新形势下石油企业办公室工作科学管理及对策

文/西南油气田公司川西北气矿天然气净化厂 周恒

在石油企业的发展与转型过程中，办公室具有联系上下级部门、监督指导工作内容等职能；同时其面对的是整个企业发展，服务对象也包括企业中的所有群体。因此，办公室的科学管理会直接影响到企业的正常运行，有利于保证企业的运转效率，但是目前石油企业办公室工作中仍然存在一些不足之处，需要及时进行解决，从工作的细节出发，提高科学管理的水平，推动石油企业的经济效率以及社会效率。

一、办公室在石油企业中的重要性

首先，办公室的工作内容以及涉及的服务对象比较广，需要对企业内部的各个部门以及岗位做出系统的分析并对其有全面的认识，然后为企业领导的正确决策提供具有价值的信息支撑，防止决策中出现不合理的情况。同时办公室还需要对企业的发展提出具体可行的整改措施，并对石油企业的重点任务以及工作做好调研，充分掌握部门工作中的难点，并协调其他部门予以帮助与支持，进而共同完成企业任务，实现效益最大化。其次，办公室的另一项工作就是进行日常的政务监督，密切联系员工，并及时了解员工的思想动态，制定企业文化并及时做好宣传工作，以便凝聚企业力量，提升员工工作的积极性，增强员工的归属感与荣誉感。同时办公室是企业会议以及活动的组织者，要及时计划并总结企业工作内容，拟定相关的通知以及报告等。此外，办公室对工作失误的纠正以及整改也具有十分重要的作用。因此，办公室是石油企业发展过程中不可或缺的重要组成部分，石油企业要加强对其的管理与建设。

二、办公室在石油企业发展中存在的问题

在新形势下，市场竞争越来越激烈，石油企业要提高竞争优势就必须要对办公室进行科学管理，让其发挥最大的作用，调动各部门的工作积极性，进而为企业的发展贡献更大的力量。但是，在实际的管理中部分石油企业偏向重视油气开发、安全生产。常常忽视了办公室工作的科学管理，使得有些办公室人员对岗位职责以及办公室的重要性不清楚，导致办公室工作效率难以提升。其次，部分办公室人员的专业素质以及职业道德素质不能跟上石油企业发展的步伐，对公文处理以及会议安排等方面都存在不足。此外，办公室工作管理的创新能力不足，在高速发展的时代，部分石油企业的办公室管理仍然沿用传统的管理形式，思想观念没有更新，管理方式陈旧，导致办公室管理质量严重滞后。

三、石油企业中办公室科学管理的对策

（一）更新管理思路，改变管理形式。信息技术为石油企业的发展带来了机遇，目前大多数企业的办公室管理已经进入了信息化以及现代化阶段，其中智能与自动化是办公室管理工作的主要特征，因此石油企业也应该积极更新办公室管理思路，使用新的管理模式，提升办公室管理的科学性以及智能性。比如：石油企业要及时更换办公室设备，并根据石油企业办公室管理的特点开发与应用适合的办公软件，实现办公自动化，进而提高办公室的工作效率。其次，办公室还应该积极优化服务理念，将石油企业的全体部门与员工作为服务对象，按照每个部门的工作特色以及业务需求，制定出具有针对性的服务体系，及时收集并整合信息，为企业领导层提供真实、有效的决策数据，在方案实施的过程中，做好相关的监督职责，并将不适合企业发展的措施及时反馈给领导层，协助领导层分析问题的原因，寻找最佳的解决措施，实现效益最大化、决策科学化。

（二）养成事前控制的意识。在石油企业高速发展的过程中，其业务范围以及经营范围都有了明显的扩大，与此同时办公室的工作任务也更重，任何小的失误都很有可能对企业的发展造成阻碍或者给企业带来损失。因此，石油企业要注重办公室管理细节，养成良好的事前防控意识。比如在拟定文稿或者报告时，办公室要及时关注企业的发展动态，严格按照企业的既定目标以及运行节奏等；从大局出发，做好拟稿之前的充足准备，全面、综合地分析文稿或者报告的真实性以及可行性。需要注意的是，文稿的起草既要深入体会领导层的意思，还应该融入基层反映基层的反映现实情况。此外，在事务接待中，如果没有做好事前控制工作，就很有可能出现工作纰漏或者工作疏忽，使得方案制定缺少合理性与科学性。因此，在办公室科学管理中一定要重视事前控制工作，从全局出发，抓住工作的细节与重点，实现办公室工作效率的最大化。

（三）建立完善的工作制度。制度是保证政策有效落实的基础，在办公室管理工作中必须要有完善的工作制度，确保工作人员有据可依、有章可循，防止在工作中出现职责不明、工作秩序混乱的情况。首先，石油企业要根据发展实际情况制定符合办公室管理的条例，并引导工作人员主动遵循与执行。其次，还应该完善部门间的互动沟通制度，由于石油企业涉及的业务范围比较广，部门的种类也比较多，因此就需要加强办公室与各部门之间的互动与交流，及时了解每个部门的发展情况，有利于提升办公室的监督与管理效率。同时办公室还应该对员工的思想动态以及心理需求进行全面的了解，及时为员工排忧解难，站在员工的角度思考问题，借助企业文化的宣传活动，积极引导员工将个人发展目标与企业的发展战略相结合，进而提升员工对归属感以及获得感，凝聚企业力量，共同为企业的发展注入活力。此外，还应该优化人员管理机制，制定适合的薪资福利体系以及奖惩制度，从而激发员工的工作热情。

（四）提高办公室工作人员的专业性。办公室工作人员的专业素质以及职业道德素质会直接影响到石油企业办公室科学管理水平的提升，因此，石油企业应该积极组织相关的培训与教育会议，增强工作人员的专业性。比如：企业应该借助互联网远程教育为办公室人员提供公文写作、业务接待等相关的专业知识，让工作人员能够随时随地完成专业知识的学习。同时还可以派遣办公室人员到其他企业学习先进的管理经验，并结合石油企业的实际发展需要制定明确的工作方案。此外，企业还可以邀请高校教授或者专家等来指导办公室工作，为工作人员讲解专业的办公知识，企业还应该加大对自动化办公设备以及技术等方面的投入，实现石油企业办公室工作的转型升级。另外，办公室工作人员也要与时俱进，积极学习，不断探索办公室科学管理模式，拓展视野，推动石油企业的发展。

四、结束语

在高速发展的时代，石油企业的业务范围以及经营范围有了极大的拓展，作为石油企业的重要组成部分，办公室承担着联系各级部门，促进企业发展的重要职责。在新形势下，石油企业要加强对办公室工作的科学管理，明确办公室的重要性，并分析办公室管理中存在的不足之处，积极寻求最佳的方案进行解决。首先要更新管理思路，创新管理模式，注重事前控制，防止出现工作纰漏；其次企业还要制定适合的管理制度，并加强工作人员的专业性，极大地提升办公室的管理效率。