基于流程再造理论的职业院校教务管理流程优化研究

莫小泉　何月霓

【摘 要】本文阐述再造教务管理流程的原则，针对广西经济职业学院现行的教务管理流程中的问题和不足点，引入业务流程再造理论对其教学管理信息系统、教务管理组织进行科学的重构和优化，以消除原流程各种冗余操作，并以全国大学生英语等级考试、全国计算机等级考试和国家职业资格考试等社会性考试报名为例，对各类社会性考试的校内报名工作进行流程再造，全方位地促进学校教务管理工作效率和质量的提高。

【关键词】职业院校  流程再造理论  教务管理  流程  优化

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2019）09C-0115-04

业务流程再造，是一种先进的管理思想和管理技术。经过业务流程再造的教务管理实现了以职能为中心向以流程为中心的管理方式转变，强化了教学管理人员的团队协作精神，充分发挥每位教学管理人员在整个流程中的作用，帮助管理人员识别出不为师生创造价值或产生资源浪费的活动，以及对工作绩效有影响的操作，同时借助互联网计算机技术对流程进行有效改进，实现整体流程全局最优化，以最好、最快、最省、最简单的方式为师生提供有价值的服务，从而增强高校的办学效益和竞争能力。

一、再造教务管理流程的原则

对职业院校教务管理进行业务流程再造其最终目的是规范操作流程，减少和消除冗余的工作环节，实现教务活动的增值，为广大师生提供更高效的服务。在对原流程进行再造的过程应依据以下原则：

（一）清除和优化非增值活动

由于繁杂的职能和部门划分，现行职业院校教务管理流程中存在大量的非增值活动。这些非增值活动大多是在职能分割的环境中，经常年地演化，人们对此已经形成心理认同的心态，很少人去考量其流程是否存在浪费的环节。一般在等待时间、信息传递、重复劳动和部门间协调等环节比较容易产生非增值的环节，因此在对流程进行分析时，需要细致地研究和分析每一个环节，确定其对教务活动是否存在增值的贡献，对于非增值活动尽可能地消除。

（二）简化业务流程

在对非增值的活动进行清除之后，剩余的活動应进行尽可能地简化，特别注意表格、程序、沟通和流程这几个方面。现行的职业院校教务管理流程是以部门职能为中心，在流程设计的过程中经常出现将一个系统完整的活动根据部门职能进行人为化的分割，使得简单的问题复杂化，加上大多数的管理人员缺乏服务意识，导致所设计的业务流程相对烦琐，缺乏人性化，办事人很难理解。因此，对教务管理进行流程再造时，必须增强服务意识，以师生的利益为中心，科学、规范地简化办事流程。

（三）系统性有机地整合各活动

流程设计需注重各项活动的系统性和整体性，因此，流程再造小组还需要对以上经简化的活动再次进行整合和集成，确保经整合后的流程更加地流畅连贯和高效，发挥出“1+1>2”的效果。在整合过程中要注意以下几点：将原按部门进行分工的由几个不同的人共同完成的活动尽量整合到一个人或一个团队完成;将原先单向逐层传递处理的工作变成多向并行处理;完成数据库平台建设，实现数据一次性采集，各部门共享。

（四）做好信息管理平台的建设

在流程再造的过程中，应以计算机网络信息技术为支撑，完善数据化教务管理信息平台的建设，促进业务办理的信息化和网络化，提高整个业务办理的效率和服务质量。学校通过数据信息管理平台的建设，可以将教务管理中一些数据统计及重复性的工作交由计算机进行完成，实现数据采集、传递和分析的信息化，完成面向多部门和多用户的信息管理平台的建设。

二、流程再造在职业院校教务管理中应用的步骤

教务管理工作是学校工作的重中之重，涉及面广、影响范围大，稍微对其流程进行调整都可能会导致学校其他工作也随之发生变化，加上业务流程再造是一个复杂的过程，因此在进行流程再造之前，必须做好各项准备工作，有目的、有步骤地组织和实施。为此，我们设计了一个由目标定位、流程规划准备、流程分析诊断、流程优化设计、流程再造实施以及流程评价改进六个阶段的教务管理流程再造实施流程框架模型，如图1。

图1  教学管理流程再造的总体框架图

（一）流程目标定位阶段

在目标定位阶段，首先学校领导和影响学校发展的重要利益相关者需要对学校未来的发展进行科学规划和定位，明确学校未来的愿景和战略发展目标。然后，对学校的战略发展目标进行分解，并将任务落实到具体的部门和个人，为今后的教务管理流程再造明确好责任人，但同时注意避免过于以传统的职能型管理模式对战略目标进行任务分解。最后，识别现有的流程是否对战略目标起到支持，通过对各流程各层次目标的管理来实现学校的最终战略目标。

（二）流程规划准备阶段

首先，制定项目未来的行动计划，在制定行动计划要重点关注以下工作：如何选定流程再造的实施负责人;如何确保良好的沟通和协调;如何确定时间周期、项目的范围;采用何种方法、方式和技术;如何处理可能遇到的困难和问题。

其次，在项目行动计划制定完毕后，应组织学校全体教师进行培训，让教师充分了解进行教务管理流程再造的必要性，通过改变广大教师的思想和观念获取大家的支持，减少大家对流程再造的误解，为实施教务管理流程再造营造良好的组织环境。

（三）流程分析诊断阶段

在此阶段，项目小组需要全面地审视学校教务管理运行情况，分析各流程节点之间的联系，区分增值与非增值活动，找出各活动的瓶颈以及各种官僚的行为。找出现行的流程存在哪些问题，产生此类问题的原因是什么，是由流程内部还是在流程之间造成的，并根据对项目影响程度对其问题进行分类排序。最后，由简到难，重点处理那些绩效低下、对流程影响重大和容易解决的活动。

（四）流程优化设计阶段

该阶段是整个流程再造中至关重要的阶段，项目小组不仅要正确地分析教务部门的现状，还要借鉴和学习其他高校教学管理部门成功的管理经验，彻底地抛弃原有的思维模式，重构新的业务流程基本活动单元，消除原流程中非增值的活动，简化工作流程和操作环节。为确保流程的顺利执行，学校还需要对组织架构、薪酬制度、设备设施、规章制度、管理层次以及岗位职责进行重新的调整和修订，以适应新教务管理流程。

（五）流程再造实施阶段

在流程设计完成后，学校可以先选择一些具有代表性的流程进行试点，并对所测试的流程进行全程的监控，对试点过程中出现的问题，项目小组必须及时地组织专家对其进行分析和总结，并制定应对方案。试点完成后，项目小组需对试点工作进行总结，吸取经验和教训，然后对接下来的其他流程进行再次排查和调整，确定可行后可以考虑全面实施。

（六）流程评价改进阶段

该阶段，需要对流程再造实施阶段出现的问题进行再次分析和总结，找问题的原因，并对实施地新流程进行不断地改进和优化，构建一个长期不断循环的PDCA环，确保项目实施效益和项目愿景的目标一致性。

三、教学管理信息系统再造

（一）系统的结构

广西经济职业学院起点较低，对信息平台的建设并不重视，虽然有教学管理信息平台，但结构和功能较为单一，基本采用C/S结构，功能已经不能满足业务流程再造的需要。为了确保教务管理流程再造顺利实施，学校需要对现有的教学管理信息平台进行重新设计和调整，新的教学管理系统可采取C/S与B/S相结合的结构。新的系统应充分地利用两种结构的优点，使具有C/S结构对数据处理的优势，又具有B/S结构操作方便灵活，增加客户体验感的特点。

教务管理人员、教师和学生是教学管理信息系统三个主要使用群体，根据他们的使用功能，在系统的整体架构上可以采用“一个中心，两个平台”的模式，建立一个教务信息数据中心、一个基于C/S模式的TMIS信息平台和一个基于B/S模式的TWEB信息发布平台，具体结构可参考图2。在此结构中，教务管理人员人数最少，但权力最为集中，是该系统的关键群体，他们负责整个教学管理信息系统的后台数据管理和操作，经常需要利用系统进行强大的数据处理和报表打印工作，因此对于教务管理人员应用模块应采用C/S模式进行设计。而对于教师和学生，他们虽然用户量巨大，但数据处理量极少，主要为成绩录入、选课、成绩查询、课表查询、质量评价等功能，因此可以采用B/S模式设计。

图2  教务管理信息系统结构图

（二）系统的开发环境

数据库是一个可共享的资源，是管理信息系统的核心。大量的教学数据都由数据库系统集中存放，而教学数据是一个学校的重要数据和机密数据，这些数据一旦出现损坏和泄密，将会给学校造成非常大的损失。同时，数据库是教务管理信息系统的核心与基础，因此数据库的安全是数据库开发和设计的关键问题。为确保数据库的安全性，建议采用Oracle数据库作为系统的数据库。Oracle数据库具有强大的角色（ROLE）分工的安全保密管理，安全性得到市场的认可。另外，Oracle数据库共享SQL和多線索服务器体系结构，减少资源占用，确保同样配置的服务器可以为更多的用户提供同时在线服务。

（三）系统的功能

职业院校教务管理系统设计相对简单，一般只包括学籍管理、考试管理、教学计划管理和选课管理等模块，功能相对单一，只涵盖了部分教务处的业务工作。新的教务管理信息系统的设计应考虑教务管理的全覆盖，从学生入学到毕业的整个培养过程都尽量涉及。整个系统结构由C/S结构和B/S结构两部分构成。

C/S结构面向管理人员提供服务，负责数据和信息的处理，主要包含系统维护、注册管理、学籍管理、师资管理、教学计划管理、排课管理、考试管理、选课管理、成绩管理、毕业生管理、教学评价、实验实践教学等12个子系统。

B/S结构面向为广大师生和教务管理者提供服务，负责部分教学数据的采集和发布，分学生界面、教师界面和管理人员界面3个web界面。其中学生界面包含个人信息维护、课表查询、在线选课、考试报名、成绩查询、教学评价、学术交流和课件点播等功能;教师界面包含个人信息维护、课表查询、成绩录入、课件管理、在线答疑和作业管理等功能;管理人员界面包括信息发布和信息查询等功能。

再造后系统总功能模块示意图如图3所示。

图3  教学管理系统总功能模块示意图

教务管理信息系统完成再造后，需要根据新系统对原有的流程进行梳理，以确保系统和业务流程的高度吻合，提高工作效率。基于教务管理系系统再造后的业务流程示意图可参考图4。

图4  再造后基于信息管理系统的业务流程

四、教务管理组织的流程再造

组织再造是业务流程再造取得成功的关键保障，也是业务流程再造的必要的环节。学校在进行组织再造之前需充分对现组织设计存在的问题进行分析，找出产生问题的原因，然后重新构建一个适合业务流程再造的教务管理组织架构。学院在设计新的组织架构时应注意以下几点：

第一，弱化业务的科室和部门职能化，以业务流程为出发点，打破岗位与岗位之间的分工壁垒，加强不同岗位之间的协作和信息交流，建立常态的沟通机制，定期不定期召开例会进行业务汇报和交流。

第二，减少管理层级和管理次数。部分业务的管理结构可弱化二级院系的部分管理职能，通过教务管理信息系统平台辅助管理，由教务处直接管理、服务教师和学生，减少管理幅度，提高工作效率。

第三，建设学习型组织，不定期地组织教学管理人员进行学习培训，在保证信息安全的前提下开放教务管理信息系统的浏览权限，让每一位管理人员可以全面了解教务管理工作的内容和流程，提高教务管理人员的知识储备，扩宽个人视野。

第四，将信息化融入业务流程再造理论对职业学校的管理模式进行全方位的改造，建立适应信息化时代要求的扁平化网状型管理模式，建立一个适合于职业院校现实情况的宏观、中观和微观教务管理流程的扁平化网状型管理体系。

五、实例分析

以下以全国大学生英语等级考试、全国计算机等级考试和国家职业资格考试等社会性考试报名为例，对各类社会性考试的校内报名工作进行流程再造。

（一）现流程的描述

现行的报名流程首先由教务处发起，然后专业院系组织学生报名和缴费，财务审核缴费记录，教务处最后人工录入报名信息，大多数的报名工作采用人工操作完成，不僅严重影响工作效率，而且经常发生数据错误。具体报名流程可参考图5。

图5  再造前社会性考试报名流程

（二）现流程的分析

单线开展工作，等待和传递的时间长，冗余和重复性环节过多，导致运行效率低下;大量的工作由手工完成，信息数据的处理和统计速度慢，而且容易发生录入错误;没有实现无纸化办公，材料容易丢失，管理成本较高。

（三）再造后流程

新流程以教务管理信息系统平台为中心，实现完全的数据共享，将报名所有的环节都实现了网络信息化，具体参考图6。

图6  再造后等级考试报名流程

（四）效果评价

1.通过引入考试报名系统，减少了院系组织报名环节，使整个流程的周期缩短至1周时间，工作效率也得到明显提高。

2.学生的报名、缴费和数据统计工作全部由考试报名系统完成，极大地减少了数据错误和缓解了教务管理人员的工作压力。

3.由于网络报名信息系统的引入，基本实现了报名工作的无纸化，数据的安全性也得以保证，大大降低了管理成本。

4.报名数据库的建立，由于实现了数据共享后，确保了部门之间数据传递的快速性和准确性。

5.缴费方式可选择网银、支付宝和微信等多种支付方式，比原先的人工收费更为高效和便捷，同时也确保了财务数据的准确性和资金的安全性。

本文试图将业务流程再造理论引入职业院校的教务管理流程的设计中，通过对现有的教务管理流程进行重构和优化，为职业院校教务管理改革提供一种新的思路和方法。通过研究发现，经业务流程再造理论优化的职业院校教务管理在运行过程中得到非常好的效果，学校的教务管理水平和工作效率得到显著的提高，教务管理工作获得广大师生的认可。

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[6]蓝亦奇.二级学院教学管理流程优化研究[J].教育教学论坛，2018（1）

【基金项目】广西职业教育教学改革研究项目“基于流程再造理论的职业院校教务处管理流程改革与研究——以广西经济职业学院为例”（GXGZJG2017B120）

【作者简介】莫小泉（1980— ），男，广西北海人，硕士，广西经济职业学院副教授，研究方向：教学管理、企业管理。

（责编 卢 雯）