环保档案现代化的问题与数字化管理

南飞燕

摘 要：随着我国环保事业的发展，关于环保的档案资料也在逐年地完善，目前环保资料的储存方式主要是以电子档案的方式来储存的。为了加强环保事业和环保档案工作的协调发展，笔者认为有效对上述专业性强、容量大的档案材料进行管理是促进环保事业持续健康发展的最有效的途径。

关键词：档案;数字化;管理

随着近年来数字化产业的进步，档案也变得复杂繁多，为此国家适应数字化的潮流，对环保档案进行数字化建设，解决传统档案建设所存在的相关缺陷，力求完善的做到环保档案的数据库建设与档案的数字化、科学化管理。通过不断的对传统档案保存方式进行优化，能够让档案管理工作更好地进行下去。

1 环保档案现代化的问题

1.1 环保工作起步较晚

随着近年来经济的迅速发展，带来了一系列的环境问题。我国在环保方面起步较晚，而且由于早些年注重发展经济，所以政府及相关的组织都未能在环保方面，做出有效的决定与发展。因此我国的环保工作相对滞后，这就导致了环境保护的相关机构未能占据市场，遭到了市场的排挤，所以无论是资金还是场地都无法进行相对规范化的管理。为此我们查阅了相关的调查报告，可以发现在环保档案管理这一方面，有关人员未能重视相关工作，并且由于管理制度的缺失，环保档案未能做到较好的维护与管理。

1.2 缺乏统一化的管理

由于缺乏相关的行业标准，就导致了从业的相关人员未能对其进行统一的管理。同时，未经培训上岗的相关人员缺乏系统化的知识，就导致了归档、整理的相关过程中，未能对相关的工作进行重视。应该归档的相关材料，可能会由于工作人员的知识疏漏而导致忘记同原稿一同附带归档。因此在逐级递交、审查的过程中，就会造成信息的遗漏，这样以来档案就会造成内容缺失，同时也很难做到内容扩展完善的相关工作。再次，由于管理的疏漏，也不利于资料的共享，这些相关的档案就很难做到有效地利用，发挥其最大的价值。

2 研究环保档案数字化管理

2.1 思想上重视档案的数字化管理

档案的数字化管理必须依赖于上级的政策，因此档案的数字化管理需要从国家政府机关、相关部门、单位领导进行宣传与实施。档案的数字化管理同时也需要大量的经费与设备作为运行的必要条件，因此档案的数字化管理必须基于领导意识到档案的数字化管理的科学性，才能从各个方面进行发力。然后才能对员工进行档案的数字化管理的相关培训，培养其重视的相关意识，了解到传统档案管理的弊端，坚定档案的数字化管理的决心。

2.2 数字化管理归档基础工作

档案的数字化管理必须逐步突破，逐步完善，也基本不可能做到一步到位。因此，我们首先要做到档案的数字化管理的相关基本工作，如下一一举例。例如，根据档案的数字化管理的相关要求，对收集与归纳的相关工作做出规定，责任制与会签制、移交制是发展的保障。另外，在电子档案的保存方面，必须做到严格的培训，防止档案的全部丢失。根据相关的规定，对档案进行技术评估，将不合格的档案进行修改，将没有必要的档案进行转交和废弃，对于重要的文档须进行归档与备份，并且做出标记。再次，数字化文档从产生到结束的全过程必须进行严格的控制，也就是须完善好著录的工作，进而可以在实践中做到数字化档案的完善保存。最后，要着重注意档案的保密工作，成立专门的保密小组，落实责任，专人管理，加强技术防护。近年来由于网络技术的兴起，有相当一部分不法分子通过盗取档案、破坏档案进行牟利。为此，我国也出台了相关的法律来保证档案安全问题。

2.3 以数据库的建设为核心

档案目录、档案全文及多媒体档案等数据库为数据库的主要组成部分，档案目录是大多数单位注重建设的，而对于后两者缺乏相应的管理经验与管理手段，因此对于这两者的数据库建立与保护都未能真正建设起来。全文数据库就不仅仅只包括电子版的文档，同时也包括纸质版的文档。因此，根据数据库的本身的特点进行数据库建设是建设数据库的重要发展方向，同时也需要根据数据的重要程度进行数据库的建设，防止数据库信息无用化、过载化。除此之外，对于数据库的建设还需注意环保方面，因为环保档案的现代化问题，不仅仅局限于档案的数字化、现代化建设，同时也存在于环保档案的建立，因此我们必须加速环保档案的建设步伐。例如对近年来我国开展的重大环保专项进行数字化录入，对其中大量的重要数据进行数据的采集与分析，并且将其归档管理，以便日后进行科学性的分析，发挥其最大的价值。同时，环保档案的数字化建设还需注重已有数据库的维护，防止导入重复的数据浪费人力物力，对环保档案进行定期管理、定期备份、定期维护检验等，以防环保数据的失效，也要符合国家在数字化档案建设的相关规定。

3 結束语

综上所述，环保档案的数字化无论在实用性还是在政策的需求上都是即为迫切且重要的，但是规范的环保档案数字化工作是严格且高技术要求的，为此，相关的工作人员必须进行环保档案数字化的相关知识学习与技能培训，国家也要注重培养其复合人才，利用其最先进的管理知识，完美的完成环保档案的数字化建设。

参考文献

[1]刘畅.环保档案信息数字化资源开发和管理问题[J].中外企业家，2016（33）.

[2]毕崇伦.浅议环保档案现代化的问题及数字化管理[J].经营者，2017，31（8）.