浅谈档案信息化的发展与管理

谷巧巧

【摘要】在新时代的背景下，我国在不断进行现代化建设，档案工作是目前一个意义重大的工作，在档案工作的进行中，要注意档案管理的信息化，档案管理的信息化建设在档案工作中有重要的影响。为了加快档案工作的发展，使档案工作的质量得到提高，同时，为保障客户所享受的服务质量，档案工作应当跟上时代的步伐，同时将信息技术与自身的发展相结合。为了使档案工作更好地适应时代和社会的发展，必须加强信息化条件下的管理和服务创新，这也是让档案管理工作更加现代化的必然选择，同时也是提高档案信息服务水平的必经之路。

【关键词】档案信息化 影响 发展趋势 大数据

随着时代的发展，计算机网络的发展日益迅速，也大大加速了社会信息化进程。档案是重要的信息资源之一，计算机网络的普及，必然对我国的档案工作产生重大影响，并将改变档案工作的方式、方法，尤其对档案的开发利用来说，计算机网络无疑为档案部门和需求者开发利用档案信息资源，开创了一个理想、便捷的途径。

一、网络信息化对档案信息的影响

主要表现在：一方面，网络信息化技术为档案信息开发提供了技术支持。计算机技术运用于档案信息资源管理，实现了档案信息资源数字化，进而实现档案信息资源的集中化，提高了整个社会对档案信息资源的利用程度。另一方面，档案信息化要求加大对档案信息资源的开发利用。当前，随着信息技术、计算机技术、网络技术的蓬勃发展，档案信息载体的形态正在发生变化，档案信息正在向数字化发展，档案形成量之大，覆盖面之广，是前所未有的。信息技术的发展，网络技术的全球化，对档案资源的开发、利用既是机遇也是挑战。档案资源的网络化是档案事业发展的必然趋势，实现档案信息资源开发利用的高效益，是当前档案工作的主要任务。

二、档案事业发展的必然趋势

档案信息化环境下开发利用档案信息资源，其工作是一项长期的、紧迫的、艰巨的工作任务。开发档案信息，就是挖掘、加工档案信息资源，使加工出来的档案信息更好地为利用者服务。在信息化实践中，档案部门是档案信息资源的主要来源地，建立信息库、信息网络，加快数字化、数据库化和网络化进程，是提高档案信息能力的主要途径。要积极探索新的途径，寻找新的角度，新的方法，全方位、多层次地开发档案信息资源，用创新的思维加大信息资源整合开发利用的力度。

档案的作用和价值体现在利用上，只有通过档案信息资源的开发利用，其作用和價值才能充分体现。为社会公众提供有效的信息服务是信息时代的重要目标之一，因此，在进行档案信息资源管理上必须形成一套切实可行的服务机制做保障。在服务方法上也要有大的改进，需要由被动的等待服务变为主动的上门服务，把档案信息主动、及时、准确地送到用户手中。在档案信息资源开发与档案用户之间，建立起一种主动适应、自我调节的机制，从而为档案用户提供全方位的服务。在档案信息资源开发与档案服务范围上，要由内向转为内外结合，打破传统的封闭式的观念，正确处理好开发利用和保密之间的关系，提高档案的实用性和使用价值。此外在服务手段上要逐步实现计算机联网，档案信息资源开发要充分采用以计算机网络为核心的现代信息处理技术。

三、利用大数据技术进行档案管理

随着单位的发展速度加快，单位中产生的信息资源逐步增加，与此相对应的是档案数量的增加以及档案种类的增加。现阶段，档案种类愈发的多样化，既有人们较为熟悉的电子档案和纸质档案，也有图像档案、声像档案和音像档案。档案数量的增多以及档案种类的多样化趋势，使得档案管理形势愈发的严峻。这就需要利用一种工具来实现档案的集中化、规模化和高效化管理，提高管理效能。大数据技术作为一种数据分析技术、数据处理技术和数据储存技术，能够处理海量的档案信息资源，应对复杂的档案管理形势。正是基于此，许多单位都开始引入大数据技术对档案进行管理，依赖这一技术来搭建档案管理系统，为档案使用者听过更为便利、快捷和精准的查档服务。

大数据技术主要包含三个层面，即数据分析技术、数据处理技术和数据储存技术。上述三种技术都属于大数据信息技术的范畴，都能够利用到档案管理领域，具体而言，第一，数据分析技术。数据分析技术主要是帮助档案管理人员整合信息资源，对信息资源进行集中化管理，减少档案管理的各项成本。第二，数据处理技术。数据处理技术主要是帮助档案管理人员统一档案格式，为档案的集中化管理奠定基础。例如，纸质档案需要利用扫描技术来进行数据转化，纸质档案只有转化成电子文件格式之后才能与电子档案进行统一管理。又如，储存在CD、U盘以及其他储存终端的图像档案和声像档案也需要转化成一定的格式之后，才能对其进行档案管理与利用。第三，数据储存技术。在大数据技术出现之前，档案数量的增多意味着单位需要购置容量更大的硬盘来对档案进行管理，档案领域的财政开支随之增加。在大数据技术出现之后，工作人员对档案进行压缩处理之后，能够将档案统一上传到云储存终端，极大节约了档案管理空间。

四、新媒体时代档案管理工作创新优化的基本路径

要在新媒体时代更好地落实档案管理工作，实现其在时代变化中的更好创新和优化，就应首先实现档案管理服务主体的观念升级，将新媒体意识融入到日常工作当中。一方面，应当认识到传统媒体在新媒体时代的重要价值，明确传统纸质媒体在信息传播中的现实意义，借助于新媒体实现纸质媒体价值的更好呈现。如借助于新媒体技术对纸质媒体信息进行整合，方便用户查找和借阅，提高纸质媒体的使用效率;另一方面，还应认识到新媒体在档案管理工作中的巨大便利，在硬件方面实现匹配升级，在软件方面不断提升档案管理工作效率的提升。借助于办公系统、微博、微信公众号等新媒体媒介更加高效地完成日常的档案管理服务工作。

总而言之，在信息化社会，档案管理部门应积极应用数字化技术手段与网络工具，进行档案管理信息化的探索与实践，提高开发档案资源的能力与水平，积极促进档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流档案信息的方式与高质量档案信息产品，使档案工作更加有条理、更加出色，更好地为社会发展服务。

参考文献：

[1]孙志常.论网络环境下档案信息资源的开发利用[J].浙江档案.

[2]王德欣.档案信息资源开发利用的新思考.档案与建设：理论业务版，2006（1）.