改进知识管理 促进转型发展——上勘院知识管理的实践与思考

■ 上海勘察设计研究院（集团）有限公司副总工程师 夏群

上海勘察设计研究院（集团）有限公司（以下简称“上勘院”）是一家以岩土工程为特色、多专业协同发展，为国家基础建设和城市运营管理提供集成技术与特色服务的科技型工程咨询公司，在坚持推进转型发展的道路上，如何改进公司的知识管理成为上勘院必须面对的课题之一。

准确把握知识与知识管理的内涵

知识是一个常用概念，其核心要义是人类对客观世界的认识成果。知识的价值很早就被人们所认识，最著名的要数16 世纪英国哲学家弗朗西斯·培根提出的“知识就是力量”。随着当今社会步入知识经济时代，知识被进一步认为是资源、资本、财富，是无价之宝。知识的价值获得了空前广泛的认同。1996年，经济合作与发展组织（OECD）将知识分为显性知识与隐性知识两大类。近年来，更有学者从载体视角将知识分为三类：储存在人类大脑中的记忆态知识；语言和文字形态的记述态知识；物化在工具中的集成态知识，如半导体集成电路、计算机硬件、软件等，它们既是工具，也是知识载体。记忆态知识不具遗传性，在语言和文字出现并可被广泛记录以后，记述态知识不断积累。工具中的集成态知识是人类知识中唯一准确、可靠的，是积累与传承人类知识的第三种知识形态，伴随了整个人类的进化史。

认识不同的知识分类方式，对于我们准确把握知识与知识管理的本质内涵是十分有益的。知识管理界的权威马尔霍特拉（Malhotra）对知识管理的定义，获得了较为广泛的认可。他指出：“面对日益变化的环境，一个组织必须保持自己的适应能力、生存能力和竞争能力，知识管理就是在这种背景下应运而生的。本质上来讲，知识管理包含了企业追求如下目标的过程：使得信息技术在数据处理与信息处理方面的能力和员工的创造与革新能力能够形成一种良性的互动关系。”然而，无论是在国内还是国外，大部分的知识管理都还未能达到理想状态。如何开展组织的知识管理是一项新课题，众说纷纭、见仁见智。

上勘院知识管理的探索与实践

知识管理首先需要从企业战略入手，从企业战略导向知识战略。我们需要十分清楚地知道如何利用知识实现企业目标，以及用什么手段来进行知识管理。上勘院的自我定位是国内著名的岩土工程勘察设计研究机构，通过联系紧密的知识网络和科研创新，为客户提供高质量的专业技术服务。上勘院的愿景是成为行业内独具特色和影响力的工程咨询公司之一。因此，开展与公司发展战略相匹配、有利于实现企业特定愿景的知识管理，显得十分迫切。

制定实施《知识管理办法》

2018年，上勘院参加工程勘察设计行业质量升级版分级认证试点。公司根据标准要求，公司制定并试行了《知识管理办法》 （以下简称《办法》），对知识的创造、收集、整理、储存、传播和应用的全过程作出规定。《办法》提出知识资产要成为企业核心竞争力的一部分，坚持知识管理与公司的业务过程相融合的原则，倡导员工在工作中创造知识、积累知识、分享知识，并利用信息化手段为员工提供低成本、高效率的学习机会和资源，提高工作效率，服务于公司的生产和管理，促进员工成长和企业发展。

《办法》将公司的知识划分为四类。第一类是企业管理类，主要是指公司战略规划、重要管理文件、重要会议文件和各类公文等；第二类是技术科研类，以工程技术文档、技术标准、论文与专著、科研文档、知识产权、数据库等为主；第三类是经营管理类，泛指市场经营、人力资源、计划财务、文明创建、综合治理、管理体系和风险管理等文档；第四类是荣誉音像类，主要包括荣誉申报材料、荣誉证书及奖牌、企业宣传材料、企业音像资料等。

《办法》还规定了公司知识分类目录中相关知识的入库率不低于90%，提出了每年科研创新成果、案例总结、发表论文、知识产权申请的数量以及员工年均培训学时等指标，并将劳动生产率作为考核知识管理绩效的一项参考指标。

历年开展的知识管理工作

上勘院积10 余年之力，自主开发公司信息管理系统，逐步建立和完善了20 个管理平台和栏目，涵盖公司11 大类共70 多项内部管控流程，集成了公司几乎所有的技术与管理要素和信息，另外对接公司内部的岩土工程勘察地质数据库、外部的期刊文献库、专利检索数据库等。公司逐步积累建立了四大专业数据库：岩土工程勘察地质数据库、轨道交通监护测量数据库、基坑工程天安监测数据库、工程物探地下管线数据库。其中，勘察地质数据库积累了近万份技术资料，通过对历年完成的工程项目成果的电子化储存供全员使用。近年来，数据库的电子借阅量逐年攀升，在公司生产经营中发挥越来越显著的作用。

上勘院创建学习型企业，开展培训、带教和考核。除此之外，上勘院还十分重视营造非正式学习环境，为员工提供各种学习、考察和交流机会，为员工营造适于聚集、休息以及闲聊的场所，如读书角、茶座、咖吧和小型会议室等，鼓励员工跨部门交流，开展工作总结与反思，做好个人知识管理。

积极开展知识产权工作

在低水平、同质化竞争日益激烈的市场形势下，对于传统的勘察设计企业来说，未来市场出路何在？上勘院认为，须致力于自主创新，加强知识产权的保护和应用，走“专、特、精”的企业转型发展之路，不断提升市场核心竞争力。近10年来，公司将企业专利战略列为公司的一项重要工作。2015年6月，公司荣获上海市专利试点企业称号；2018年试点项目通过验收，同年申请并获得了上海市专利示范企业称号。截至2019年6月，公司累计授权专利200 余项、软件著作权30 多项，并持续推进实施转化工作，一大批专有技术在工程项目中得到较好应用。2019年5月，在第三十一届上海市优秀发明选拔赛中，公司有3 项优秀发明分获专利金、银、铜奖。这些工作彰显了公司在知识创造和技术实施转化方面取得的成效。

质量管理分级认证试点以来知识管理的最新进展

按照质量管理体系的要求，着力推进公司知识管理。首先，面向集团公司开展知识需求问卷调查，共收到有效问卷430份，其中，技术族298份、行政族132份，藉此了解员工的知识需求。其次，根据调查问卷汇总的需求，修改形成了公司新版知识导图，按前台展示和后台操作相分离的原则对文件实行权限管理。再次，由点及面开展知识管理相关工作，包括对公司内员工培训活动实施信息化管理，以此积累培训课件库；开发“工程创优”平台，实现公司优秀工程网上申报评选，同步形成案例总结；开发“论文/专著”申报、查询平台，逐年积累公司员工发表的论文和专著；持续优化“软件版本管理”平台，及时更新公司各类工程软件清单；开发“标准规范”平台，建立常用标准规范分类清单供技术团队查询；分类管理各类荣誉，通过荣誉申报网上审批流程，将申报材料纳入知识库；在内网原有按主题词搜索文档的基础上，增加全文检索功能，为员工查询各类信息、知识提供更加便捷的途径。近期，公司还深化学习型企业的创建，成立了“上勘学院”，构建了员工线上学习平台；面向大数据及人工智能时代，开展了知识图谱技术调研，了解科技前沿动态。

上勘院知识管理的体会与思考

知识管理存在的不足和难点

作为一项新的管理课题，上勘院的知识管理仍处于探索之中，存在许多不足之处。从自上而下的角度来看，需要不断完善顶层设计，强化规划指导；从自下而上的角度来看，不同部门、不同岗位的人员在认识上还存在较大的差距，需要在具体工作中创新知识管理方式，提高可操作性和有效性。我们感到，知识管理中主要还存在以下一些难点：面向全员收集、储存、共享知识是一个难点；员工主动性不足，还未以共建共享者角色参与进来，认为知识管理是管理者的事情；知识传播分享中如何平衡既要传播又要保密的问题。绩效是知识管理的试金石，但如何定量评价知识管理绩效又是另一个难点。

知识管理需要克服的误区

目前，上勘院的知识管理远未达到理想的状态，主要是因为我们在知识管理中经常会不自觉地走入以下误区：误区一是认为信息就是知识。这种认识是片面的。知识表现在信息与信息的联系上，其价值与人们使用信息实现预定目标的能力和经验有关。知识只有在被合适的人、在合适的时间和合适的场景条件下使用，才能发挥作用；误区二是认为知识管理就是建立文档。这种认识是不全面的。知识管理如果不能与公司业务过程相融合，建立的可能只是一个“文档仓库”，由于游离于业务之外，知识管理系统很容易失败；误区三是认为个人只是知识管理系统的使用者。通常，员工不仅仅是用户，也是组织内知识管理系统的贡献者，需要树立“人人为我、我为人人”的共建共享思想；误区四是认为大量的知识是显性的。实际上，一个组织的隐性知识是显性知识的好几倍。隐性知识不容忽视，其中一部分可以转化成显性知识，一部分总是难以获取，但是可通过一定的方式得到传授。显然，在知识管理方面，单一手段不能解决所有的问题；误区五是认为隐性知识无法管理。我们必须清楚，隐性知识可以通过某种机制进行管理，但与显性知识相比，管理的方式和程度会有很大差异，如通过师徒传承的方式，可将一部分隐性知识得到传承。

认识上的再提高

知识包括信息、智能、经验等，是技术及技术应用的基础，是通过经验、观察和推论而得到的，是一种无形资源。对企业来说，只有技术及技术应用（包括管理技术）能够实现市场价值，也就是说，知识只有转化为现实生产力，才会有价值。企业需要培育和获取知识，将其整合到组织中，并在企业内快速传播以增强创造价值的能力，才会获得竞争优势。企业员工之间的知识共享，对于其中任何一个人而言，价值不会减少，恰恰相反会通过分享使知识得到更充分的利用，并有机会创造出更多的知识，提高经营业绩。知识管理需要与企业业务过程、与信息化高度融合，这是发挥知识管理效能的关键所在。

结语

综上所述，所谓的知识管理的客体绝不仅仅是知识。在知识管理中必须将人作为一个必不可少的要素加以管理。因为知识，一开始是隐性的，继而才转化成显性的。知识只有在从隐性到显性、再从显性到隐性的螺旋式上升的往复循环中，才能创造出新的价值。我们所能够做的是管理创造、发现、获得、提炼、传播、共享、适应、修改和应用知识的环境，使员工个体的知识成为组织的知识，并被应用于实现企业目标，成就共同的事业。