高水平大学创建中档案服务与协同创新分析

2019-11-25佳木斯大学档案馆张岩刘昆鹏于兴成

办公室业务 2019年23期

文/佳木斯大学档案馆张岩刘昆鹏于兴成

档案是党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。高校档案工作是高校重要的基础性工作，记录了高校办学、建设、改革和发展的奋斗历程。

一、档案利用服务在教育教学中的贡献

（一）档案服务在历次评估中的贡献。高校档案是高校从事人才培养、科学研究、服务社会、文化传承创新、国际交流合作、党政管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同形式的历史记录。它不仅是高校工作情况的真实记录，而且是改进高校工作的重要借鉴，在教学评估工作中起着举足轻重的作用。评估工作结束后，档案馆积极做好相关档案材料的接收入馆工作，为学校积累了宝贵的档案信息资源。

（二）档案服务在学科申报、学位点申报中的贡献。档案是教学、科研、管理事业发展进程的历史记录，汇集了教学、科研、管理人员在教学、科研、管理工作中形成的宝贵理论、方法和技能，是凝结着广大教职工的巨大心血、汗水和智慧的成果宝库，它给广大教职工提供丰富的、有价值的情报信息，为申报成果、确定课题方向的人员提供借鉴，为学科申报和学位点申报提供了有力的佐证。在我校学科和学位点申报过程中，档案馆针对性的提供馆藏资源，协助梳理相关脉络，为申报工作提供翔实、系统的材料。

（三）档案服务在社会服务中的贡献。1.毕业证书遗失是校友碰到的一大问题,在证书补办过程中，学历档案发挥着非常重要的作用。校友需要凭有效证件，至档案馆调取相关的录取和毕业材料，来验证学历的合法性，凭这些材料才能补办到毕业证明书。对于一些积分入户的地区，要对申请人进行相关的学历认证，尤其是2001之前毕业的校友，由于学信网信息不完整，都必须要档案馆出具证明材料。截至目前，档案馆共为近万名校友提供了相关材料，并且在服务过程中尽量简化手续，针对特殊的情况还提供邮寄材料服务，尽可能地为校友排忧解难。2.对于申请出国的校友,申请的学校需要提供中英文成绩单，而有的高校只能从系统中生成中文成绩单。针对这一难题,某些档案馆推出了成绩翻译服务，利用节假日和午休时间进行人工翻译，一方面免于校友在学校和公证处间来回奔波，另一方面避免在翻译过程中弄虚作假，维护了学校信誉，让校友感受到了母校的温暖。3.在人事档案“三龄两历”核查中，有很多校友的档案材料发现了缺失，这将严重影响到校友个人的晋升、退休等各个方面。校友们纷纷求助于档案馆，希望可以查找到原始材料，或提供复制件，或提供相关证明。档案馆首先从学生档案的传递痕迹中查找，为部分校友追查出原始档案的去向。对于原始档案已经流出，并发生丢失的，档案馆对馆藏中的录取名册、毕业名册、成绩单和派遣证等档案进行查询，为校友提供了有力的证明材料。

（四）档案服务在人才培养中的贡献。档案馆一方面围绕高校育人的中心工作展开，为高校育人提供辅助保障，另一方面又与高等教育紧密结合，直接发挥着一定的教育育人功能。《高等学校档案管理办法》明确了档案馆是保存和提供学校档案的专门机构，其无论是从馆藏资源、管理方法，还是从信息利用方面，都与资政育人密不可分。1.诚信教育是德育的潜在影响。在档案利用中，时常会碰到毕业生篡改学历、修改成绩等现象，这种情况一方面会对学生自身产生不利后果，另一方面也会对学校的声誉造成损害。档案馆经常利用这些事例来教育前来利用档案的学生和身边的学生，对前来调取成绩单以出国的学生，提醒他们，不能在翻译过程中删除低分课程，来达到提高绩点的目的，告知他们，档案的任何修改都会被查出，不仅影响当前自身，还会影响将来个人发展，还会影响学校声誉。2.课程教育是智育的直接体现。据统计，很多档案馆在人文社会科学学院汉语言文学专业开设了《文书学》课程。由档案馆的副研究馆员讲授，课程立足于秘书学实际，主要讲授了文书、档案现象以及文书档案工作的规律，重点解决了如何实现科学的文档管理的问题，以更好地服务于各级各类组织。在课程教学的同时，档案馆还提供了实验实训的场地，让学生近距离感受各类档案，学习各类档案的管理流程和工作方法，并且在掌握档案管理的技能的基础上，学会检索信息和管理信息。档案馆还在毕业生就业指导、毕业班班主任培训中，讲授学生档案相关知识，从学生档案的材料范围，到学生档案的管理流程、传递方向及方式，以及毕业档案传递的注意事项，都进行了一一讲解，不仅解除了毕业生的疑惑，强化了档案意识，更重要的是提醒毕业生关注档案流向，保护自身权益不受损害。

二、档案馆应采取的措施

（一）提供新的教育形式。档案馆以校史馆为阵地开展德育教育，取得了很不错的成果，校史馆作为爱国爱校教育基地，通过普及校情校史，激发了师生们的自豪感。档案馆以课堂教育为新的教育形式，在《文书学》教学中，让学生了解档案，了解档案管理流程和方法，不仅增长了学生的知识，还拓宽了学生的就业面。档案馆以其他培训为辅助，在就业指导和班主任培训中，介绍学生档案相关知识，为师生解惑，为毕业生排忧。

（二）提供新的服务内容。档案馆的服务内容一直在不断增加,首先是档案门类不断增加，顺应大档案管理的理念，集中保管了学生档案，在省内近百所高校中，仅有为数不多的几家。其次是档案利用不断升华，从单纯提供档案材料，到形成编研成果，再到举办档案展览，档案的内涵得到不断开发。最后是归档范围不断丰富，针对学校机构的变化、事业的发展，不断修订档案归档范围，力求使档案材料准确记录学校的发展历程。

（三）提供新的服务方式。档案馆的服务方式也在不断发生变化，从传统的等待用户上门查档，到主动提供编研材料，再到异地邮寄档案材料，再到远程调阅档案。首先服务理念不断创新，真正为用户所想，在保证档案安全的前提下，想方设法简便利用手续、拓宽利用渠道。其次服务条件不断创新，努力构建数字档案馆，为远程利用提供障。从单机版系统到网络版系统，再到文档一体化资源整合：从馆内查询到远程查询，再到远程归档，无缝对接，档案馆一直在努力创建数字档案馆。

（四）开展新的宣传方式。最近几年,档案馆十分重视开展“国际档案日”活动，从橱窗画册宣传到电台、微信平台宣传，向师生员工宣讲档案知识，强化档案意识，不仅有利于学校档案事业的发展，还丰富了校园文化。