档案管理创新探讨

李蓉蓉

摘 要：档案资源伴随单位发展的全过程，是单位各项工作开展中信息资源的集合体。新形势下，如何科学高效地对档案资源进行管理，满足档案需求主体多元化、个性化的档案需求，处理海量档案信息资源给档案管理工作带来的挑战，是当前单位档案管理人员应当深思的一个问题。鉴于过一段时间内部分单位档案管理方式滞后、内容单一的问题，文章重点就档案管理创新展开探讨，阐述自己关于档案管理创新的建议，旨在进一步为相关单位提供更科学高效的档案管理方式，切实提升单位整体档案管理效率和质量。

关键词：创新;挑战;信息技术;档案管理

1 档案管理创新的现实意义

1.1 应对挑战，促进单位可持续发展

现阶段，单位各项工作中所产生的信息资源的种类不断增多，各种信息资源扑面而来，势必会使得档案资源数量和种类也随之增加。因此，单位必须要推动档案管理创新，解决档案管理中存在的不足，优化档案管理的内容、流程以及工作目标，更好地提升档案管理效率和质量，应对档案管理工作面临的全新挑战。除此之外，档案资源具有很强的凭证价值、信息决策价值以及信息参考价值，能够帮助档案需求主体了解过去一段时间内某项工作，提升单位下一阶段决策的水平[1]。总体而言，新形势下，单位只有坚持档案管理创新，将档案管理创新作为一项根本性、长期性以及基础性的工作来抓，才能更好地推动档案管理工作朝着科学化、规范化以及高效化的目标前进，提升档案管理工作在单位各项工作中的地位。

1.2 提升档案资源管理效率和利用效率

档案管理与档案利用是发挥档案资源价值的基础。只有做好档案管理以及档案利用工作，才能挖掘档案资源中各项信息资源的价值，减少档案管理工作所耗费的成本。第一，单位做好档案管理创新工作，从技术层面、档案管理机制层面、人力资源建设层面对档案管理工作予以优化，能够更好地提升资源配置效率，减少档案管理成

本[2]。第二，单位做好档案管理创新工作，紧跟时代发展趋势，能够进一步提升档案管理工作质量，提升档案需求主体对档案管理与档案服务工作的评价，赢得单位领导对于档案管理工作的认可和支持。

2 档案管理中存在的主要问题

2.1 档案管理标准化建设滞后，档案管理机制不健全

现阶段，部分单位缺乏系统化、全面化以及科学化的档案管理机制，对于档案管理的流程、内容、工作职责、工作目标缺乏具体的规定，难以为档案管理提供指明工作方向，影响了档案管理效率的提升。第一，部分单位尚未明确档案管理中档案管理人员与具体业务部门工作人员之间的职责，容易产生重复劳动的问题，难以节约档案管理成本。同时，由于对职责分工不明确，容易导致责任推诿等状况的发生，不利于档案管理责任的落实。第二，部分单位尚未对纸质档案管理以及电子档案管理工作进行明确的规定，没有出台相应的规章制度。同时，部分单位也没有根据档案的种类来拟定规章制度，不利于推动档案管理标准化建设。

2.2 信息技术与档案管理融合不高，档案创新动力不足

现阶段，我国部分单位并没有将信息化技术全面融入到档案管理的各个环节，与当前信息时代脱轨。第一，部分单位主要是依托计算机以及简单的档案管理软件对档案资源进行管理，难以延伸档案资源的价值。同时，部分单位档案管理系统功能单一，只能实现对档案资源进行简单管理，不利于后期的档案资源开发与利用工作。第二，部分单位对于大数据技術、区块链技术、云计算技术、云储存技术的认识和应用不足，导致自身在档案专题编研、档案安全管理、档案共享建设领域滞后，难以跟上档案现代化发展的步伐。第三，部分单位在档案创新领域投入的人力、物力以及财力资源不足，内部创新动力不足，缺乏良好的创新环境。

2.3 档案管理人员创新能力不足

随之档案管理工作愈发复杂化、繁琐化，单位档案管理所面临的挑战也不断加剧[3]。与此同时，部分单位档案管理人员创新能力不足的问题逐渐凸显，导致档案管理无法实现创新化、科学化的目标。部分单位人才培训模式欠缺科学性，重视对档案管理人员进行理论教育，忽视从实践层面以及创新层面对档案管理人员进行培训。

3 档案管理创新的有效策略

3.1 健全档案管理机制，夯实档案管理基础

一个系统、完整、规范的档案管理机制，不仅能够提升档案管理的规范性和效率，而且能够减少档案管理中存在的偏差，推动档案管理标准化建设。为此，单位有必要健全档案管理机制，明确档案管理的流程、内容、工作职责、工作目标。第一，单位要明确的档案管理中的职责分工，探索形成分工协作的模块化管理以及专业化管理机制。一方面，按照档案种类、档案资源数量对档案人员的职责进行分工，明确人事档案、财会档案、办公文书档案、业务档案等不同类型档案的管理专责。另一方面，明确业务部门在档案资源收集领域的职责，又业务部门相关工作人员整理信息资源后归档至档案管理部门，避免重复劳动问题的产生，节约档案管理中的人力、物力以及财力。第二，单位要立足现阶段档案管理法律法规以及单位实际状况，及时出台相应的规章制度。明确纸质档案以及电子档案的管理标准以及管理规范，统一管理格式。同时，单位可以针对不同类型档案的特点出台不同的规章制度，确保档案管理工作的有序推进。

3.2 深化信息技术与档案管理的深度融合，实现改革创新

新形势下，单位管理者以及档案管理人员要立足于信息化社会的特点，以创新性的思维来开展档案管理工作，实现档案管理模式创新。第一，单位档案管理人员要加强档案管理需求以及档案服务需求调研，根据本单位的需求来加强与档案管理系统服务商的沟通，不断优化档案管理系统的功能，真正提升档案管理的科学化水平。第二，单位档案管理人员要进一步将大数据技术、区块链技术、云计算技术、云储存技术融入将到档案管理与档案服务领域，借鉴其他单位在档案创新领域的经验，实现档案管理升级。第三，单位管理者要进一步重视档案创新工作，投入相应的人力、物力以及财力资源开展档案创新工作，不断为单位档案管理创新提供资源支持。

3.3 提升档案管理人员创新能力

单位人才建设是一项以点带面的工作，是档案创新的重要条件。为此，单位要抓好人才培训工作，从实践层面以及创新层面对档案管理人员进行教育，丰富档案管理人员在实际工作中的经验和技巧。例如，单位可以开展以“档案创新”为主体的教育活动和交流活动，在经验与思想的碰撞中提升档案管理人员的思维广度。

4 结束语

就现阶段办公环境以及社会环境的发展情况来看，档案资源在单位发展中的作用会愈发的突出和明显，单位管理者以及决策者对于档案资源的需求也会发生变化。为了更好地对档案资源进行管理和利用，挖掘潜藏在档案资源内部的价值，发挥档案资源在服务业务工作领域的效用，必须要抓好单位档案资源建设工作。一方面，档案管理人员要树立档案创新意识，立足于现阶段可供利用的信息技术来实现档案管理创新，促进档案管理变革，提升档案管理实效。另一方面，单位要从人力、物力以及财力层面来支持档案创新工作，营造良好的档案管理环境，推动档案管理工作改革创新。

参考文献

[1]赵鑫.网络时代创新档案管理服务模式探究[J].湖北开放职业学院学报，2019，32（18）：20-22.

[2]李广冬.提高档案管理科学化水平的路径探究[J].中外企业家，2019（27）：100.

[3]方爱明.大数据时代档案管理工作的机遇与挑战探究[J].中国管理信息化，2019，22（18）：179-180.