事业单位档案管理中存在的问题及对策

谢迎杰

（秦皇岛市北戴河区人力资源和社会保障局，河北 秦皇岛 066100）

当前，伴随着经济的不断发展以及人员的缺乏，合理的对档案进行管理是必然运行要求，基于此，对于事业单位来讲，需要从根本上了解到档案管理工作的作用，在之前原有的档案管理过程中加以改进，全面分析档案管理期间存在的不足之处，根据实际情况制定出完善的对策，从而提升档案管理工作效率，促使事业单位档案管理工作有效开展。

一、事业单位档案管理期间存在的相关问题

（一）没有加大对档案管理工作的重视力度

在事业单位运行期间，其对于档案管理工作的关注度较低，大体上表现在以下几方面：

1、相关人员对于档案管理工作的重视程度较低，简单地认为档案管理工作只是整理和抄写文字，该项工作根本不会产生相应的经济效益，受此种理念的影响，大多数人员均不会将关注度放在档案管理中，如此一来，就影响了事业单位档案管理水平的提高。

2、事业单位保管档案措施不完善，在档案管理工作中，档案保存特别重要，一旦损坏产生的损失是非常大的。

3、没有定期对档案进行整理和更新；档案管理有着很大的复杂性，产生这一现象的主要原因是因为没有定期对档案进行整理和更新，在管理期间毫无规律可言随意放置，后期想找的时候确又无从找起，这从一定程度上消耗了工作的时间。

（二）档案管理工作体系不够健全

在现有的档案管理工作开展期间，没有根据实际情况制定健全的档案管理体系，有的时候，是为了应付上级检查而制定相关的体系，进而使得体系趋于形式化，并没有产生实质性的效果，进而就导致档案管理期间存在着诸多的问题。首先，档案管理人员自身的专业性能力较低，知识掌握不全面，在工作期间没有将档案全部进行归档处理，使得档案管理效率随之下降。另外，有的人员工作态度不积极，没有完成相关的工作，工作态度较为敷衍，致使档案整理期间有着诸多的误差。

（三）档案管理信息化程度有待进一步提升

现阶段，各个领域均是使用信息化技术进行工作的，针对于事业单位中的档案管理工作而言，应用信息化技术是很有必要的。从当前情况来看，大多数事业单位均明确了解到了信息化档案管理方式产生的作用，逐渐将信息化技术应用到了档案管理环节中，这样一来，既为档案信息查询提供了便利，同时还减少了成本输出，不过，档案管理信息化程度还存在着较低的现象，大多数档案管理人员仅仅是将档案信息记录到计算机数据中，而不是规范性和高效率的应用档案材料，受此种现象的影响，使得档案管理水平下降，事业单位难以稳定开展。

二、强化事业单位档案管理工作的基本对策

针对于以上事业单位管理工作期间存在的相关问题，事业单位必须加大对其的分析和解决力度，从不同角度入手进行详细的探究，制定出相关的完善对策。

（一）加强对档案管理工作的重视力度

当前，加强对档案管理工作重视程度的关键在于转变事业单位人员的自身理念，树立正确的档案管理意识。

1、对于事业单位来讲，需要将档案管理工作放在首位，做好该项工作的各个环节，大力激发档案管理人员自身的积极性，提升信息收集和管理能力。

2、事业单位需要做好档案保密工作，派遣专业人员来管理档案，制定相关的保密协议，禁止和该项工作无关联的人员进入档案室翻阅档案，并且还需要将加固措施落实于工作中，以此防止档案发生泄漏现象。

3、要想增加工作人员对于档案管理工作的关注度，事业单位还需要根据实际情况来制定健全的考核体系，将人员潜力激发出来，在规范人员行为的基础上促使档案管理工作朝着规范性的方向发展。

（二）加大对档案管理体系的健全力度

要想提高档案管理工作的效果，事业单位应当加大对档案管理体系的健全力度。首先，根据事业单位对于管理工作提出的要求对相关的管理制度进行健全。其次，将监督效果有效的体现出来，在落实档案管理制度的基础上进行监督和管理。最后，强化各个部门和档案管理部门之间的沟通以及交流，使得档案管理工作高效率开展。

（三）做好档案管理的信息化建设工作

当前阶段，做好档案管理信息化建设工作是很有必要的，其可以加快档案管理工作的运行进程。1、使用计算机技术来制定规范的档案管理系统，提升档案的规范性和系统性，遵循不同的标准要求对档案进行分类整理，以此提升信息的管理和利用效率。2、事业单位需要做好资金调整工作，加大对资金投入力度，定期对档案管理人员进行培训，提升人员计算机操作能力。

（四）对档案管理中的硬件设施加以维护

在档案管理期间，需要做好档案管理工作设备的更新和改进工作，以此加快档案管理工作的运行进程。对于档案管理工作来讲，能够借助电子信息技术构建专业的档案数据库，这样的话，可以为档案归档管理工作的开展提供诸多的便利。再者，可以将事业单位的数据库和网络相互连接到一起，以此便于审核人员查询想要的档案信息。最后，做好档案管理期间硬件设施的维护工作，可以在合理分配人员的基础上推动档案管理工作良好开展。

（五）明确了解档案交接期间的工作内容

事业单位必须对档案交接期间的工作内容加以确定，一旦档案管理人员受不同因素的影响而辞职的话，当递交辞职申请之后，管理档案的人员必须在离职之前找寻能够接手的人员，将管理中的问题和要点进行交接处理，而且还需要留下联系方式，这样是为了在档案管理后期出现问题之后便于解决和询问，以免发生管理漏洞。

三、结语

档案管理工作是事业单位中的主要环节，在事业单位不断发展的背景下，档案管理工作逐渐朝着良好的趋势迈进。不过从实际发展情况来看，还存在着诸多的问题，其中表现为信息化程度不高以及体系不完善等方面上，针对于此种现象，事业单位必须加大重视力度，优化自身理念，加大资金和技术等方面的投入，定期对人员进行培训，在确定档案交接内容的基础上提升档案管理水平，确保事业单位稳定运行。