企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

黄小丽

（海口经济学院，海南 五指山 572200）

人力资源管理的系统管理是知识管理的核心，而人事档案管理是人力资源管理的关键环节。随着企业人力资源管理的不断发展与创新，认识档案的管理也随之更新。随着网络信息技术的发展，传统的人事档案管理制度流程复杂，容易丢失和错漏数据，已经不能适应企业的发展。现代企业制度的建立对人事档案管理工作提出了更高的要求，改革人事档案管理工作成为必然。

一、人事档案管理对人力资源管理的重要性

（一）能给人力资源管理提供可靠真实的数据和信息

企业能够通过整理和分析人事档案，了解员工以往的工作经验和经历。以此为基础分析出员工现在的工作能力，并对未来的发展潜力进行预测。人事档案通过为企业的人力资源提供员工信息，提高人力资源管理工作效率，简化人力资源管理的步骤。企业可以在人事档案信息记录的基础上，根据员工的个人优势进行工作安排，充分发挥员工能力，以免流失企业人才。总之，在人力资源管理中，高水平的人事档案管理具有重大作用。

（二）有利于人力资源管理的合理配置

企业各部门可以通过人事档案提供的有效信息进行信息共享。准确而具有时效性的信息在企业、部门、员工之间合理有序移动，合理配置企业资源，避免人才流失或者人才过剩，提高企业用人效率。

（三）有利于更准确地预测人力资源的需求

通过整理分析人事档案，可以了解到企业的用人需求。企业根据人事档案提供的真实有效的数据和信息制定人力资源计划，为企业未来的发展选拔和培训人才。

二、我国企业人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案材料片面，缺乏真实性

很多人事档案资料以赞扬为主而对过失绝口不提，使企业无法综合分析人力资源状况。数据作假严重，甚至出现个人记载前后不一的情况，对人力资源管理工作造成不利影响。

（二）企业档案管理机制不够灵活

在激烈的市场竞争下，企业的用人机制千变万化，然而，企业档案管理机制仍然呆板僵化与企业的灵活的人才机制不相匹配。企业通过合同协议等方式约束员工，人事档案只起参考作用。在招聘时，企业重视员工的个人能力，而对员工的过往工作经历了解不足。在激烈的人才竞争中，很多人为了更高的薪酬或者个人兴趣选择跳槽。然而，当协议签订后回原单位取回人事档案时发现档案被扣留，致使死档弃档、人质档案、虚假档案现象层出不穷。另外，过快的企业人才流动使企业将常处于人才短缺的情况下，使人事档案管理处于“被管理者市场”，造成企业人力资源管理机制无法充分发挥其管理和服务职能。

（三）企业人事档案的管理方法较为落后

信息技术在各个领域的广泛应用，给人们的工作和生活带来了很多便利。然而，很多企业和部门仍然手工填写档案袋资料，速度慢，容易出错。有的企业只是使用计算机简单的整理人事档案，对计算机利用率低。落后的企业人事档案管理方法，效率低下，不能适应现代企业的发展，给人力资源管理带来不利影响。

三、对人事档案管理工作的建议

（一）改革创新现有的档案管理制度

很多企业人事档案管理存在管理资金不足、管理人员短缺、设备落后等问题，企业要完善管理体制，建立现代化的信息管理系统，运用网络信息技术系统的整理，科学开发、利用人事档案，进行集中管理，以推动人力资源管理工作高效运行。另外，企业可以建立人事档案信息数据库，确保信息的真实性、时效性和全面性并储存在数据库中。在招聘时，企业可以在数据库中直接查询、检索、分析、统计生成各种企业所需的名册和表格，充分发挥人事档案的作用，提高人力资源管理工作的质量和效率。

（二）加强人事档案的真实性

人事档案管理人员要遵循实事求是的原则做好人事档案信息的手机工作，收集完成后要进行核对，避免前后矛盾。其次。在全民范围内普及档案法规，提高公民的档案合法意识，任何档案调动和使用都必须符合规定程序和制度。此外，鉴于无处不在“虚假档案”等违法现象，政府要及时修改和完善档案法，加大执法力度，对违法行为给予严惩，维护正常的社会秩序。最后，企业要做好档案信息的鉴定及监督工作，严格把关档案信息来源，保证信息真实可靠，避免为企业正常运行和发展带来比必要的隐患。

（三）提高人事档案管理工作人员的专业素养

作为档案工作的主体，档案工作人员的科学文化素质，业务素质和职业道德素养是提高人事档案工质量的关键，人事档案管理的工作人员必须具备较的职业道德素素质，自觉抵制社会不良风气，有较强的企业责任感。熟练掌握网络信息技术，加强专业素养，提高人事档案管理能力。要树立高效、快捷、优质服务的管理理念，能对管理体制长信提出自己的建议。加强与各部门的沟通协作，进行信息交换和共享，为企业人力资源管理提供优质信息，促进企业各个环节健康有序运行。

四、结束语

人事档案在企业人力资源管理中不可或缺，它为企业选拔人才提供第一手资料。保证人事档案信息的真实性、及时性和全面性是提高企业人力资源管理水平的关键。互联网技术的发展对我国企业人事档案管理工作提出了新的要求。企业要改革创新现有的档案管理制度，充分利用网络信息技术提高人力资源管理工作的质量和效率。政府普及档案法知识，严格管理“虚假档案”等违法现象。加强员工培训，不断提高人事档案管理工作人员的业务素质、科学文化素养和职业道德素养，推动企业可持续发展。