刍议大数据时代档案工作面临的机遇与挑战

文/福建省泰宁县劳动人事争议仲裁院 肖国平

档案工作是一项十分重要的工作，我国优秀传统文化的弘扬与传承、各领域事业的发展都与档案有着紧密的联系，随着社会经济的不断发展，档案工作的重要作用日益凸显。大数据时代的到来，使档案工作迎来了发展的春天，传统的档案管理及工作方式得到有效转变，在其中的收集整理、知识挖掘以及档案服务等方面都将实现创新与优化，为档案工作的长足发展提供了新的机遇。另外，由于档案工作自身存在的不足，在大数据背景下，也面临着前所未有的挑战。

一、大数据的内涵和基本特征

（一）大数据的内涵。大数据技术属于信息技术范畴，其基本含义指的是将所有数据通过全新的处理方式产生更强的决策力、洞察力和流程优化能力，不仅是数据分析的尖端技术，也是社会获取更多有价值信息的重要途径，更是促使社会发生颠覆性改变的助推剂。将大数据应用在档案工作中，能够有效改变传统工作方式，提高工作效率与工作效果，推动档案管理工作的发展进程。

（二）大数据的基本特征。根据相关文献记载可知，大数据的基本特征有如下四个方面：第一，数据体量巨大，在大数据背景下，各数据网站的浏览数量日创新高，且每天需要提供的数据大于1.5PB。第二，数据类型多样，目前所使用的数据类型不单单是文本形式，在此基础上还衍生出了视频、音频以及图片等种类的数据。第三，处理速度快，大数据的处理速度以秒为基准，从多元化的数据中快速获取具有价值的信息。第四，价值密度低，以音频为例，在30分钟的视频内，通过不间断的控制，有价值的数据可能只有十分之一，甚至更少。

二、大数据时代档案工作面临的挑战

（一）为档案数据的获取及存储带来挑战。大数据在档案数据库中的应用，能够有效提高档案工作效率，但是近些年，随着社会发展新浪潮的出现，档案库在使用中，会出现新数据无法进行添加的情况，该现象与传统的胀库大同小异，也就是说库房的储存容量达到限度，无法将新档案储存其中。随着档案信息化的不断发展，档案数据库的储存空间问题亟待解决，要想实现档案数据的安全且大量储存，一味建设基础设施是不现实的，再加上档案数据存在着储存空间的备份问题，使得在实际工作中不得通过节约资源的方式来优化储存、提高效率。随着数据量的增加及数据多样化趋势的日益演变，使得数据储存及访问速度成为弊端，进而导致档案服务面临着巨大挑战。

（二）为档案数据的管理及维护带来挑战。由于数据从产生、传播以及安全维护之间的一系列环节会出现大大小小的错误，不仅会损害服务形象和声誉，还会造成信息混乱，严重时还会损害人们的根本利益，使得数据管理与质量管理受到人们的广泛关注。数据量在增长的同时，也加强了各数据间的联系性，从而导致管理成本和维护难度系数均有所增加，同时，优秀的管理理念也在不断提高数据应用的合理性。数据管理与数据应用具有密不可分、互相促进的关系，在大量的档案数据中，要想发现其中的潜在规律，提高工作水平与管理效率是档案工作中面临的又一挑战。

（三）档案数据挖掘与分析带来的挑战。通常来说，档案数据分为结构化和非结构化，两者具有明显的差异，结构化数据的储存方式是数据记录储存，非结构化的储存方式是文件系统存储。其中非结构化数据包括除文字数据记录以外的信息，如图像、声音以及影视等，受自身结构及外在因素的影响，使得非结构化数据具有体积大、增长快和多样化等特点。在科学技术发展的背景下，非结构化逐渐成为信息的核心，且不断蔓延和增长，未来大部分信息都将属于非结构化。但是，目前的储存技术在可扩展性和管理等方面还无法满足非结构化数据的增长速度，使其成为大数据时代背景下档案工作的挑战之一。

三、大数据时代档案工作面临的机遇

（一）档案资源选择性不断扩大。在信息技术朝着多样化发展的背景下，档案资源实现了扩展与延伸，且收集工作的选择性呈现不同分布方式。根据档案的工作属性可知，其形成主体从国家、政府、企事业单位、学校以及社会大众，朝着不同的方向进行发展与扩张，在这些主体的作用下，使得档案内容逐渐丰富。此外，在经济发展与国家相关制度改革下，档案资源中纳入越来越多的与社会大众工作及生活相关的信息，如医疗、个人信用档案等。再加上大数据时代的出现，使得档案类型从以往的纸质转变为文件、传真、照片等方式，在改变工作方式的同时，还能够提高工作质量与工作效率，为人民群众提供更为优质的档案服务。

（二）为档案工作提供更多的支持。受网络大环境的影响，管理软件如雨后春笋般不断涌现，其方便快捷等特点，得到许多行业的认可，并应用在实际的工作中，从而使管理软件得到快速普及。管理软件的普及和应用，增加了档案工作对计算机及网络技术的依赖性。现代办公软件的使用在便利工作方式的同时，也带来了一定的弊端，尤其是电子文化的数量，持续呈上升趋势，“互联网+”、云计算和大数据等技术的推广与应用，能够储存和处理各类文件，为档案工作的发展提供全方位的技术支持和不竭动力。

（三）使档案服务手段更加多样化。传统的档案服务不仅会浪费时间，在查询档案的过程中还会出现各种各样的错误，无法有效满足社会大众的各项要求，导致服务满意度低。在大数据背景下，在优化档案服务方式的同时，还能够增加服务类型，实现档案服务的多样化。例如，档案使用者可以通过电话、邮件或网络等方式查找对应的信息，尤其是网络平台的运用，在提高获取速度的同时，还能够避免错误的发生；同时，在微博、微信以及公众号的诞生与普及下，档案馆可以提供多元化的档案信息，以此满足档案使用者的不同需求，提高对服务的满意度。

四、结束语

综上所述，在大数据背景下，档案馆要正视档案工作中迎来的机遇与挑战，根据自身实际情况，牢牢把握机遇，实现工作上的创新与优化；在面对挑战时，要勇于改变和突破，充分发挥自身的潜力及价值，努力做好档案收集整理、资源利用以及档案服务等各项工作，在提高社会根本效益的同时，还能够促进档案工作的良性发展。基于此，档案馆在今后的工作与发展中，要充分利用好大数据的优势，借此提高自身的发展能力。