创新基建档案管理提高服务效率

2019-11-25广州海洋地质调查局钟吉

办公室业务 2019年23期

文/广州海洋地质调查局钟吉

社会的发展和经济体制的转型，使得我国的基础建筑领域得到了新的发展。基建档案是单位所有的档案中的一种，但是却在整个单位的工作中起着重要的作用。单位的进步和发展要依据基建档案，所以要重视基建档案的管理工作。基建档案的管理要以服务整个单位为目标，积极找出目前管理方式中存在的问题并提出相应的解决对策。创新的基建档案管理方式可以为单位注入新的活力，也是档案管理水平的标志，同时，为了使基础建筑工作更好地开展，更加科学稳定的展开，国家对于基建档案的管理也投入了很大的力度，出台了很多相关的法律和法规。基础建筑的档案对整个工作的开展有着很重要的依据作用，但是随着时代的发展，目前的基建档案管理工作中出现了新的问题，阻碍着整个单位的发展，下面我们就针对具体出现的问题，来详细地探讨如何对基建档案的管理进行创新。

一、基建档案的简介

基建档案产生于整个建筑工程的过程之中，从最开始的项目酝酿，到详细的计划，以及整个施工的过程，还包括后期的使用等，都是需要被记录下来进行保存。由于基本建设活动是一个复杂的科技生产过程，档案的形式也是多种多样的，不仅有文字和基本建设工程的规划图纸、设计图纸表格、施工图纸等档案，还有以竣工图为核心内容的工程竣工档案，必要的情况下还需要有音频和视频档案等。基建档案可以反映一项工程的真实情况，有很重要的参考和依据价值。单位的发展离不开基建工程的开展，需要有专门的人员来对基建档案进行收集、管理和保存，来确保档案的完整和准确。基建工程项目可能只有一个单项的工程，也可能是几个工程组合在一起的。但是在经济上实行的却是统一的核算，基建档案是整个工作的依据和凭证，各单位可以依据着档案进行维权，同时也是建筑使用中出现问题可以追责的依据，所以对基建档案的管理必须严谨合理。

二、基建档案管理中存在的问题

（一）档案管理的意识不强。对基建档案的管理意识不够是目前基建档案管理工作开展的最大障碍，首先表现为领导对档案管理工作的不重视，没有设立一个专业的管理岗位。其次管理人员的工作能力达不到标准，学历、管理能力参差不齐，不能应对新时代出现的新问题，管理的队伍不稳定，人员流动性大，不能保证管理工作的畅通性；竣工验收资料不全，存在复印件现象较多。字体、图文不清，竣工图文编制不规范，变更没有用红色线条或字体表明，反映不出竣工后工程情况。再者是存放环境差，安全设施设备不齐全，存在极大的安全隐患。同时基建档案管理的制度不健全，具体工作不到人，导致很多事情没有人处理或者出了问题不能追责具体的负责人等等。这些几乎都是由于管理的意识不够造成的，是目前存在的最亟待解决的问题。

（二）管理的模式落后。随着社会的发展，不管是档案的内容还是档案的形式都发生了巨大的变化，传统的管理模式已经不能适应管理工作。传统的管理模式比较单一，在文字档案的管理上有着一定的应用，但是新出现的很多视频音频形式的档案需要借助网络和计算机等才能进行更好的管理，传统的管理还没有娴熟的管理方式。除此之外，还存在管理标准的不统一问题，管理标准的不统一就会造成档案的管理难以开展，这也是管理模式落后的一个表现。

上述两项是现在基建档案管理工作中存在的两个比较严重的问题，除了这两项还有着其他的问题，比如档案管理的体制问题、管理的设备不齐全、施工队伍和资料管理人员不到位、流动性较大、级别差异、工程资料交接手续不完善等等，这些都是造成管理工作不达标的缘由，另一方面也是影响整个单位工作效率的障碍。

三、基建档案管理的建议

（一）服务意识。提高服务意识，改变服务观念，是基建档案的管理的基本工作之一。在提高基建档案的管理意识的时候，要以服务意识为主要的原则，对整体的工作展开有着重要的依据作用。首先在对档案的管理中不能对档案进行主观的修改，只能按照一定的分类标准和管理原则对档案进行整理和保存。其次，对基建档案进行整理是对整个单位的人员进行服务的，档案的准确和安全可以直接或者间接的减少工作人员的工作量，提高全体人员的工作效率。

（二）完善的管理机制。要想基建档案能够得到合理科学的管理，除了提高管理的意识还需要完善管理的机制。首先是加强对档案的收集，档案产生于整个工程之中，所以档案的数量有很多，并且目前档案的存在形式也更加的多样，所以在档案的整理之前，需要对所有的档案进行收集，保证档案的准确和完整，可以成立专门的档案收集小组，并且给每个人派分详细的收集工作，比如甲专门收集文字类的档案，乙就可以集中精力去收集视频档案，还可以建立赏罚制度，档案的收集做到效率高质量好的可以适当地进行奖励，而没有完成工作或者收集的档案不完整不准确，就要受到一定程度的惩罚。其次，还需要提高档案管理的工作设施，具体的做法可以增设计算机终端，实现档案管理的信息化电子化，不仅可以减少档案储存的区域面积，还能够得益于网络的安全性，使得档案管理的安全系数得以提高；还可以进行区域互联网的建设，使档案在以后的使用中可以更加的方便，提高档案的使用率。

（三）提高管理人员的工作能力。管理人员的工作能力是基建档案管理工作开展的最大保障，提高管理人员的工作水平，如持证上岗，上岗前进行严格的考核，凭能力录用；还需要在以后的工作中定期组织管理知识的学习，强化基建档案管理人员的培训，学习新技术，提高管理人员的管理水平，可以是本单位以前的管理经验，也可以是其他单位具有借鉴价值的管理知识，还需要学习互联网和计算机的使用，目前档案管理的信息化已经展开，有的地方已经投入了实施并且会成为一种趋势，所以除了管理经验的学习还需要学习先进的技术型知识；严格的考察也是保证管理人员工作积极性的可行方案。

（四）推进信息化建设。推进信息化建设，规范基建档案管理，实现电子档案与实体档案共存，提高利用效率，为单位更好地创造效益。结合本单位OA系统无纸化办公作为优势，建立以信息资源为基础，安全管理为保障，网络利用为目标的信息化档案管理体系。制定相关管理制度，建立健全档案管理体制，实现档案利用与OA接轨，更好地做到资源共享。