基于SaaS的教务管理工作

王强　黎江

摘 要：文章结合上海海洋大学经济管理学院重选专业工作，简单介绍如何运用“超级表格”提供的SaaS服务来实现网上报名，并分析了“超级表格”的优缺点，以对提升教务管理工作的信息化水平和提高工作效率提供借鉴。

关键词：Excel SaaS；超级表格；高校；教务管理；网上报名

中图分类号：G40文献标志码：A文章编号：2095-9214（2016）11-0192-01

教务管理工作是高校教育工作中的一项重要工作内容，它是保证高校教育教学机制正常合理运行的枢纽，是学校教学秩序稳定、教学质量提高及教学改革推进等多方面工作的重要保障，是学校管理的基础工作[1]。

一、重选专业报名工作以往的操作流程和存在的问题

重选专业是上海海洋大学教务管理工作中的一部分，已有十多年历史，报名是第一步，由学校提供纸质表格，学生将填好的表格交回到教务部门。先由教务管理的老师进行录入，形成Excel文档，汇总后按报名转入的学院分配，再由各学院组织考核、录取等。按照学校的报名流程，存在着以下的问题：

1、表格的领取和上交只能在工作时间进行，受制于老师的上下班时间和地理位置。

2、手写的表格信息人工录入，可能出现错、漏。

3、教务管理人员短时间内的工作强度和压力较大。

校院二级管理以后，重选专业工作下放到学院，如何快速、高效、准确地接收报名学生的信息？随着技术的进步，信息化水平的提升，可以通过网上报名系统解决。对于上海海洋大学重选专业工作而言，需要实现网络可填报，程序易操作，数据易汇总等多个功能。但在资料调研的过程中，发现现有文章撰写的网上报名的设计与实现大多是技术层面的，或者是学校有研发实力，开发了相关程序，进行的经验总结和介绍；或者是从理论上，对这方面进行的一个设想，没有实际成果。总体而言，缺少可以直接拿来就用、并且可以推广的实施方案。

二、“超级表格”提供的SaaS服务在重选专业报名中的应用

超级表格，是一个提供SaaS服务的网站，它的在线表格软件，其协作性好于Excel；在线表单，可以通过网页、手机、微信表单收集数据；共享表格，实现数据层层上报与下发、按权限查看或进行修改。

经过一段时间的试用，其通过网络完成数据的收集功能不但可以完全满足重选专业报名所需的前述三项基本需求，并且功能之丰富远超预期。

通过超级表格，可以先网站上构建一张类似于Excel的空白表格，表格中的各列是需要获取的报名信息项，各行是每位同学的报名信息，然后通过“协作分享”功能中的“发布搜集”，形成一张类似报名表格的电子表单，除了有超级链接可供点击外，还可以生成二维码供扫描。

在2015级重选专业工作中正式使用，学生在填写提交数据后，表格中即会实时更新数据。图1是收集到数据的表格。

三、使用感受

教务管理的信息化，上海海洋大学经济管理学院的老师进行了有益的探索。通过本次实际应用，教务管理老师体会到“超级表格”的几大优点：

1、网络化。在“超级表格”中制作的表格、表单等可以马上生成超级链接或者二维码进行分享，供用户在PC端和手机端进行操作。

2、功能丰富，适用面广。发布搜集用的表单可以对各项栏目进行多种设置，比如数字、多行文本、下拉选择、上传图片或文件、手机号、身份证号等，还可以对填表对象进行设置，对填表时间进行限定。

3、上手容易，效率高。超级表格类似于EXCEL的操作界面，一般管理人员能很快学会超级表格的使用，而且大部分的功能，只需要勾选就能实现功能的开、关。

4、应用成本低。一些细微的工作如果进行专门的程序开发，使用频次低，开发代价高。现有的大型教务管理软件又无法根据学校的实际情况及时进行调适，时效性差，超级表格则很好地解决了这些的问题。

“超级表格”的出现，为教务管理信息化提供了一条新途径，填补了大型教务管理软件与本地EXCEL软件之间的空白。虽然还有亟待解决的一些问题，但瑕不掩瑜，以上优点足以使“超级表格”成为教务管理人员手中的利器，对于提高教务管理信息化水平，提高工作效率，减轻工作强度起到了事半功倍的效果。

（作者单位：上海海洋大学经济管理学院）

参考文献：

[1]王田荣.浅析Excel软件在教务管理工作中的综合应用[J].南京广播电视大学学报，2014，01：77-81.

[2]邢承杰，杨旭，姜宁，耿幼平，张治坤.基于SaaS的软件开发模式在高校中的应用研究与实践[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015，S1：324-329.

[3]吴敏一.“超级表格”APP超好用[J].计算机与网络，2016，14：33.