档案信息数字化与档案信息资源开发利用

2019-12-20毛欣阳天津泰达滨海清洁能源集团有限公司

新商务周刊 2019年2期

文/毛欣阳，天津泰达滨海清洁能源集团有限公司

档案信息资源的开发利用是指充分发掘档案中蕴藏的有利用价值的档案信息资源，并及时、准确、全面、有效地为档案利用者提供所需的档案信息材料，为经济社会发展提供服务。因此，做好档案信息资源开发利用工作，对于推动经济社会科学发展具有极其重要的历史和现实意义。

1 档案信息数字化的概念与特征

1.1 概念。档案信息数字化是随着信息技术发展和在档案工作的应用而出现的，它指的是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将纸质文件、声像资料，系统组成有序结构的档案信息库。并建立检索目录，方便对信息的管理和查询。其建设路径是将纸质档案扫描并存储于档案信息数据库，实现档案信息资料传输的网络化，方便信息资料共享，更好满足用户需要。

1.2 特征。档案信息数字化是档案管理的一种重要趋势，它具有自身显著特点和优势。不仅节约档案信息的存储空间，方便资料查询，还大大方便对信息资料的检索和存储，有利于实现信息资源共享，提高档案信息传输的安全性与可靠性。同时还能强化档案信息的实时性与动态性，方便对信息资源的整理与加工。因而在档案工作中越来越受到人们重视，其应用也变得更为广泛。

2 档案信息资源开发利用的必要性

2.1 有利于档案信息资源共享的实现

档案信息呈现出多元化和无序化的特征，而且网络环境下档案信息组合和载体更具多样化，档案信息质量参差不齐，呈现出分散及无序的状态。这对档案信息资源的利用带来了较大的阻碍，因此需要通过对档案信息资源的有效整合，从而加快推动档案信息资源共享的实现。

2.2 拓展了档案信息采集途径

当前档案信息化建设有效的打破了传统档案管理模式，档案信息资源网络建设速度不断加快，使档案信息采集途径得以进一步拓宽，人们获取信息的途径更具多样化，而且数据库的建立，为档案信息共享提供了必要的基础，有效的促进了档案信息资源的开发利用。在这种大环境下，为了能够增加档案信息的存储量，档案信息与其他信息资源一体化的步伐也得以加快，为档案信息资源的开发利用打下了坚实的基础。

3 档案信息资源开发利用的原则

3.1 优化整合。该原则主要强调在开发档案信息资源中，应做好整合工作，可采取开放馆藏档案的方式，若有涉密文件，可进行标注，单独管理，防止有泄密或失密问题存在。具体整合中，可根据相关规定，对可开放利用的资源范围划定，确保档案文件能够切实对外开放。

3.2 效益原则。开发利用过程中，应注意以该准则为指导，做到围绕社会需求出发，以低投入换取高回报，达到开发利用的目标。

3.3 安全原则。由于档案文件本身可作为原始信息，要求在开发利用中保证其安全性。其中的安全性不仅表现在信息资源内容层面，也应注意使信息资源的载体达到安全标准，避免出现重要信息资源泄密或失密等情况。

4 加强数字档案信息资源整合利用的对策

4.1 更新传统的档案信息资源管理的理念

在长期的档案管理工作中其模式存在较为老旧的现象，数字化已经成为档案管理的主流与趋势，这要求相关部门以及工作人员在实际对档案信息资源进行管理时必须不断更新自身的管理观念。部分人员不能实现对档案信息资源管理工作的充分认识，甚至认为该项工作可有可无。相关档案信息资源管理人员必须在及时改进上述态度的基础之上合理的改革与创新档案信息资源管理工作，这不仅可在一定程度上对传统管理模式进行改善，同时也可促使档案资源信息管理工作实现向高效管理的转化。

在改变传统档案信息资源管理工作人员理念时必须对定期对其进行培训与宣传，档案信息资源管理知识以及理念都是其主要宣传内容，这可以说是一种潜移默化的影响，管理人员长期处于这种环境之下其思想以及观念会发生一定程度的转变，这为档案信息资源管理工作的整合打下坚实基础。

4.2 加强基础网络设施建设

数字档案信息资源的整合工作需要在多个部门以及工作人员的共同努力下完成，基础设施在其中占据核心位置，同时也可以说是其基本保障。为在真正意义上促使档案信息资源管理水平得到最大限度上的提升必须不断的完善与优化基础设施建设。档案信息资源数字化管理的水平以及效率会受到基础设施承载能力的直接影响与作用，这可在一定程度上说明基础设计在数字化档案信息资源中的重要性。

在实际建设档案信息资源管理基础设施的过程中必须对以下条件进行满足。首先是对网络建设进行有意识的加强，档案信息资源管理工作带有一定的特殊性，在整合档案信息资源的同时也要建立健全档案室数据网络，注意保持这部分网络的相对独立性。其与互联网之间应结合实际进行有效的区分，当前的办公网络与业务网络之间必须呈现出一种相对独立的状态。为从根本上对档案室的信息安全进行保障必须使用严格的安全措施开展数据交换工作。

4.3 加大对数字档案信息资源管理人员的培训力度

数字档案建设效率与人才队伍建设之间存在不可分割的密切联系，因此如何建设一支高素质的人才队伍是现阶段档案信息资源整合工作面对的主要问题。在实际进行人才选拔时必须实现对严格把关这一原则的遵守，主要是对综合型人员进行选择，不仅是需要具备档案管理知识，同时需要熟悉与掌握信息管理知识，这部分人员参与到档案信息资源整合工作中对上述工作的顺利开展有积极作用。从在岗人员角度来说，必须在不断加强培训的基础上促使其业务能力以及职业素养得到本质上的提升。