制造企业内控管理制度的建立与完善分析
2019-11-29尹雪芳
尹雪芳
(广东亨通光电科技有限公司,广东 东莞 523808)
建立健全的企业内部控制体系,使得企业在激烈的市场竞争环境下更具竞争力和影响力,稳健经营的发展模式,促进企业内部资源调配,合理规划各项经营活动,资源进一步得到优化,降低不必要的损失,从而保障所有者权益。企业按内控管理的流程操作、标准化、固化在日常运营工作中,严格按内控制度执行,对内控设计与运行监督、考核,整体实力和工作效率得到改善,提升企业管理,经济增加值最大化。
一、企业内部控制制度存在的主要问题
(一)组织架构设置及管理职权存在缺陷
企业没有完善的组织架构,职责不清,出现职能重叠或空白,引起有些事情没人做,有的事情很多人做,沟通不畅,执行力差,增加沟通成本、效率降低。企业虽然已建立企业组织架构,但是,当日常工作职责发生变化时,相关管理制度没有及时进行更新,引起管理制度存在与实际不符,没有很好地发挥作用。
(二)内控体系不健全,缺乏内部控制监督
制造企业都普遍存在内部控制体系不健全,流程缺陷、管理制度缺失、且缺乏内部控制审计。企业风险管理意识不强,管理人员能力薄弱,责任心不强,由于没有完善的内控体系,授权管理、流程图设计,有制度但没有和企业内部日常管理相结合,又或者存在两套不同制度、流程运行的问题,种种内部控制缺陷导致没有及时发现企业风险;企业内控制度与流程是对实际业务操作的指导与约束,由于实际业务发生变动而未能及时修改、完善的内控制度流程未能发挥其该有的控制作用,易造成企业违反国家法律法规行为,企业经济效益严重损失。企业缺乏对内部控制设计与运行的有效性进行监督、评价,没能定期或不定期进行内部评价工作,或是对一般缺陷和重大缺陷没能及时整改、修正流程与制度,导致企业风险无法及时规避和对风险做出应对措施。这些问题反映企业内部控制存在缺陷,企业风险意识低,企业在经营管理中应引起高度重视,完善内部控制体系。
(三)企业业务层面管理缺陷
企业业务层面管理不规范,例如:企业采购业务环节单据之间钩稽关系不足,原辅材料申购计划性不强;企业销售管理制度及流程,存在缺失客户开发、报价管理、客户资信管理、订单合同管理、应收款管理、回单管理等方面管理办法或制度;企业评定相关指标缺少必要的证据,出现评估相关的经营规模、经营状况、管理状况、关联交易和风险表露等指标存在很大的主观性,没有相关的证据支撑。企业无法真实的了解情况,同时也无法对指标提出建议。企业财务管理制度及流程,缺失财务会计核算及日常财务管理涉及方面管理制度。如:空白票据管理保管存不相容职务:支票等空白票据由出纳保管并使用,使用人与保管人未分离;仓库物资管理:存在领料单、外购入库单,保管员、领料人、审批人签字为同一人字迹。外购入库单制单人与审核人为同一人等等。可能导致单据审核失效,无法及时发现错弊;工程项目流程梳理,企业在招标、过程管控、验收、付款等方面管理办法或制度缺陷,招标文件中对施工单位资质约束不足招标文件中对投标单位资质的要求不够明确,可能造成无资质或资质不合格的单位中标,影响工程质量;施工材料检验不够严谨,施工材料的品牌、规格等直接影响了工程整体的结算价格、质量,有效的材料检验程序能防范施工单位欺诈风险。
(四)信息化管理薄弱
企业资源管理通过传统的手工管理或是对信息化系统不重视,导致业务关键控制点缺失控制,缺乏信息化系统对企业资源进行管理,信息管理系统管理存在缺陷。如:系统账号权限问题:离职账号未及时禁用;长期无登陆记录的账号未清理;异动员工原岗位权限未及时收回;权限分配存在将不相容职责未分离或者分配冗余权限的情况;系统管理员既具有系统管理又有应用操作的权限;密码设置方面系统中未设置密码策略,无密码复杂度控制,系统中用户密码设置大多较为简单,部分用户直接使用初始密码;数据管理方面:系统中存在数据录入不准确、不及时或遗漏录入的情况,差异数据调整流程不规范;系统中的明显异常数据长时间无人处理,如投入产出异常等。
二、制造企业成本内控管理的优化对策和建议
(一)完善组织治理机构及授权体系
内部控制是由企业高层管理员、中层管理员、基层员工等全体人员共同参与、执行的,围绕经营发展中各项经营业绩指标开展工作并执行落实进行过程管控。企业应完善内部控制组织架构设计,优化组织架构设置及完善职权划分,职能部门职责明确、建立授权审批体系,杜绝不相容岗位由一人担当情形。企业应当制定组织架构图、业务流程图、岗位说明书和权限指引等内部管理制度,对员工进行内控流程、制度学习,使得每位员工了解和掌握组织架构设计及权责分配情况,正确履行职责。
(二)建立控制体系及审计机制
建立健全的内部控制体系及审计机制,规范企业制度体系编制、修订及后续管理,使企业制度规范化、体系化。企业高层管理员高度重视内控体系的建设工作,将内控体系文件与管理制度流程进行融合,实行一套制度进行管理,将内控融合到日常管理实际中,指导和规范企业日常管理工作,提升管理效率及效益。根据相关法律法规,完善内部控制设计,制定内部控制审计实施办法。如:绩效审计实施办法,经济责任审计实施办法、内部审计质量控制管理办法、研发费用审计实施办法、关于建设工程类招标文件及相关合同拟定注意事项的指导意见、工程项目监理单位委托管理办法、基建工程审计操作指引、工程审核管理办法、工程造价咨询单位考核管理办法、内部审计专家库管理制度、生产循环审计共性问题的指导意见等。企业重视实施独立监督的有效性,管理层的内部控制自我评估的有效性。企业审计监察部根据制度要求及内部管理的需要,确定内部控制审计项目,列入年度审计工作计划。企业审计监察部应在实施内部控制审计前一日向被审计单位送达审计通知书,经过批准又或者直接持审计通知书实施审计。
(三)完善内部控制业务层面流程设计、内控制度
企业针对业务流程进行内控现状的调研,基于调研结果整理并汇总内控缺陷,并有针对性地提出了整改建议,将缺陷整改落实各责任主体,确保内控缺陷能得到落实环节。企业完善业务层面的流程、建立制度流程定期修改、完善机制,特别是对于业务职能发生改变而导致企业实际的业务操作与审批流程发生变动的,企业应及时对内控流程进行修改、完善,以提高内控流程对业务的适用性与指导性。企业加强风险点识别与管理,形成事前事中事后的全周期管理与控制,企业对于财务风险应建立应急处置机制与制度,对于发现的问题有效处理,最大限度减少制造企业损失。如:支票等空白票据应由会计员保管,出纳领取并办理相关业务;会计每月应检查系统账务情况,对存在的差异或需调整事项的会计科目,对其进行调查,取得确凿依据后报财务负责人审核,并按公司审批权限的相关规定,进行相应处理。梳理业务环节中的不相容职务,梳理系统中各级人员权限,确保在业务执行过程中审核、审批实质有效。资产管理流程梳理工程项目确需要施工资质的,在招标文件中需明确投标单位资质类型、资质等级等,并利用政府平台或专业网站认证核实资质信息,无资质或资质不符合要求的,不得参与招标。根据施工单位投标文件、施工合同等,加强对施工过程中所需物资的管控,建立有效的查验、检测程序,并将过程记录以存档备查。
(四)完善信息系统管控,提升信息系统使用效果
信息化管理应涵盖企业所有资源管理,从资源管理信息化、办公室信息化管理,企业的信息化建设能促使企业办事程序和管理程序更加合理,从而有助于增强企业的快速反应能力,能进一步促进企业资源的合理运用,提升企业整体管理水平。企业制定或完善信息系统账号权限(包括一般用户及管理员用户)管理相关的规章制度,明确账号创建、冻结、清理,权限分配及调整相关的内容;企业加强用户的信息安全意识宣贯,妥善设置、保管系统密码,尽量通过系统配置密码策略。企业加强系统中源数据录入的管理,确保及时、准确录入数据,加强对系统中数据的审核,并关注系统中的异常数据,及时分析异常原因并规范处理。企业持续推进信息系统的优化调整,提升信息系统的使用效率和用户满意度,提升信息系统的使用效果。