科研院所项目管理中的计划与档案管理研究

丁文宏

（福建省建筑材料科研院有限公司，福建 福州 350000）

引言

科研院所是科学研究的重要组成部门，它是主要的科研项目管理单位，具有非常重大的责任，而在科研项目日益增多的情况下，一些问题也随之暴露出来，只有建立起科学有效的项目档案管理机制，才可以使项目档案管理清晰明了，为科研项目管理提供强大的保障，让科研成果发挥实质性的作用，提升科技创新能力。接下来，从科研院所项目和档案管理所存在的问题以及如何进行科学有效的管理这两个方面做了详细的阐述。

一、科研院所项目管理存在的问题

（一）项目管理人员和部门职责混乱，项目管理过程缺乏统一分配

目前，科研院所的项目管理人员和项目管理部门逐渐增多，部分管理人员出现浑水摸鱼的现象，没有明确自己的职责所在，管理部门对此也是睁一只眼闭一只眼，这就导致整个科研院所项目管理机制出现混乱，再加上项目管理过程中，主要负责人没有进行统一分配，使得科研项目的管理十分混乱，有可能会出现科研项目丢失的情况，对科研成果造成极大的损失。

（二）科研项目和档案缺乏具体的分类，科研计划过于粗略，缺乏层次感和清晰度

科研项目按照研究内容和性质可以分为许多类型，而目前科研院所对于项目和档案只按照其大小进行了粗略的分类，这就会延长搜寻项目和档案的时间，不能快速地寻找出想要的科研项目和档案，在搜寻过程中必定会出现一些将档案科研项目整理错乱的情况，对项目管理造成不必要的影响。科研计划是科研院所管理科研项目的前提，而目前绝大部分的科研院所制定的科研计划都过于粗泛，缺乏层次感和清晰度，整个科研项目和档案的管理呈现出一团糟的情况，这对科研成果的利用造成了极大的阻碍。

（三）管理计划与控制脱节，并且缺乏复杂项目的管理手段

在完成管理计划制定后，控制环节是最为核心的环节，许多科研院所为了应付差事，只是敷衍地制定了管理计划，在控制环节中并没有严格按照计划进行控制管理，导致计划与最终的效果大相径庭，对科研项目和档案管理造成了一些不必要的损失，严重影响了科研院所的声誉。除此之外，科研项目中包含一些较为复杂的项目，这就要求多个科研单位和部门共同协作才可以完成管理，而科研院所并没有针对这些复杂项目设立专门的管理手段，导致复杂项目与其他项目混淆，增大了管理难度。

二、如何科学有效地对科研项目和档案进行管理

（一）选拔优秀管理人员，明确各部门职责，对项目管理进行统一分配

针对科研院所项目管理人员和部门职责混乱的情况，科研院所应主动采取措施，选拔优秀负责的管理人员对科研项目和档案进行管理，明确各管理部门的职责。同时，要对项目管理进行统一的分配，防止出现混乱。

例如，科研院所应对每个部门进行严格考核，揪出浑水摸鱼的管理人员，并予以开除，同时，要对那些在部门表现优异，责任心极强的人员予以褒奖，提高管理人员的积极性，为科研项目和档案的管理做出贡献。同时，科研院所应制定详细的责任规划书，将管理责任分配到各个部门，使各部门明确自己的职责所在，按职责和程序办事，以防出现管理混乱的情况。除此之外，科研院所可以建立监督管理机制，对各个部门和管理人员实行有效的监督，确保在整个项目管理过程中不会出现失误，为科研项目和档案的管理保驾护航。科研院所还可以利用互联网对项目管理实施统一的分配，将每个项目的管理人员和部门的管理数据呈现在电脑上，一目了然，这大大节省了实地勘察的时间，更便捷更高效的实现对科研项目和档案的管理。

管理人员和管理部门是科研院所管理科研项目和档案的主要管理者，只有选拔出负责敬业的管理人员，明确各部门的管理职责，并对其进行有效的监督，才可以为整个科研项目和档案的管理解决后顾之忧，保障科研成果不受损失。

（二）对科研项目和档案进行具体分类，优化科研计划，构建完整的科研计划体系

针对科研项目和档案的分类，科研院所应按照其内容性质和作用进行更为具体化的分类，以便于更好的管理和更快速地寻找项目。例如，科研院所可以为每一个科研项目和档案贴上专属标签，并将其放到专属的地方，这样在寻找每个项目和档案时可以直接按照标签寻找，既节省了时间，又可以防止因在寻找过程中出现项目混乱的情况，科研院所还可以运用互联网将每一个贴上标签的项目和档案录入到电脑当中，做成一张清晰的表格，以便于科研项目和档案的进出管理。

科研计划是科研院所管理科研项目和档案的必要前提，制定一个科学有效的科研计划，就相当于成功了一半。因此，科研院所应从科研项目和档案的特点入手，制定出详细，切实可行的科研计划。例如，科研院所可以设立专业的团队，集思广益，在众多人才的共同努力之下制定出符合该院所科研项目和档案管理的计划。科研院所可以用甘特图法和网络计划技术这两种手段同时构建出科研计划，甘特图法可以规划整体的管理布局，而网络计划技术则可以创建出非常有层次的计划体系，二者相结合会使整个科研计划变得层次清晰，便于对各个项目和档案的管理进行有效的规划，对于管理者来说，更是可以宏观地了解整个项目，明确每个计划的目标，完全掌握每个管理项目和档案的动态。这种将两项技术相结合的方法是制定科研计划，实现项目管理最为科学有效的手段。

（三）有效连接计划与控制节点，优化控制环节，对复杂的科研项目和档案实行专门的管理手段

针对管理计划与控制环节脱节的问题，科研院所应对此予以重视，因为控制管理环节是整个科研项目管理的核心所在，为此，科研院所必须采取有效措施，优化控制环节，实现计划与控制环节的有效连接。

例如，科研院所应严格把控项目管理计划的传送环节，确保计划在制定后可以第一时间传送给控制管理部门，同时，要保证整个计划的完整性，不可以出现缺漏的现象，对控制管理环节产生不必要的麻烦。与此同时，科研院所应对控制管理人员进行专业化培训，全方面提升管理人员的项目控制能力，对计划进行实时跟踪，一旦出现问题，要立即做出调整，以免危害到整个科研项目与档案的管理。在对项目档案控制管理过程中，首先要根据计划进度进行有效的监控，确保整个的项目档案管理在控制之中，同时要清楚的了解每一项档案的信息，对于信息密度较大的档案要进行严格的控制，不可以出任何差错。

除了优化控制环节之外，科研院所还应对复杂的科研项目档案实行专门的管理手段，确保其可以被妥善管理。例如，科研院所应派遣各个部门的优秀管理人员共同管理复杂的科研项目档案，并为其设置专门的管理区域，在入库前要检查复杂项目和档案信息的完整性，保证这些项目档案的安全，为科研项目保驾护航。

三、总结

科研院所是科研成果和科研项目的主要承担体，是整个科学研究的重要储存场所，目前伴随着科研项目的逐渐增多，科研院所也应做相应的调整对科研项目和档案进行科学有效的管理。科研院所要从管理人员和管理部门入手，明确其职责，建立完善的管理体系，对科研项目和档案进行详细具体的分类，优化科研计划和控制管理环节，实现二者的有效连接，只有通过这些方法，才可以实现科研项目和档案的有效管理，将科研成果的作用发挥到极致，提升整个科研的创新能力。