行。

2.6 提升协调能力

协调能力体现企业办公室文秘的综合素质,影响文秘上传下达的实效。提高协调能力,就要正确处理工作各项目的关系,文秘工作事项较为繁杂,涉及有日常事务、临时任务、各项活动等,需要文秘分清主次,拿捏轻重;提高协调能力,也要正确处理组织间的关系,对内主要是各级关系,对外为各个组织单位之间的关系;提高协调能力,还要正确处理人际关系,正确处理上下级关系,拥有良好的人际关系,能为秘书工作起到良好的推动作用。

2.7 积极引导创新意识

创新对于一个国家来说是兴旺发达的不竭动力，对于单位来说也是永葆生命的源泉。办公室文秘的工作很多都是按部就班的，让很多人觉得灵活性很低，甚至过于死板。实际上，办公室文秘工作应当从思想上和行为方式上进行必要的创新。对于办公室文秘而言，创新是对落后低效的工作模式与方法的淘汰。探寻新的先进的高效的方法，才能在办事效率上有质的提高，办公整体水平也将随着提高。

3 结论

结合文秘工作对如何做好新时期企业办公室文秘工作的几点思考。其中最大的体会是,企业办公室文秘工作者是一个奉献大于索取、工作不出政绩的岗位,可谓“好汉子”不想干,“赖汉子”干不了,选择文秘工作必须要有乐于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉献精神。探讨做好企业办公室文秘工作的思路和方法,就是要更好地找出企业办公室文秘工作的规律,提高企业文秘工作的效率,使文秘工作更好地为企业发展服务。

[1]张文和.关于做好国有企业办公室工作的几点思考[J].企业导报,2015(12).

[2]张朝阳.略论企业办公室主任的知识结构[J].管理观察,2014(18).