医院档案管理效益最大化研究

文/延边眼耳鼻喉科医院 李勇虎

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存利用价值的原始记录，原始记录性是它的本质属性。医院档案作为医疗改革不断发展的重要部分，主要是指医院在从事医疗、教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像同载体、形式的最原始的真实记录，是医学文化的重要积淀，是不断提高医院科学技术的基础条件和基础环节，是医院管理中的重要内容。在疾病的诊断、治疗、医学研究工作以及医院的管理工作中起着无可替代的重要作用。它以最原始凭证性，不可再生及可重复利用的属性受到医学人员的普遍关注。让医院档案发挥其真正的、最大的作用，使其为医学所用，为病人解忧，为社会造福是医院档案管理之根本目的所在。

一、掌握医院档案实质性意义

一是准确反映医院的成长历程。医院档案记录着医院建院以来成长的点点滴滴，何时建立，何时扩大规模，经历了几代领导班子以及攻克了哪些医疗难题等等，都可以从医院档案中找到答案。医院发展何时平稳，何时走进低谷，原因何在，也可以从中找到规律和解答。医疗领域取得了哪些成就，治愈了哪些疑难，改进了哪些医学治疗方法等等，都能在医院档案中找到答案。

二是医院文化的活标本。很多医院搞医院文化建设喜欢请专家帮忙，殊不知，医院文化是所有医务人员思想意识在医院制度规范、医务人员行为、整个医院建设运行当中体现的诸多方面内容的反映。是整个医院所有人员自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的医院，在整理完善医院文化时，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体医院人员认可的价值观、制度规范、医学成果等梳理、补充、完善，医院文化的基本内容就有了。再结合医院发展史上的重要事件的整理、以及解决的重大医学难题加到一起，医院文化就丰富起来了。

三是医务人员成长的断代史。很多医院医务人员进来时只是一张白纸，随着从事医疗事业的不断深入，医学经历、经验、成果也逐渐丰富起来，个人档案也就随着丰富起来。医务人员个人的成长历程就是医院在医学领域不断发展的过程。医院不断加强医务人员个人档案管理工作，准确及时记录医务人员的成长脚步。医务人员在医院奋斗多少年，相应的医院档案就记载多少年的主要成长历程。这也逐渐成为每一位医务人员成长的断代史。

四是医院宣传的鲜活“资料库”。良好的档案管理为医院的宣传造势提供强大的事实例证，只需在档案室调取成功医务人员的工作档案，重大疑难的病例研究、重大学术研究的成果体现等等，不需要临时抱佛脚，不需要著名演员的推广宣传，也不需要花费太多资金宣传造势。事实胜于雄辩，档案管理好的医院，宣传资料真实可信，对宣传和扩大医院影响力达到事半功倍的效果。

二、提高医院档案信息化建设

一是加强医院档案设备现代化建设。加大投入，加强医院档案管理相关计算机软硬件设施的配备工作。进一步加强现代化网络系统建设，拓宽网络系统运行标准，逐渐在局域网中做好医院各种数据备份系统及应急工作，进而保证档案管理在发生意外时，可以自行进行修复。加大对医院档案数据传输系统的加密程度，建立统一的防火墙，避免PC终端受到外部攻击，不断提高医院档案信息化建设力度。

二是加强档案管理人员信息技术培训。将档案管理人员学习培训制度化，树立终生学习理念，进一步加强医院档案管理人员相关信息技术技能知识培训力度，采取走出去学、集中学、自己学等不同的学习方法，使其不断适应日益发展的现代化医院档案管理信息技术的需要。

三是加强医院档案信息化管理建设。医院档案信息化管理是现代化医院发展的必由之路，顺应时代的发展潮流。进一步结合医院的实际情况，积极构建医院档案信息化管理体系，将档案管理工作纳入整个医院信息化管理的重要内容当中，做好档案管理的顶层设计，做好医院档案近期、中期、长期发展规划，确保医院档案信息化管理水平有明确的发展方向。

四是加强医疗档案信息传输网络化。进一步加强医疗档案信息网络化传输，可以实现医疗信息资源在整个医院系统内部资源的共享，进而发挥医疗档案的最大功效，为医学同伴提供更多资料，让各种医学难题解决更加便捷，通过医疗信息在系统网络上的检索、上传、输出等功能，实现医疗档案信息传输网络化，更好地为医学、为病人、为社会服务。

三、加强医院档案科学化管理水平

一是健全医院档案科学化管理制度。只有建立健全良好的医院档案管理制度，才能进一步保证档案管理工作长期稳定进行。医院领导要从宏观立法的层面不断健全《医院档案库房管理制度》《医院档案借阅利用制度》《医院档案安全管理应急方案》《医院档案管理人员守则》。确保医院档案管理有法可依、有章可循。

二是加强医院档案日常管理工作。医院档案管理工作是一个日积月累的繁琐细致的过程。要做到科学、有效地管理离不开档案管理工作的日常工作这个抓手。加强对医院相关档案检查和分析，及时对接收的档案进行分类、整理、编号、排架，掌握档案存储的齐全性和规范性，加强对医院档案管理人员工作的绩效考核，并及时进行奖惩，有效强化医院档案日常管理工作科学化的工作途径。

三是加强医院档案的收集整理工作。做好医院档案的收集整理工作至关重要，是科学管理档案的前提和基础。只有将医院档案不断“充实”完善，才能更好地为医院的医疗研究服务。因此，务必做好新档案产生的收集归档工作，规定上交时限，对不及时上交或未按时收集相关档案的追究双方（收集人员和档案产生科室）责任。使医院档案的产生、移交、整理、归档成为常态化工作日程。

四是加强医院档案的安全保密工作。在有条件的情况下，医院档案室的建设一定要符合国家档案用房标准，保证室内温度和湿度，防止对纸质版档案造成损毁。认真做好档案室的安全防范工作，杜绝烟火，严禁存放有毒有害、易燃易爆物品，做好日常排查，确保门窗、照明、防盗、消防等情况万无一失，消除一切安全隐患。

四、实施医院档案未来化发展构想

一是实施深意识组织建设。加强医院对档案管理工作的组织领导，深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想，深入学习十九大，进一步提高医院管理者对档案工作的重视，把档案工作纳入议事日程中来，作为医院发展的“执政之基、力量之源”，加强对医院档案的组织管理工作，使医院的优秀医疗科研成就得以保存，使医院未来的根基文化更加牢固，使医院未来的医疗工作更有战斗力。

二是实施高科技人才建设。未来的发展是人才的竞争，医院的发展也是医疗人才的竞争，做好档案管理工作亦如此。创建高素质的医院档案管理人才队伍是做好医院档案工作的关键。医院一定要注重招聘档案管理专业毕业的科班生，有效提升档案管理人员整体水平。树立终生学习理念，进一步加强档案管理人员走出去、请进来培训提高模式，请专家名师，到高校先进地区参观学习，不断构建适应时代发展的医院档案管理人员队伍。

三是实施大数据中心建设。随着大数据时代的到来，更好地在医院档案管理工作中利用大数据技术，将进一步优化档案数据库的使用，极大地提高档案库房的存储容量，虽然成倍增加医院档案的存储容量，但丝毫不会给数据的存储带来困难，反而极大地提高存储的效率。大数据技术的未来应用将进一步构建起医院档案的信息新型知识服务引擎，更好便于医院档案管理使用。

四是实施全领域互联互通。确保各大医院资源共享是医疗科研未来发展的趋势，任何医院的医疗力量都是有限的，医疗队伍的精英也是有限的，治疗救人的能力更是有限的。只有加强与各大医院，各先进医院的互联互通，进行资源共享，才能更好地促进所有医院档案的使用率，防止不必要的重复和资源浪费，进而提升中小医院的综合实力，在未来互联网不断发展的明天，全领域互联互通将不断提升县级城市医院的医疗水平，更好为医学资源相关匮乏地区病人积善谋福。

总之，医院档案工作要在上级卫生和档案管理部门的正确领导下，在医院领导的高度重视下，紧紧围绕医院的中心工作，不断加强对医院档案工作的信息化、科学化管理建设，结合未来现代化不断发展的趋势，提高全体医务人员的管理意识，确保医院档案发挥其真正的、最大的作用，使其为医学所用，为病人解忧，为社会造福。