大数据时代档案管理初探

段康莉

（重庆旗能电铝有限公司，重庆 401420）

一、大数据时代下档案管理的变化

（一）档案管理由封闭走向开放

传统的档案管理工作主要在封闭的档案馆开展，主要载体为纸质档案，所以说传统的档案管理工作具有很强的封闭性。随着信息技术的不断进步与发展，档案管理部门的信息资源种类逐渐多样，新增网络型资源以及数据库等虚拟信息资源。同时《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布实施，以往封闭的档案管理工作逐渐走向开放。

（二）档案管理工作从静态转向动态

在以往的档案管理工作中，主要是业务部门将各种形式的档案流转到档案管理部门。之后档案管理部门对这些资料进行整理和录入。在这种模式下档案信息资源缺乏共享性和整合度相对静态。应用大数据技术后，档案管理工作中涉及的数据信息等在交换整合分析过程中打破了时间与空间的限制，提升了信息的集成度，优化了信息管理的结构。并且使档案信息流与要素流在各个不同机构档案与各个数据库之间动态转变。

（三）档案管理工作从网络化向数据化转变

档案网络化主要是指档案管理工作局限于档案所属的部门，具有行业范围限制。在这种情况下，档案管理工作机制为：定人、定岗、定责。这种工作机制存在一定的缺陷，集成度低，工作效率不高。而大数据技术在档案管理工作中应用之后，档案管理工作呈现出数字化的特点，各个不同部门的档案与各个不同行业的档案资源能够实现自由流动，并且在档案管理工作中能够随时对这些数据资料进行移动式收集，最终实现数据利用一体化。

二、大数据时代下档案管理工作存在的问题（以人社档案为例）

（一）人社档案基础设施建设需要进一步提高

在人设档案管理工作中硬件设施非常重要，直接影响着档案管理工作的效率与水平。现阶段部分基层社保单位在档案管理工作中依然采用传统的手工记录方式开展工作。而大数据技术的应用离不开硬件的支持，所以要重视基层基础设施的配置。

（二）人社档案管理制度不完善

我国社保业务开展较晚目前社保相关的法律法规还不完善。虽然相继颁布过一些相关法律法规，但是针对档案管理方面的法规很少。这就导致人社档案管理工作缺乏制度保障。另外，相关单位不重视社保档案管理工作，多疑相关制度一直不完善，缺乏健全的监督机制。这样会严重影响人社档案管理工作的可持续发展。

（三）人社档案管理工作人员综合能力有待提升

在人社档案管理工作中工作人员为主体，相关工作人员的工作能力直接影响着管理工作的整体水平。但是现阶段人社档案管理工作缺乏专业的工作人员，大部分工作人员缺乏档案管理专业知识。更明显的一个问题是，相关工作人员的信息处理能力较低，这就无法实现大数据技术在管理工作中的应用。

三、大数据时代下提升档案管理水平的措施

（一）提升对档案管理工作的重视度

不论在什么时候想要提升档案管理水平都需要先树立档案意识，重视档案管理工作。档案管理相关单位必须要认识到档案管理工作的重要性与必要性。同时要认识到大数据技术在档案管理工作中应用的意义，要将档案管理工作纳入重点工作范围。

（二）不断完善档案管理制度

在档案管理工作中制度的建设和完善十分重要，提升档案管理工作规范性的前提。所以各单位/企业要结合大数据时代下对档案管理工作提出的新要求，结合实际的档案管理工作对现有管理制度进行梳理和完善。同时要针对数字化档案管理工作建立个性化制度规范，从而为档案管理工作人员提供制度规范。除此之外，还可以建立档案工作人员考核机制和相应的激励机制，以此提升档案管理工作人员的工作积极性与创造性。

（三）档案信息化建设

在大数据时代下传统纸质档案的管理方式必然要做出一些改变，相关部门要加快电子档案的转换进程。可以寻求第三方专业机构的帮助实现纸质档案向电子档案的转换，从而实现档案的数字化。并且利用计算机网络技术对电子档案进行分类，编码以及归档。此外，还要采取有效措施不断促进纸质档案与电子档案管理服务的一体化进程。可以利用大数据技术建立档案资源数据库，实现各个部门之间档案数据的共享。这样不仅能够提升档案管理工作水平，还能够充分发挥档案的大数据价值。

（四）提升档案管理人员的综合水平

单位/企业要重视档案管理的人才培养，可以根据实际情况引进专业人才。同时要重视现有档案管理工作人员的培养，定期组织培训让相关工作人员参加。加强大数据技术的普及与培训，提升档案管理工作人员信息处理能力。从而打造一支高水平的档案管理人才队伍，提升档案管理工作水平。

四、结束语

综上所述，有关部门必须要做好档案管理工作。大数据时代背景下，网络信息技术对各个行业影响深远，档案管理工作也需要不断进步，以此达到大数据时代对档案管理工作提出的新要求。本文首先对大数据时代下档案管理工作的特点进行了说明；其次分析了以人社档案为例，在档案管理工作中存在的问题，最后提出了有效措施。希望通过以上分析能够有效提升档案管理工作水平。