新时代办公室档案管理工作的创新思路

梁骏

（饶河县档案局，黑龙江 饶河 155700）

在新时代的影响下，单位的办公环境和工作方式发生了较大改变，各项工作都得到了更加全面和细致的划分，在这种发展环境中，办公室档案管理工作也需要加强信息化建设，由人工管理模式向自动化管理模式转变，将信息技术的作用和价值充分体现出来，实现档案管理工作的创新发展。要不断提升安全管理意识、建立新型管理制度体系、加强基础设施建设，为工作的有序开展做好准备，提升新时代办公室档案管理工作的服务水平。

一、新时代办公室档案管理工作现状

（一）信息安全意识薄弱

在新时代发展环境的影响下，办公室档案工作环境发生了改变，整体的开放性比较强，管理方式和理念上也出现了较大变动。网络技术和信息技术的应用，虽然为工作的开展提供了便利，但是在工作期间也存在着一定的风险。办公室档案中记录着单位的各种文件，如果受到黑客攻击或者病毒入侵，很容易出现资料丢失或者损坏的情况，不利于后续工作的开展，特别是单位中的一些机密文件，一旦丢失则会给单位造成较大的损失。而许多单位的档案工作人员缺乏对这方面的认知，信息安全意识较为薄弱，在工作期间没有做好有效防护，很容易出现档案资料丢失或者泄露的情况。

（二）缺乏完善的管理制度和运行机制

据相关调查发现，很多企业或单位的办公室档案管理缺乏构建相对独立的管理运行组织人员，而是将档案管理工作交由行政部门进行兼管，再加上档案管理工作没有实施岗位责任制，管理制度体系不健全，从而导致档案管理工作出现推脱责任、相互扯皮现象，这直接造成档案管理工作缺失。另外，在档案管理的实际工作中，很多企业或单位并没有严格按照相关的“保密”规定去执行，从而导致档案文件流失，严重影响档案的应用效率。

（三）基础设施不完善

档案管理工作中包含着许多内容，是一项复杂的系统化工程，需要消耗较多的时间来进行资料信息的收集和整理，想要提升工作效率，一定要配备齐全的辅助设备。从我国许多单位的办公室档案工作来看，由于资金有限，对档案部门的投入力度较小，基础设施得不到完善，影响整体的管理质量，由于管理工作不到位，资料丢失、不完善的情况时有发生，不利于各项工作的顺利开展。

二、新时代办公室档案管理工作的创新思路

（一）强化信息安全管理意识

工作人员要不断提升管理意识，了解档案信息资料的重要作用，实现对信息的安全管理，才能保证办公室档案的应用效率。在大数据背景下，信息数据在应用期间很容易出现泄露情况，这就需要建立完善的安全防护策略，对档案资料进行保护。首先，要提升人员的安全意识，使其可以规范自己的行为，确保各项操作规范合理。其次，要对数字化档案建设期间存在的风险进行了解和评估，结合单位的发展需求，对档案信息资料进行安全管理，建立完善的信息安全保障方案，提高档案资料应用期间的安全性、可靠性。最后，建立信息安全保障应急机制，在出现问题时可以采取有效的措施来应对，避免办公室档案资料遭到破坏。

（二）建立完善的档案管理机制和监管体系

管理制度的制定可以为单位各部门工作的开展提供依据，档案部门也是一样，需要建立完善的档案管理制度，才能推动档案管理工作的顺利开展。在实际开展这项工作时，要加强对管理制度和机制的重视，根据工作开展期间的实际需求，对制度和管理机制进行优化和完善，将档案管理工作在单位发展中的作用和效果展现出来。要结合相关规章制度来制定管理机制，将其与档案管理创新相结合，并将其落到实际工作中，不能流于形式，要实现对工作人员行为进行约束管理。为了让工作人员严格按照规章制度进行操作，还需要建立监管体系，对各项活动进行监督管理，促进管理制度和机制体系的作用发挥。

（三）加大投入力度，强化基础建设

想要实现办公室档案管理工作的创新发展，满足新时代的发展需求，单位需要提高对办公室档案部门的重视程度，加大资金方面的投入，根据信息化建设需求，对办公室中各项基础设施进行优化，为工作的有序开展提供基础支撑。还需要引进先进的技术软件，建立信息化网络平台，将档案资料录入到网络平台中，通过计算机设备来开展各项工作，可以避免人为操作而出现的误差情况，这是进行现代化、信息化建设的重要途径，管理工作的质量和效率得到了明显提升。另外，还需要培养高素质的档案管理对队伍，招聘专业能力强、素质水平高的档案管理人才，形成良好的团队文化，为工作更好的开展奠定基础。

（四）创新管理方式，提高服务水平

档案管理工作的服务性比较强，为了在新时代下更好的为人们提供服务，则需要对管理方式进行创新，提高整体的服务水平。以往在开展办公室档案管理工作时，都是通过人工操作的方式来完成各项工作，不但会消耗大量的时间，而且整体的工作质量也无法得到保证。在当前的时代发展环境中，办公室档案管理工作需要应用信息技术建立网络服务平台，将档案信息资料整合到该平台中，各部门人员可以在平台查询和搜索相关资料，工作效率得到了提升，同时也可以将档案资料价值充分体现出来。要想提高该平台的应用效果，在平台建立期间，还需要加强自动化建设，从长远发展的角度进行考虑，实现网络化办公，推动办公室档案管理工作的现代化建设和发展，使其在当前时代背景下更好的运行。

综上所述，作为单位管理工作的重要一部分，办公室档案管理工作在一定程度上影响到各项工作的顺利开展。在新时代背景下，只有提高档案管理工作的信息安全管理意识，加强对信息安全技术的应用，建立健全办公室档案管理机制，并加大对办公室档案管理工作方面的投入，不断完善其信息化建设的物质基础，才能够有效提高档案管理工作效率，并全面提升档案管理现代化建设水平。