智慧档案库房基本功能初探

2019-11-25国网山东省电力公司档案馆吴长静

办公室业务 2019年23期

文/国网山东省电力公司档案馆吴长静

档案安全工作是档案工作的底线，直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。当前社会安全事故频发，如何做好档案库房管理工作，保障档案安全，确保档案调阅方便、可靠，是各级单位亟待探索解决的任务之一。随着信息技术的发展，要深入分析研究信息化技术在档案安全管理中的应用，创新管理理念和思维，建设更加节能、环保、绿色、高效、安全的智慧档案库房，以充分保障档案安全。

一、档案安全的内涵

档案安全包括档案实体安全和档案信息安全两个方面。档案实体安全是指承载档案信息的各种载体不受损坏、破坏或丢失，尽量延长档案的寿命，档案安全可用。档案信息安全是指档案信息内容完整、可控，未被破坏或未被非法知晓、使用。在档案实体安全方面，一是资源安全，要对档案从收集归档到鉴定销毁全过程进行管理，转变入库管理的思维，从源头保障档案资源安全。二是保管环境安全，随着全国档案设施升级提升，需要通过“大云物移智链”等信息化技术进行智慧化管理，建立全方位智能管理库房。在档案信息安全方面，电子文件已有逐渐代替纸质文件趋势，成为档案主体，需要确保档案有关信息系统的环境与设备安全、网络安全、系统安全、数据安全和数据载体安全等，从而保证电子档案的真实、可靠、完整、可用。智慧档案安全体系是智慧档案体系的基础，是智慧档案体系高效、稳定运行的保障，直接影响着智慧档案作用的发挥。档案安全体系是为维护档案安全、确保档案资源不受损坏而建立起来的保障体系，要坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作方针，确保档案实体安全和信息安全。

二、目前存在的问题

档案库房应满足防火、防盗、防高温、防潮防水、防光、防尘、防有害生物（虫、鼠）、防有害气体等“八防”功能，档案业务技术用房应配备容灾备份、应急电源、CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。传统的库房管理比较落后，档案装具及“八防”设备都已无法与信息化时代相适应。档案装具使用无法移动的档案柜，占用面积大，在办公用房紧张的情况下影响档案事业持续发展，或使用手摇式密集架，档案取用费时费力。防火使用普通灭火器，防盗使用木质门及机械钥匙，防高温使用家用空调，防潮使用除湿机，防光使用防光窗帘，其他防护措施几乎没有。智能库房开始采用智能设备以提升库房管理效率，但仍然存在不容忽视的问题。一是现有档案库房管理系统多使用在局域网，使用不方便，随着移动互联网的普及，档案管理人员需要通过多端扩展访问，随时随地的对库房进行远程管理。二是设备（消防、灯光、温湿度、门禁）服务器均独立运行，无法由一个主服务器同时控制，缺少有针对性的远程控制、自动预警等功能，各系统产生的数据，由于未能打通数据通路，在业务协同方面，产生了信息孤岛，降低了信息的使用效率。三是智能设备经常出现故障，无法统计分析是设备自身因素还是环境影响，不利于今后设备运维。四是空调、加湿除湿机等设备常年开放，无法按照周边的情况实时调整温湿度设置，从而导致能耗较高，不符合节能环保的基本要求。

三、智慧库房基本功能

智慧档案库房建设，应是构建深度交互、开放共享、广泛互联的泛在库房物联网，实现物与物、人与物、人与人的全面互联、深度感知；以需求为导向提供人性化服务应用，满足各类人员的差异化服务需求，系统性地为实体档案的整个生命周期提供智能化和流程化的辅助管理，全面提供库房管理的“智慧”服务。通过“大云物移智链”等技术全面开展人员、档案、库房环境、设备等实体档案管理过程中相关因素的全过程管理，并通过大数据、人工智能等技术深度挖掘数据价值，识别潜在隐患并及时解决，并为优化库房运行成本、后期设备选型、节能改造、库房扩容等方面提供决策参考。

（一）人员管理。目前库房人员管理仍停留在线下，操作及管理较不严格。智慧档案库房人员管理，一是要全面梳理人员在库房内的工作流程，将各类制度要求的流程固化在系统中，实现档案管理、库房巡检、维修等与库房有关的操作全面实现线上操作，并将操作与视频监控、门禁及RFID设备等状态联动，实现档案绝对安全。二是对未处理工作及定期工作进行待办提醒，确保工作的闭环处理。三是设置人员通讯录，档案人员入职资质审核、工作履历、获得荣誉、离职工作移交审核进行全过程管理，确保工作合规性。

（二）实体档案管理。目前实体档案管理仍停留在人工管理阶段，档案数量庞大管理不易，容易造成档案数量、质量台账不清晰等情况。智慧档案库房通过研究实体档案全生命周期管理，利用物联网和RFID、二维码等技术实现馆藏档案的移交、消毒、上架、盘点、利用、鉴定、销毁等全生命周期管理，实现档案与密集架的一一对应，定期提醒档案的盘点、消毒、鉴定等工作，明确各方职责，把档案管理流程固化到系统中。

（三）库房环境管理。1.防火。智慧档案库房应具备火灾预警功能，利用红外热成像装置等设备，全面覆盖库房区域，设定温度阈值，在线路老化、设备故障等情况下提前预警温度异常情况，及时通知档案人员及消防人员排查消防隐患，从而保证库房安全。2.防盗。视频监控实现库房全覆盖，门禁实现人脸、指纹、密码三重防护并有远程授权开门功能，门禁开门自动关联截取固定时长视频进行保存，确保入库工作合规高效。结合RFID技术确保档案出入合规，未经过审核的档案出入库将有系统报警及现场声光报警，保证档案安全。3.防高温、防潮。监测楼宇温湿度、室外温湿度与库房温湿度差距，合理设置库房温湿度范围，降低能耗。监测库房各类设备能耗情况，进行同一时间不同库房、同一库房不同时间之间能耗对比，用于分析能耗规律，从而采取措施降低能耗。4.防有害气体。采用空气质量检测装置进行库房内外环境监测，对比库房有害气体成分，进行针对性的空气清洁，利用空气净化器、消毒机等形式进行净化。

（四）设备管理。设备采购、运行、巡检、维修、报废等过程全生命周期管理。通过远程巡检与现场巡检相结合方式进行设备状态检测，提高问题发现效率，减少人员出入库次数，从而减轻档案人员负担并且保证库房环境稳定。构建库房设备接口管理，实现各类硬件的通信讯号和故障指示及网络状况的统一监控，确保设备正常在线。

（五）智能辅助决策。通过收集库房各类数据，设计各类专题场景，为领导及档案人员提供辅助决策。设备管理专题包括设备故障率分析、设备状态分析、设备维修成本分析等，环境管理专题包括库房容量使用年限分析、库房出入库频率分析、报警分析等，档案管理分析包括档案门类数量对比分析、增长率分析、利用率分析等，人员管理专题包括人员流动分析、人员管理水平分析等。

（六）全网互联。一是与相关业务系统互联。与OA、短信平台等系统集成，实现预警消息短信推送、待办消息提醒等功能。二是与移动互联网互联，通过移动作业平台等方式，采用手持移动终端随时随地全面监测各库房运行情况，相关巡检记录视频随时上传库房管理系统，提高工作时效性便捷性。