事业单位档案管理创新思路探究

2019-11-25承德市市场监督管理局吴巧玲

办公室业务 2019年23期

文/承德市市场监督管理局吴巧玲

事业单位是我国政府领导的社会服务组织，档案管理工作作为事业单位的重要组成部分，长期以来并没有得到真正的重视，存在着诸多管理问题。为了能够有效解决这些存在的弊端，必须要加以重视，积极进行创新。

一、事业单位档案管理的原则

（一）制定制度和执行制度的原则。制度是保证执行的前提条件，档案管理工作为了能够提高自身的管理效率和质量，结合实际情况进行不断的完善和创新，在进行制度实施的时候应该由领导和管理人员一同完成，制度得到明确之后，相关管理人员必须要熟练掌握相关规定和标准，并且将其灵活地运用到实际管理工作中，严格地按照相关规定和标准进行执行。不断地改善和创新制度，严格的执行，才能够不断地规范档案管理工作，最终保证了管理工作的高效和质量。

（二）确定职责和保护权益的原则。事业单位领导主要是指高层领导和部门领导，在进行档案管理的时候应该要让高层领导重视，并且对相应的部门进行授权，才能够真正地落实管理工作，管理人员定期地向领导汇报实际工作。部门领导的主要责任就是明确整个档案管理工作的各个环节责任，部门领导必须要做好整个档案管理工作的统筹工作，并且要积极落实每项管理工作，工作的时候部门领导对管理人员的不当之处必须要及时地指出，并且给予相应的建议进行改进和完善，监督每个管理人员的工作执行情况。另外，在进行管理的时候应该坚持以人为本的基本原则，部门领导必须要重视和关心管理人员的工作情绪，保护每个管理人员的合法权益，最终保证档案管理工作能够得到正常的运行。

（三）灵活又规范的原则。我国对于事业单位具有一套管理方法，在进行档案管理的时候必须要严格按照我国国家相关法律法规进行管理制度的完善和创新，不能随意更改，我国事业单位本身的属性就是非营利性质，并且在每个领域都具有事业单位，事业单位本身的性质具有较大的差异性，最终造成了事业单位的工作内容和特性具有一定的差异性，不能选择同种的档案管理制度，否则就会给事业单位的档案管理工作带来巨大的困难和阻碍，必须要结合自身的实际情况进行不断的完善和创新，最终才能够保证档案管理工作既灵活又规范。

二、新时期事业单位档案管理的现状

（一）事业单位不够重视档案管理。大部分事业单位的领导并没有真正的重视档案管理工作，认为档案管理工作的作用比较小，员工们在进行资料查找的时候才能够应用到档案，档案管理意识的薄弱直接影响到档案管理工作的效率和质量，最终导致资料和档案查询的时间比较长，影响到员工们的积极性和工作热情。另外，档案管理工作并没有投入大量的人力以及财力等，最终导致资料管理十分的混乱，档案管理理念的滞后导致档案管理工作十分的枯燥、机械，最终不能直接应用资料，甚至领导还需要对资料进行一定的价值筛选，导致档案管理工作并不是十分的规范，影响到档案管理工作的保密性，无法实现管理理念的突破和创新。

（二）事业单位档案管理手段落后。事业单位本身的档案管理手段比较滞后，最终造成了硬件严重的不足，远远不能满足新时代发展的基本需求，档案管理工作由于没有受到长期的重视，导致资金一直都很缺乏，档案设施十分的落后，导致库房存在着诸多易燃易爆的物品。档案管理模式十分的落后，现代程度比较低，导致计算机信息技术的普及程度比较低，大部分的事业单位员工依然选择了十分传统的管理手段。档案管理业务的基础比较薄弱，大部分事业单位并没有开展档案鉴定工作，员工们往往会凭借自身的经验管理档案，从而埋下了安全隐患。

（三）事业单位档案管理人员水平和素质偏低。事业单位在进行档案管理人员招聘的时候并没有严格的控制选拔制度，甚至对工作经验等没有要求，直接影响到我国事业单位档案管理人员的综合素质和专业技术水平，还会安排其他岗位的人员兼职档案管理人员，降低了档案管理效率。档案管理人员自身的综合素质比较低，其主要可以体现在耐心比较低以及责任心比较低，档案收集和管理的时候没有严谨，从而给其他部门带来了一定的影响。

三、现阶段事业单位档案管理的创新思路

（一）创新管理理念。随着新时代的快速发展，事业单位档案管理工作必须要加强自身管理理念的创新步伐，才能够紧跟时代发展的步伐，提高事业单位员工们的档案管理意识，从而鼓励员工们发表意见，提高员工们的参与度，同时还能够调动员工们的积极性和工作热情。必须要提高档案管理人员对于档案管理工作的重视程度，要求领导能够充分地意识到每个员工的重要作用，并且给优秀的员工一定的奖励，从而打造一个良好的工作氛围，尽量地帮助每个员工们能够在平凡的岗位上发光发热，为社会的发展贡献力量，促进事业单位的发展。必须要重视事业单位档案管理的创新工作，积极引用比较优秀的经验和案例，结合自身的实际情况进行有机的结合和创新，才能够真正地提高事业单位档案管理工作的效率。

（二）加大资金投入，引进先进的管理手段。新时代档案管理工作的顺利与否与其他部门的协助息息相关，应该积极的促使每个员工参与到档案管理工作中，政府部门必须要不断地增加资金的投入，不仅能够帮助事业单位档案管理引进全新的管理设备和工具，还能够有效为事业单位档案管理人员提供更多的实践经验和交流机会，全方面地开展档案管理工作。所以，必须要重视工具的创新工作，也是创新管理和模式的主要途径之一，对于档案管理人员来讲具有较高的要求，不仅需要掌握基础的计算机技术知识，还必须要不断地提高自身的计算机操作经验和能力，才能够高效率完成档案管理工作。通过多元化管理方式的综合运用能够进一步提高档案管理效率和水平，对于比较重要的档案必须要做好双重保障工作，即进行纸质与电子文档的双重保管，并且将责任应该落实到固定员工身上，才能够有效保证档案的鉴定工作。对于档案工作的保密工作应该加以重视，积极地做好档案信息资源的开发工作，充分利用网络技术和信息技术实现档案管理工作模式和方式的创新，最终保证信息的高效性、准确性和真实性。

（三）完善和创新事业单位档案管理机制。事业档案管理工作作为整个事业单位运行的基础条件之一，必须要进行不断的完善和创新，结合自身的实际情况选择比较先进、适合的档案管理模式，结合自身的实际情况不断地完善和创新管理制度，不仅需要做好内部员工的约束工作，还应该能够起到约束领导的作用，避免任人唯亲的现象发生。事业单位档案管理制度必须要符合大部分员工们的利益需求，应该组织员工们开展讨论工作，将意见提交给档案管理部门。档案管理机制的完善和创新必须要落实到每个环节，不仅要包括十分具体的细节，比如工作准则、管理要求以及人性化惩罚措施等，还应该加强档案管理人员的警惕性，做好保密工作和保存工作，才能够从根本上降低档案管理工作的风险和安全。档案管理制度必须要重视档案信息安全的基础上进行建设，当今时代作为信息时代，信息资料的安全受到了社会各界的广泛关注和重视，在进行网络技术和信息技术应用的同时难免受到网络病毒的攻击和入侵，安全制度显得尤为重要，必须要做好电子档案的保护和保管工作，通过多样化的安全手段保证档案信息资料的安全。