新形势下事业单位档案管理改革的探究

摘 要：今年，是新中国成立70周年，回望一路走来的艰辛，我们国家在经济科技等方方面面都取得了很大的进步和发展。特别是改革开放以后，中国的文化和产品走出国门迈向世界。于是，随着各方面的发展，人们的生活和工作方式也有了很大程度的改变，事业单位旧的管理模式已经无法跟上企业和员工发展和改变的步伐。想要满足各项工作的需要，就要不断进行创新和改革。而在企业管理工作中，档案管理是极其重要的一部分，其作用是收集整理和归纳事业单位的相关信息。因此，在新的时代背景之下，事业单位的档案管理工作需要进行进一步的改革和探究。本文从档案管理的重要性开始分析，提出了新形势下的发展方向，并且根据几个发展方向提出了相应的发展策略。

关键词：新形势;事业单位;档案管理改革

现如今，在经济不断发展的时代背景之下，事业单位的发展也迎来了春天。这不仅仅是发展的契机，更是新的挑战。目前看来，如果事业单位想要保证稳定的运行，取得好的发展，首要的工作就是加强事业单位在档案管理方面的创新和改革。然而，由于事业单位在从前发展过程中的疏忽，现在许多单位在这一方面存在诸多不足，更是影响了档案管理工作的效益。

1 档案管理对事业单位发展的作用

上文已经有所提及，事业单位在管理当中的重要部分就是档案管理。从某种程度上来讲，它甚至是开展人事管理工作的基础，并且也可以根据它确定员工考核的方式方法。此项工作包含的方面有很多，它记录了企业工作人员的信息，也记录了企业展开工作的各项内容。做好档案管理工作，不仅仅是可以了解到各项信息，更有利于下一工作环节的开展。细致些来讲，档案工作包括了信息的收集和整理、信息的价值判断、信息的保存和管理、信息的搜索和检查、信息的编辑以及信息的研究，它可以被相关的对象搜索和利用。对于事业单位来说，档案管理记载了企业所展开的工作的同时，也在工作人员的培养这一方面发挥了巨大的作用。档案，记录着员工的各项相关信息，是人事管理展开工作的参考和凭证。也就是说，档案管理工作的进步和发展，可以使得事业单位的工作效率得到大范围的提升，同时，也能够促进管理水平的提高，保证工作的正常展开和创新发展。由此可见档案管理对于事业单位而言是十分重要的。

2 新形势下事业单位档案管理的发展方向

2.1 实现数字化的发展

随着祖国的日益强盛和科技的不断发展，传统的档案管理模式显然已经十分落后，因此，档案管理实现数字化的发展，已经成为一个趋势。此项发展，是对扫描、数据库等现代技术的整合和运用，依靠网络的发展和技术的进步，把传统的档案资料转化成电子数据并且上传存储到相关的档案信息平台。与此同时，依靠此项发展完成档案信息的整理补充和更新。

总的来说，实现档案管理数字化的发展，就是实现事业单位重要无形资本产业的资源整合和挖掘发展，它能够促进价值的提升，从而使得事业单位的无形资本产业得到更好的运用和发展，为企业创造效益。

2.2 实现统一性的发展

在事业单位档案管理的创新和改革过程中，数字化只是其中的一个部分，统一性的发展也同样重要。传统的档案管理模式下，档案的记录和整理存在信息不成体系的弊端，其涉及到的内容和事件较多，给查阅工作造成了一定的影响。事业单位的档案管理朝着统一性的方向发展，目的就是解决传统管理模式下信息无法互通的问题。利用现代技术，把事业单位每个部门每个阶段的档案信息整理合并到一起，上传至统一的信息管理平台，方便了大家检索工作的同时，也实现了档案管理的一体化，使其朝着科学化管理的方向发展。在这一发展过程中，十分需要现代技术的熟练掌握和运用，由此实现档案信息的通用和兼容，从而实现信息共享。

2.3 实现档案管理的自动化

旧模式下的档案管理，很多工作和程序是通过人力资源完成的，因此，其中的一些信息难免会存在误差。再者，在信息整理归档和分类的过程中，由于人们的主观意识存在很大程度上的不同，档案分类的结果也会产生不同的结果。自动化的档案管理模式就不一样了，它采用了现代化的科学技术，在减少人力资源操作甚至是完全没有人操作的情况下，实现档案信息数据的自动存取和自动整理，还能够自动提取关键词，自动生成目录，自动编号并且归档。人们在翻阅的过程中，可以自动筛选和检索，甚至是完成数据的自动处理。毫无疑问，在未来的档案管理中，自动化的发展方向能够更大程度地完成档案信息的收集和整理，确保信息的准确性，保证档案长久安全的保存。这不仅仅节约了人力资源，还更好地促进了档案管理作用的发挥。

2.4 增加档案管理的互动性

以往的档案管理模式，一个档案相对应的只有一个需要和要求，这就产生了信息利用率不高等一系列的问题。而纸质的档案的查阅和使用，对于新时代下的人们来说，并不是一个高效的工具，其中缺乏了一些智能化的元素和功能。而信息化的发展可以有效解决这一类的弊端，实现信息的良好互通。互动性的增加，可以改变以往一对一的单一信息，在线服务等诸多类型的增加，可以促进信息需求者与管理平台的互动，从而更加准确地提取到相关信息。总的来说，如果这一发展再运用到服务行业中，使用者会有更好的用户体验，无形之中提升了客户的满意度，对于档案管理来说，也是一项优化和提升。

3 新形势下实现事业单位档案管理改革的策略

3.1 重新整理檔案管理的组织架构

上文已经有所提及，事业单位的档案管理涉及到的东西是方方面面的，因此，改革的工作也要从本质上着手进行深层次的改革。除去档案管理本身的改革，其背后的组织架构也需要做出一定程度上的改变。比如说，在组织架构当中增加精通网络技术的人才，也就是成立一个技术部门，从而为后续的信息化管理保驾护航。

3.2 重新构造档案管理业务流程

为了促进档案管理在新时代背景下的创新和管理，事业单位需要利用现代化的信息技术对开展管理工作的各项流程进行一个重新的考量，从而对当中的职能运用和效益的发挥做一个更加准确的分析，进而做一个优化和升级。如此一来，如若其中存在一些问题，就可以及时发现和解决。总的流程下来，就是对档案管理的业务流程进行一个整改。在信息化的背景之下，整体业务流程的重建也一定要从本质开始，要符合新时代的发展规律。我认为可以从以下三个方面进行改革。

第一，优化业务流程。这一部分的工作不仅仅是要构建管理部门内部的工作流程，同时也要把管理部门和事业单位其他部门之间的业务关系、工作流程整理清楚，同时，这不仅仅是管理人员的工作，是需要全公司的员工共同参与的工作。完成整体的改革以后，档案给管理者还需要对信息进行录入和编制，在以后的工作过程中及时更新和监管，方便工作人员的搜查和利用。

第二，建立标准的管理制度。档案管理工作的正常展开需要一套标准的管理制度，而标准的管理制度对于档案管理也有很大的促进作用。所以，在未来的管理工作当中，要制定一套标准化的制度，明确公司的组织架构，促进工作的合理安排，责任到人，促进事业单位的长远可持续发展。最重要的是，无论未来发展得如何，这套标准化的管理制度都不能丢，也就是说，这是贯穿整个改革的重点。

第三，注重专业技术人员的培养。在新时代的档案管理改革中，信息化技术的运用是十分重要的一项技术，因此，在未来的工作当中需要引进相关的专业技术人员，并对他们进行培训和培养。

3.3 增强档案管理的服务能力

在事业单位当中，档案管理的服务是很重要的一项工作，体现了事业单位的整体价值。所以，提升档案管理的服务能力是推进档案管理改革的重要步骤。首先，要提升一定的服务。在当前的时代背景之下，档案管理不能局限于以前的搜索和查阅功能，要增加自动化、智能化的功能，体现更好的服务。其次，要注重服务的内容。传统的档案管理服务更多的是扮演了一个收集和等待的角色，就好像是一个等待信息增加和更新的仓库一样。但是新时代的档案管理不同，它应该是实现一个状态的转变，改变被动等待，向主动提供迈进。增加服务的准对性、专业性，增加个性化的设置，从而提供更加专业的信息服务。

3.4 建立信息化平台

好的档案管理工作的展开需要一个好的信息化数据管理平台，想要促进档案管理的改革，就需要做出一个既统一又相对独立的信息管理平台，综合考虑业务、功能、安全、速度等等方面的功能，运用于事业单位档案管理的工作需求，从而达成长远的发展目标。简单来说，就是科学合理地开展信息化数据平台的建立，在投入使用以后注重检查和验收、不定时进行漏洞的修补以及系统的升级，对技术进行调整和优化。如此一来，就可以大大地节约人力资源，从而节约事业单位的成本。

4 结束语

随着祖国的发展，国家的经济和科技取得了很大程度上的进步，特别是改革开放以来，很多的企事业单位都迎来了新的机遇和挑战。正是因为国家的进步和发展，企事业单位的管理才需要不断进行创新和改革。而档案管理，是我们国家事业单位发展工作的基础，档案管理的改革，也就成为了事业单位发展的新重点。因此，在改革的过程中，要更大程度地加强档案管理的工作，加大对专业技术人员的培养。与此同时，要给予员工正确的指引，积极配合管理的工作，团结一心，共同促进事业单位档案管理工作的发展。

综上所述，想要促进档案管理改革事业的发展，事业单位的管理人员要充分认识到档案管理的改革对事业单位发展的重要性，做好档案管理工作，不仅仅是可以了解到各项信息，更有利于下一工作环节的开展。细致些来讲，档案工作包括了信息的收集和整理、信息的价值判断、信息的保存和管理、信息的搜索和检查、信息的编辑以及信息的研究，它可以被相关的对象搜索和利用。在改革的过程当中，要先确立好改革的具体方向，我认为，档案管理的改革，可以朝着数字化和自動化的方向发展，并且增加统一性和互动性。在改革进程的开展工作中，需要建立新的组织架构，开发新的数据管理平台，完善整体的业务流程并且增强档案管理的服务能力。

参考文献

[1]夏枫.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].企业改革与管理，2015（18）.

[2]刘敏.论新形势下事业单位档案管理的改革与创新[J].赤子（上中旬），2016（21）.

作者简介

刘丽华（1973-），女，汉，山西省忻州市定襄县，助理馆员（档案），大专。