群策群力 共建中交四航院知识管理体系

■ 中交第四航务工程勘察设计院有限公司总工程师 卢永昌

知识管理正在被越来越多的企业所重视和依赖。构建一个量化与质化的知识管理系统，让企业的资讯与知识通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断地回馈到知识系统内，形成永不间断的知识累积，成为企业管理与应用的智慧资本，这有助于企业作出正确的决策，助力企业创造竞争优势和持续竞争优势。

勘察设计行业人才与技术密集，实施知识管理的必要性与重要性尤为凸显。中交第四航务工程勘察设计院有限公司（以下简称“中交四航院”）勇于面对高质量管理与发展的机遇与挑战，结合勘察设计行业特点、公司业务与管理需求，集公司各部门、全体员工力量与智慧，与外部优秀软件公司携手合作，群策群力搭建中交四航院知识管理体系，历时两年，顺利完成咨询和系统上线试用，达到了预期效果。

本文主要从搭建中交四航院知识管理体系的必要性、总体构想以及群策群力的具体做法和经验等方面进行分享，希望为勘察设计行业知识管理建设提供借鉴。

为什么要搭建中交四航院知识系统？

悠久的发展历史

中交四航院成立于1964年，隶属于交通部第四航务工程局，全称为交通部第四航务工程局设计处；1984年从四航局分离，成为隶属于交通部的直属事业单位；1999年响应国家改制政策，转为企业性质单位，隶属于中交设计咨询中心；随后咨询中心并入中国港湾建设集团；2006年中国港湾建设集团和中国路桥建设集团合并改制为中国交通建设股份有限公司，公司同时更名为中交第四航务工程勘察设计院有限公司。

截至2019年，公司已成立55年，跨越半个多世纪，辗转复杂的经历、悠久的历史，大量的知识需要进行积累和沉淀。

多元化、国际化业务发展迅猛

公司传统业务为水运工程项目，随着国家基础建设步伐的加快、市场的变化、内部结构的调整，在改革开放、“一带一路”等大好形势和政策的引领下，公司持续延伸拓展多元化新业务。

公司业务覆盖“海、陆、空、地铁、管道”大交通及城市基础设施工程项目的全生命周期服务：在勘察设计领域，除了传统的水运工程外，还有填海筑岛、建筑设计、市政桥路梁、轨道交通以及机场设计等交通及城市基础设施工程；公司业务覆盖了项目的全生命周期服务，包括项目前期的高端策划、区域规划、项目实施过程的勘察设计和项目管理、项目EPC 总承包以及项目监理等。

公司业务遍及国内外市场：国内市场涉足包括港、澳在内的全国32 个省、自治区、直辖市；国外市场涉足全球100 多个国家。

为了更好地开拓和稳固发展新市场与业务、助力业务与管理走向国际化，公司亟须快速获取各领域新知识。

人员队伍不断发展壮大

从初成立时几十名员工起步的设计处，人员队伍不断壮大，发展至今成为一家拥有1000余在职员工（其中硕士员工占比超过50%）的大型企业，包括国家级勘察设计大师、享受政府特殊津贴专家、教授级高工、高级职称技术人员和各类注册师、国际项目管理专业资质持证人员等技术性、专业性的高水平人才。为此，搭建知识系统，成为了公司人才隐性知识显性化的迫切需要。

知识密集型技术服务商的定位

自成立以来，公司在国内外完成大型工程勘察设计、工程监理、工程管理和总承包项目2000多个，完成了一批具有国际先进水平的勘察设计项目，其中包括30万吨级油码头、40万吨级矿石码头、20万吨级集装箱码头，大型液化石油气（LPG）、液化天然气（LNG）码头储运站和高速公路、公路及桥梁工程。

截至2019年6月，公司先后荣获詹天佑奖、国家金质奖等各类国家级奖项66项，省部级奖项236项；拥有发明专利40项、新型专利80项；主编、参编了54项行业规范以及10部专著；自主研发多项勘察设计软件包，拥有软件著作权27项。

每个项目、每项成果、每份荣誉都积累了大量的知识，具有唯一性与专业性，中交四航院需要搭建自有的知识管理系统，形成自成一体的知识。

追求高质量、高效益的需要

公司自1990年开展质量管理体系认证以来，一直在追求高质量、高效益发展的道路上不断前行。2018年获得了质量管理体系分级认证AAA 证书；连续15年进入中国顶级设计企业60强；连续8年在全国勘察设计行业工程项目管理营业收入排名中进入30强，位列国内水运勘察设计企业第一位；2013年荣获美国ENR 十年评选一次的“中国建筑行业标杆”奖，成为建筑行业的领军企业之一。

知识管理是企业高质量、高效益发展的强大支持，公司将在此基础上更有效地推动各项能力与绩效的提升。

对未来发展与期望的需要

公司对未来发展与期望的战略定位是打造国际一流的交通与城市基础设施领域一站式综合技术服务商。发挥“海陆空”布局优势，集成策划、投资、勘察设计、工程管理、运营等方面资源与能力，为客户提供服务工程项目全生命周期的有效综合解决方案；立足工程项目的全生命周期价值需求，充分发挥策划先导、“设计+管理”主导价值创造理念；以客户价值需求为目标，重构价值创造链，协同内外资源，通过为客户提供值得信赖的服务，树立品牌和创造价值。

通过有效的知识管理，积极探索和参与应用领域建设和价值创造，推进创新与共享，将会有效增强公司实力，实现行业领先和国际先进。

搭建知识系统的构想

知识系统总体建设目标

中交四航院知识系统总体建设目标是持续积累无形资产，提升企业软实力。

知识管理实施路标规划

根据企业知识管理5个级别成熟度，结合知识管理现状，中交四航院制定了实施路标规划：

（1）2018年～ 2019年实现平台搭建、知识复用：搭建知识管理平台，建立中交四航院知识架构框架；通过知识库、导航、检索等应用，实现对已有成果的集中管理、有效复用。

（2）2019年～ 2020年实现内容提升、场景深化：深入经验总结，建设工作清单式标准化指引，提升内容质量；与项目管理系统集成，在业务过程中实时调用和积累知识。

（3）2020年以后逐步实现知识驱动、自动智能：借助大数据、人工智能技术，提取加工知识、数据成为知识图谱、数据模型，驱动和实现自动化及智能化分析及设计。

共建知识系统的过程

中交四航院知识管理体系的搭建过程就是一个共建的过程。此处提到的“共建”主要包括两个方面：一方面是与外部的携手合作，即中交四航院与外部专业团队进行共同建设；另一方面是中交四航院内部全员参与的共同建设。

只有在群策群力共建的基础上，才能充分发挥全员的力量与智慧，才能真正实现平台的亲和力与实用性期望，才能提高效益及不断改进，达成积累知识、广泛分享、有效利用的目的。

共建工作机制、提高参与度，实现群策群力

建立领导作用下有效的管理机制：领导参与决策、指导、支持；任命中交四航院知识总监，成立知识管理委员会；开展软件公司系列培训；实施目标管理等。

建立顺畅立体的沟通机制：实行周例会制度；开展专题研讨会；推广小范围交流；创建灵活便捷的沟通方式。

提升知识管理认知水平

对知识管理的全面认知是全员有效参与的基础。为了解决中交四航院员工对知识管理认知程度的差异问题，公司特别购买了《跟我们做知识管理》等书籍，在内部推广理论学习，同时邀请专业软件公司从知识管理理念、知识管理发展及趋势、勘察设计行业和中交四航院知识管理三个层面进行培训，全面提高员工对知识管理认知水平。

做好知识管理咨询

知识管理咨询是搭建知识系统的前期关键工作，只有咨询体现真正的需求，才能减少系统实施过程中的修改量，实现上线之后内容的完整性和知识性、界面的人性化和亲和度、使用的便捷性和可操作性，真正通过平台系统实现中交四航院知识管理取得成效。

共建系统的合作软件公司派驻专业团队前往中交四航院办公，进行为期一个多月的咨询工作。通过对公司领导层级、各部门的各层级领导、技术骨干、基层技术及管理人员等进行面对面访谈调研（共计89 人）、收敛知识管理系统的原则与方向，初步分析中交四航院知识管理的现状与搭建管理系统的需求与期望，结合访谈结果针对生产部门、职能部门不同的管理和业务要求，由软件公司和知识管理小组共同制定问卷，分别面向生产部门和职能部门发放（共计回收956 份，回收率达90%），同时通过自愿交流与特别邀请面谈等方式，收集了中交四航院现状情况、对知识管理的需求等意见和建议，信息量大而全面，双方相互合作，为切实做好知识管理咨询打下了坚实基础。

知识管理的现状与目标

为了不偏离对勘察设计行业特殊需求的理解、充分发挥知识管理领域与实施平台的优势，更好地使需求在平台系统中得到体现，咨询专家对收集的信息进行了详细记录、分析与统计，并与相关人员进行了多次交流和意见的集中。经过共同努力，从“文档入库备查”、“问题咨询”、“资产提取整理”、“经验总结”、“专业交流及传承”、“检索查找”、“作业标准化及优化”、“产品及技术创新”等多个方面，对中交四航院知识管理的现状进行了分析与总体评价，并提出问题、原因与改进方案，制定了知识管理在近、中、远期在IT 系统建设和管理机制建设两方面的工作目标，进而确定了“首先解决成效显现周期快、实施难度低的问题，再逐步推进解决成效显现周期慢、实施难度高的问题”的工作方案。

知识分类及属性梳理

知识分类及属性梳理是系统的核心内容。知识分类要求确定必要的知识需求及其分类，每一分类包含的子项内容既不能重复也不能缺少；属性梳理则是一项工作量庞大、细致、严谨的工作，需要从使用者的角度明确每项分类与子项的各属性。为了做好这项核心工作，我们足足安排了两个月时间，通过多种形式充分研讨与交流，展现了群策群力的集体智慧。

（1）进行专题培训，以多维度、多方案的实例展示分类对应的需求与效果，指导知识分类及属性的填写。

（2）召开专题研讨会，由工作组及技术总工参加，初步确定原则及方向；研讨内容包括明确哪些是知识，哪些是勘察设计行业、中交四航院的知识，哪些知识需要进入知识管理系统，知识如何分类、获取、搜索、展示，集团管理系统、中交四航院OA 管理系统等多平台与知识管理系统的协调统一，项目库的内容和表现形式，细化到规范标准的归类与划分，便于搜索功能的标签汇编等。

（3）进行各部门内部集中讨论，提供本部门的意见及分类体系梳理成果。

（4）开展小范围交换意见，对相关部门存在的需要协调的问题，与软件公司反复沟通与交换意见，由他们单独进行指导与交流。

经过上述系列工作，软件公司根据调研数据提出的初步知识体系架构，由各部门结合自身的业务管理与专业技术需求，共同确定完整合理的知识体系架构及相应的属性梳理。

项目问题与技术总结

中交四航院作为一个知识密集型的勘察设计企业，在项目实施过程中形成了问题解析、经验总结、技术创新等一系列宝贵的知识，而这些知识基本存在于技术人员大脑或者设计图中，如何将这些隐性知识显性化、进行有序管理，使其能够常态化、长期有效运行，得到充分借鉴与利用，是中交四航院知识管理体系的重要价值体现之一。

我们用两个月的时间，通过两次专题讨论会以及各部门内部讨论的方式，提出了解决方案。第一次专题会议主要就设计、保施工问题解析和经验总结、技术创新输出机制及管理方案等进行了讨论。

经过讨论，与会人员认为公司知识管理工作存在的问题包括：OA 系统分享各专业建设、技术交流、质量剖析等资料存在滞后性；工程总结、问题分析等没有与项目管理相结合，设计、保施工过程中发现的问题没有及时、充分、全面地进行记录；问题出现后的处理过程和方法没有及时、全面地整理共享，后期项目很有可能再出现同类问题；现有的技术总结在工程完工后进行，系统性较好，但及时性差，设计人员很难从长篇的总结报告中识别出所需要的总结经验等资料；目前不要求所有项目都进行总结，而大量项目各个阶段各专业都有创新、亮点或解决了一些技术问题等，没有得到及时的总结。

针对上述问题，并结合多家勘察设计企业的知识管理经验，与会人员提出了改进的方案：除保留典型的工程系统技术总结外，将问题分析和经验总结（技术创新）作为项目实施过程必要环节，纳入流程和项目管理系统，以专业为单元进行收集；针对设计、保施工不同的业务场景，设计分析及总结模板/表单，实现项目过程中即填写的输出；在知识库中设立专门板块/目录，抽取分析总结成果，供后续项目学习参考；对知识库中的分析总结成果，通过分类标签、展现方式等进行设计，方便检索查找和学习阅读。

第一次研讨会确定了改进方案之后，如何实施等细节问题则由各个部门根据自身业务分别确定，综合本部门的意见与成果，提交项目问题与经验总结方案。

第二次专题研讨会则是针对各部门提交的方案进行交流、相互学习与探讨，最终形成三份模板表格，从三个层次开展经验总结，实现固化和传承，每份表格针对性强、填写简便、重点突出，确实能达到获得经验知识的目的。

系统试用及各板块工作推进

为了确保系统平台上线试用的效果和良好的用户体验感，项目团队进行了一些细节处理，其中包括：为了方便登录与利用，将系统入口嵌入综合管理系统；上线前由指定的小范围人员利用3个月时间检验系统的稳定性和丰富系统知识内容；上线试用时，由知识总监及主管部门领导向全院动员和推出试用要求，同时由软件公司进行使用培训，全面介绍系统内容、各类操作等，解答使用人员的问题。

为期一个月的试用数据统计，在标准规范、专业知识及部分内部管理板块取得较好成效，其他的板块内容还不够完善，这些具有强专业性、实用性、利用性的板块，需要逐一推进和合作共建。考虑到知识地图可以为使用者提供清晰简明的流程指引、减少出错率、节省咨询和回复工作量，从而提高工作效率等优势，于是将知识地图作为第一项推进工作来抓。

其具体推进步骤包括：由知识总监主持推进会议，管理小组及各部门知识地图制作人员参会，明确知识地图的必要性和重要性，安排制作计划并提出工作要求；由软件公司进行知识地图制作专题培训，展示各类地图实例，详细培训各类地图对应的制作操作步骤；各部门对本部门常规性强、利用率高、流程相对固定、使用人员较广泛的工作流程进行梳理，推进首批流程按要求制作；完成修改与上传。

第一版知识地图在制作过程，暴露出不少问题，如流程匹配不够、平台系统出错、制作人员操作不当等，经过软件公司技术人员指导和制作人员之间的广泛交流，共同努力、克服困难，现已形成部分知识地图成果，达到了熟练自制和应用知识地图的目的。未来，每项板块的推进，将基本遵循上述工作步骤，通过全员参与建设，实现更好的利用效果。

结语

中交四航院知识体系较为复杂，专业性、技术性强。无论是在搭建系统、积累知识，还是维护系统、利用知识方面，中交四航院的知识管理与全院员工、知识平台设计软件公司密切相关。依托中交四航院全员参与知识管理的认识、规划、实施、推广、使用等，通过与软件公司的通力合作，发挥群策群力、集思广益的集体智慧的力量，搭建出具有中交四航院特色、真正有利用价值的知识管理系统，该系统不仅满足了勘察设计行业与中交四航院知识管理的需求，且操作灵活、界面清晰、稳定可靠，充分发挥了知识管理的实施效果。