事业单位电子档案管理模式研究

文/渭南市教育研究所 聂卫国

随着科技的进步，电子技术受到我国各个领域的重视，尤其是档案管理领域，更需要以电子技术应用为自身发展提供更多可能性。我国事业单位的档案管理工作，需要顺应新时代要求，积极构建与发展电子档案管理模式，采取措施解决现有管理问题，促进档案管理工作进步与发展。

一、电子档案的基本特点

（一）便利性。事业单位构建电子档案管理模式，需要充分认识到电子档案的便利性特点。电子档案查阅方便，档案信息被录入后可以自动生成文献检索与目录，实施档案自动整理分类，最终对编排工作进行完成。因此，只要输入关键词就可以查阅需要的档案信息，加强信息获取的便利性，节省查找时间。电子档案的便利性还体现在信息补录方便，档案管理工作必然涉及到部分档案信息补充与完善，在电子档案中，同样只要输入关键词就可以找到对应档案，对其进行编排，与传统档案管理模式相比，档案查阅与传递更加方便。

（二）效率性。电子档案具有效率性特点，体现在信息处理效率高与提升档案管理工作人员管理效率。管理电子档案的主要工作内容是利用图片扫描或文字的方式，在电脑中录入初始信息，并借助相关程序处理这些信息，实现档案资料快速整理，提升档案信息统计分析与归档等管理工作效率。电子档案管理有利于减少管理人员工作失误，提升管理工作效率。电子档案管理模式将管理人员从传统繁重的档案管理工作任务中解脱出来，提升管理人员工作效率的同时，给予人员更多学习新业务知识的时间，使其有精力去提升自身专业素质，从而整体提升事业单位档案管理水平。

（三）稳定性。电子档案具有稳定性特点，传统档案管理会涉及到存放大量纸质档案，对环境有较高要求的同时还存在浪费空间的问题。相比之下，电子档案管理中的档案存储更加稳定，借助存储卡、U盘与光盘等载体对档案信息进行储存，不受外界环境影响，档案可以进行较长时间的存储，稳定性较强。

二、事业单位电子档案管理问题

（一）档案管理工作被忽视。部分事业单位对档案管理工作的认识，还处于比较初级的阶段，错误地认为档案管理就是整理档案工作，不能正确认识档案管理工作与电子档案管理，使资料使用工作更加复杂。事业单位对档案管理工作的忽视，会影响到管理工作人员的工作积极性，不利于档案管理工作实现突破与创新。基于档案管理漠视引导，工作人员工作态度消极，将档案管理工作等同于保证档案不丢失与信息不泄露，不能正确认识与利用电子档案管理信息，影响工作人员工作效率，增加事业单位档案管理工作难度。

（二）管理人员素质不高。现阶段，我国从事事业单位档案管理工作的工作人员，普遍存在专业素质不高的问题，大多数人员具有较低的专业技能水平，甚至部分人员在工作之前并没有接受过档案管理系统化培训。这种管理人员专业素质不足的问题，容易造成事业单位档案管理工作失误率的上升，使电子档案管理不能充分发挥自身管理优势。部分事业单位并没有针对电子档案管理设置专业的管理人员，阻碍电子档案管理工作正常开展，不利于事业单位建设信息化电子档案管理工作模式。

（三）电子管理程度较低。在新时期，电子技术不断发展，使我国许多行业领域都具有了新的发展契机，事业单位的档案管理也需要充分意识到电子技术应用的优势，建设电子档案管理工作模式，为自身档案管理水平提升奠定基础。但是部分事业单位存在电子档案管理水平较低的问题，甚至有些单位还在沿用传统档案管理工作模式，不能引入电子技术，耗费较多人力物力，降低档案管理工作效率。即使有些事业单位能够积极引入电子技术，开展电子档案管理工作，但是电子档案管理受工作人员信息素质不强、领导层引导不够、电子技术利用率较低等因素影响，依然无法发挥自身优势，造成事业单位电子档案管理水平难以提升。

（四）信息安全缺少保障。事业单位应用电子技术实行档案信息化管理，必然会面对信息的安全问题。科技给人们带来便利的同时，也为人们带来潜在性风险。因此，事业单位电子档案管理需要重视信息安全问题，最大程度地杜绝信息泄露。网络与计算机安全漏洞问题难以杜绝，造成网络安全风险出现，同时，档案信息与数据在通过移动硬盘等载体进行储存与转移的过程中，就会使档案信息面临一定泄露风险。并且电脑硬件与软件也会经常出现故障，还有网络黑客问题的严重性等，都会使电子档案信息管理面临安全性问题。

三、事业单位电子档案管理模式构建

（一）重视档案管理工作。事业单位重视档案管理工作，是档案管理工作发展的重要基础。为实现档案管理有效发展成电子档案管理并且推动电子档案管理发展，事业单位需要加强对档案管理工作的重视程度。例如，事业单位需要针对档案管理工作，为其配备专门的工作人员，这些人员可以来自于档案管理相关部门，也可以是单位专门聘请的人员，在人员中选择部分人员成立领导小组，对电子档案管理工作定期进行严格检查，监督档案管理工作人员工作情况，便于电子档案管理问题及时被发现与解决。加强对电子档案管理工作的重视，事业单位需要在相关管理人员之间加强电子档案管理工作宣传，使其意识到电子档案管理的优势，引起全员重视，有利于管理人员针对电子档案管理工作提出建设性意见，实现电子档案管理模式的构建与完善。

（二）增强管理人员素质。事业单位构建与完善电子档案管理模式，需要增强管理人员素质，利用加强人员培训与建立考核制度的方式，提升档案管理人员专业素质，为电子档案管理工作顺利开展与发展提供相应保障。例如，事业单位需要为档案管理人员提供基本专业技能培训，要求其具备基本管理能力与完善的管理知识体系，使其能够掌握丰富的档案管理技巧。另外，事业单位还需要针对电子档案管理工作，为人员提供信息化技能掌握培训，有利于管理人员有效操作与管理电子档案，提升人员整体档案管理素质。事业单位建立考核制度，定期考核评价管理人员工作表现，并将成绩列入绩效，这种方式有利于管理人员自觉主动地提升自身专业素质，促进单位内档案管理人员整体管理水平的提升。

（三）提升电子管理水平。电子档案管理已经成为我国事业单位档案管理的必然发展趋势，因此，我国事业单位需要利用电子技术优化升级当前的档案管理体系，提升自身电子管理水平。例如，事业单位需要在重视电子档案管理工作的基础上，关注新时期档案管理的发展趋势与新型档案管理技术，在日常档案管理工作中，为电子档案管理提供专项资金方便传统档案管理更新换代，并为电子档案管理发展提供有利条件。这部分资金可以用于电子档案管理工作引进先进管理技术与设备，使电子档案管理工作更加优化，提升事业单位电子档案管理质量，提升整体档案管理工作效率的同时，使事业单位电子管理水平得以显著提升。

（四）加强信息安全防护。事业单位构建与完善电子档案管理模式，需要加强档案信息安全防护，定期升级与维护电子档案管理设备，及时修补漏洞与查杀木马与病毒，完善电子档案管理防火墙系统设置，引进国外先进安全防护软件，加强电子档案管理相关系统的安全检测与安全防护工作。另外，事业单位需要定期检查电子档案管理相关设备的环境，保证设备远离易燃易爆物品与水源等，为设备提供有利环境，使电子档案管理工作能够正常开展与发展。在此基础上，事业单位需要加强电子档案管理人员的安全意识，组织其提前制定危机应急处理方案，有利于信息安全危机问题及时解决，使电子档案管理工作模式具有相应安全保障。

四、结语

综上所述，我国事业单位的单子档案管理工作，需要以清楚电子档案特点为基础，分析现阶段的档案管理问题，采取重视档案管理工作、增强管理人员素质、提升电子管理水平、加强信息安全防护等措施，实现电子档案管理工作模式的构建与完善，促进档案管理工作发展。