社会保险电子档案和纸质档案长期并存的思考

文/松原市社会保险档案管理中心 刘海明

在以往社会保险档案管理工作开展的过程当中，纸质档案是重要的载体。而随着科学技术的快速发展，当前电子档案也逐渐成了档案的重要构成类型。而在社会保险工作开展的过程当中，其档案历程较长，目前正处于一个纸质档案和电子档案长期并存的状态。而两种档案特点及管理方式上，存在一定的差异性，我们应该在具体工作开展上对于两种档案的异同进行有效分析，并且做好二者并存的管理。

一、电子档案和纸质档案的分析

电子档案和纸质档案，其本身的载体存在着很大的差异，其更加符合人们的阅读习惯，是以往档案管理工作当中的一个重要的形式。而随着信息技术的快速发展，电子档案本身数字化的方式对档案信息进行存储，人们在进行档案查阅的过程当中，只需要通过利用计算机等终端设备就可以进行实现。对于纸质档案来说，电子档案本身具有更强的便利性，在大量档案管理上，这种电子档案在具体使用的过程当中也更加便捷。纸质档案本身对于信息的记录上，其整体容量相对较小。而随着科学技术的发展，电子档案整体的存储量则是“无穷无尽”的。相对于电子档案来说，纸质档案的体积较大，在具体管理上需要对于其存放的环境进行充分的考虑和控制。另外，在对于档案唯一性方面，二者也存在一定的差异。纸质档案在进行信息辨别上，具有良好的优势。电子档案本身可以受到计算机的修改和复制等，唯一性存在一定的不足。可以说，电子档案和纸质档案存在一定差异。在当前二者并存的状态下，我们应该结合二者的具体特点，做好相关的管理。

二、社会保险电子档案和纸质档案长期并存下的管理思路

（一）完善社会保险档案管理工作的开展制度。从当前电子档案和纸质档案并存的角度来说，要想提升档案管理工作的开展水平，必须要构建一套科学可行的管理策略和思路，更好地适应新环境下档案工作的新特点。在具体工作当中，应该充分发挥电子档案管理的特点，结合电子档案本身所存在的无痕迹特点和可复制性的特点，在具体管理上应做好针对性的管理和控制，围绕电子档案特点，构建一套全方位的管理制度和策略，让电子文件的管理更加规范，避免出现管理方面的误差。而对于纸质档案的管理上，针对纸质档案管理保存方面要求较高的情况，我们应做好合理的优化和改进，提升纸质档案管理的规范性，减少保存过程当中所出现的各方面问题。

（二）构建电子档案和纸质档案的有效关联。档案信息本身是非常重要的资源，结合电子档案和纸质档案的具体特点，我们应该做好二者之间的有效关联，这样才能更好地实现二者的配合利用，提升档案资源的利用效率。社会保险档案内容十分重要，如果其管理和利用上存在失误和问题，就会造成很大的影响，对于广大人民群众的利益方面会造成一定的损害。针对于此，我们应合理分析当前社会保险档案当中电子档案和纸质档案的具体情况，做好二者之间的转换。针对纸质档案，可以有步骤、有计划、有范围的对其进行电子化的转化，并进行相应的归档控制和管理。对于电子档案，我们可以结合经常利用的内容，划分范围地进行打印，制作成纸质档案进行利用，这也有助于提升整体档案的利用率。另外，围绕电子档案和纸质档案的特点，我们也应做好备份等方面的管理，保证稳妥。

（三）提升社会保险档案管理队伍的综合能力和素质。在社会保险档案工作的开展上，面对电子档案和纸质档案长期并存的状态，我们应该结合实际情况，做好队伍的管理，提升队伍的档案管理水平，让其能够更好地适应电子档案和纸质化档案管理的工作特点。部分档案管理人员，其虽然对于纸质档案具有良好的管理业务能力，但是他们对于电子档案的管理上没有经过专业的学习和培训，操作方面的效率不高，容易出现错误和问题。针对于此，我们就可以进行专项的培训，让其能够对于相关技能进行更好地掌握，提升其整体的管理水平。另外，在相关培训方面工作的开展上，我们也应该对于培训工作的内容进行创新，依据当前社会保险档案管理和利用等方面的要求和特点，做好相关调整，让培训工作具备更强的针对性。

（四）混合文件管理系统的构建。为了满足两种档案同时存储和管理的要求，我们可以构建一个混合文件管理系统。采取科学化的管理标准，让文件管理系统当中的文件能够与不同载体的档案形成映射。例如，对于同一文件来说，在不同载体形式的管理上，应该具备相同的档案号和记录，同时对于纸质档案和电子档案的存储地址进行分别记录。混合文件管理系统的构建和应用能够满足两种档案共存的需求，同时在实际管理上也能够对于两种不同载体档案进行实时化的管理和上传。系统当中也可以整合相应的借阅和加密等相应的功能，这样能够实现对于混合文件的有效管理。而对于不同的业务类型来说，混合文件管理系统本身在应用上也可以针对社会保险档案的具体特点，满足其不同形式化的管理需求，这样能够更好地实现两种档案形式的有效共融。另外，在这一文件系统当中，其本身也应该提供一个标准化的接口，这样才能够实现动态化的管理，对于档案的实际使用情况进行有效的控制，在发现问题及时快速的解决。利用标准化管理结构，也能够对于电子文件的形成和保存进行规范化的管理，结合不同档案的不同载体采取分类管理的标准，确保其日期、全宗号、文件页码等重要信息和纸质档案相一致。档案管理人员在进行调用的过程当中，可以通过标准接口来进行集成化的管理和调用，这是提升档案管理工作开展效率的一个重要的手段。

（五）实现一体化管理。对于档案服务系统的构建来说，构建一个一体化的管理平台，能够对于档案文件管理的多元化需求进行更好地满足，同时也是当前电子档案管理工作开展的一个重要的发展方向。在电子档案和纸质档案的同步管理上，我们应该深入分析和探讨，结合档案调用的多方面需求，满足其不同资源形式档案的利用特点。一体化管理平台的应用，能够为用户提供更加便捷的档案方面的服务，同时也能够通过网络满足用户远程档案借阅等多方面的需求。用户可以随时随地的接入这一网络平台当中，对于电子档案的资料进行调用。借助于权限管理系统，可以让用户与文件信息更紧密，这样一来在用户需要借助网络信息资源进行导航，根据用户角色的不同来高速、准确确定为用户所需内容，这种模式的应用也达成了电子档案与纸质信息档案的综合一体化管理。一体化管理系统的应用，在提升了档案管理效率的同时，也满足了用户实际使用过程当中的多方面需求，对于社会保险档案管理水平的提升来说是具有推动作用的。

三、结束语

总的来说，在当前社会保险档案管理工作开展当中，我们应该意识到电子档案和纸质档案是长期并存的状态。我们应该结合两种档案的具体特点和情况，做好相关管理工作的调整，提升档案工作方面的针对性和适应效果，这样才能更好地满足社会保险档案管理工作的开展要求，同时这也是支持我国社会保险事业健康持续发展的一个必要的举措。