服务新旧动能转换 创新项目档案管理

文·李剑

2018年1月3日，国务院批复山东新旧动能转换综合试验区建设总体方案，2月22日上午，山东省委省政府召开全面展开新旧动能转换重大工程动员大会。在新旧动能转换重大工程实施一年之际，我省围绕着“四新四化”，结合高端装备制造、高端化工、信息、海洋经济等十强产业，上马了一系列重大项目，这些项目对支撑新旧动能转换重大工程的顺利实施，发挥着引领和保障作用。项目在前期准备、建设过程和竣工验收各阶段形成的档案，对项目本身的维护、维修、改建、扩建，对记忆当前社会、服务未来发展都起着重要作用。同时，这一件件档案也见证着我省发展轨迹、百姓生活变化，取得的历史成就，是我省档案资源的重要内容，更是我省的社会财富，必须保管好、利用好。为了更好地“围绕中心，服务大局”，及时做好我省重大建设项目档案服务工作，就需要改变原来粗放僵化的管理方式和工作模式，在实践创新中寻求突破。

一、紧跟时代、贴近实际，更新工作观念

进一步丰富对项目档案管理工作的认识，使之更加符合当前时代发展的新要求，必须要把“全过程”管控的理念植入到项目档案管理工作中。项目档案管理工作不仅仅是整个项目管理工作中的最后一个“环节”，也是自始至终贯穿于项目建设“全过程”的关键环节。

如果把项目实体比作“有形工程”，那项目档案就是与之对应的“无形工程”，两者互为一体，不可分割。一方面，一个项目从一开始各种原材料依靠各种技术和管理人员严谨细致的工作进行设计整合，最终建设成一个具有一定功能的项目实体，这是一个 “有形工程”。另一方面，一个项目从一开始立项准备，就会在不同部门、不同单位产生各种形式、各种载体的文件材料，这需要档案工作人员按照有关规定和规范要求进行严格管理，最终形成一整套合格的项目档案，实现这套项目档案应有的作用，这是一个“无形工程”。所以“有形工程”和“无形工程”是一一对应的，都需要“全过程”管理。

项目档案管理工作仅仅是最后一个管理“环节”的认识，已经不能适合当前的发展需要。虽然，项目档案管理具体事务性的工作可能多集中在最后环节，但档案形成质量的关键还是在前期控制和过程管理中，如果把档案管理仅仅聚焦是最后阶段，难以形成齐全完整、真实准确、系统规范的项目档案。因此，必须更新对项目档案管理工作的思想认识。

二、瞄准问题、抓住时机，创新工作机制

随着信息化发展突飞猛进，政府治理社会的方式也在发生深刻地变化，分散在各部门的职能越来越多地向统一监管平台集中，也让越来越多的业务在线上进行，我们档案部门也迎来了以信息化为标志的战略转型期。

虽然《山东省档案条例》《重大建设项目档案验收办法》及省编办确定的“省级权力清单”等相关规定，明确了省档案局对我省建设项目档案履行监督、指导和管理的职责，并要求省政府确定的省级重点建设项目应在竣工前进行档案验收，但是项目档案管理工作还一直比较落后，主要表现在：

一方面，各项目审批部门、监管部门、主管单位监管力度不够，部门之间信息互通、管理协作较少，档案部门职能发挥不充分。在组织登记、指导、验收环节上比较薄弱，特别是监管环节无法形成监管合力，缺少确实可行的工作机制和有效措施；另一方面，项目档案工作涉及面广，具有多重性、交叉性、复杂性等特点，管理难度日益加大，传统行政管理方式手段落后、效率低下，已不能适当前经济社会发展的新形势。致使我省重点建设项目档案工作，更加难以有效开展和实施，对建设项目档案监督、指导和管理的职责难以履行。

如果要解决上述问题，就必须创新监管机制，而抓住当前我省正在建设完善政务服务平台的有利时机，将项目档案管理纳入“山东省投资项目在线审批监管平台”，就是千载难逢的机遇。将项目档案管理纳入“平台”建设，既能实现项目档案管理工作的历史突破，又能推动新时代档案管理工作的机制创新。

三、兼收并蓄、博采众长，借鉴有益方法

大胆借鉴项目管理的惯用方法来管理档案，真正将档案工作溶入项目管理中。一方面，要长期坚持档案管理固有的、有效的管理方法，比如 “三纳入”等传统档案管理方法，把项目档案管理工作纳入建设计划、纳入建设管理程序、纳入领导和工作人员岗位职责。另一方面，要积极借鉴项目管理习惯性的工作方法。比如，项目管理一个重要方法就是闭环管理，而闭环管理的第一个步骤就是交底工作，任何一项重要工作开始之前要先进行交底。档案管理就可以借鉴交底的方法，在项目立项之初对项目法人及各参建单位进行档案工作交底，明确相关法律依据、工作要求、注意事项、验收内容等，使大家一开始就对档案工作有一个准确认识；再比如，档案管理也可以借鉴项目施工前编制规划方案的惯用方法，对初次登记的重点项目，除要求报送登记表外，可以要求其同时报送项目档案规划书。项目档案规划书应包括以下内容，项目档案管理办法、分类方案、归档范围、整理细则、移交审核程序、检查考核及责任追究制度等。档案局要对规划书进行备案，并指导项目建设单位制定好规划书。