谈谈档案和资料的关系

文/兰石集团档案中心 刘庆钰

档案和资料都是对某一种重要信息资源的记录和保存形式，档案是国家资源的重要组成部分，但在实际工作中，大家很容易将两者的关系混淆在一起。往往说起档案，可能大家都认为那就是些资料；可说起资料，大家又都会认为那就是档案；那么档案和资料到底有什么密不可分的关系呢？

一、档案的概念

“一木一当”为档，“一安一木”为案，可档案的称谓在古今中外已有上百种，如在我国古代，对档案的叫法就不一样，商代称为“册”；周代叫做“中”；秦汉时期称之为“典籍”；到了魏晋时期之后称为“文书”或者“文案”；唐宋时期称为“文卷”或者“案卷”或者“案牍”；清朝以后一直称之为“档案”。目前我国有不少人对档案和资料的概念并不是非常明确，有的人理解为只有经过对相关重要信息资料专门的整理与鉴定之后归档保存的文件才可以称之为档案；有的人理解为档案机关单位收藏起来的供以后参考备用的文件才称之为档案；还有的人理解为文件向档案只有向专门的档案机构进行整理归档以后才可以称之为档案。

档案学是一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段，还有待持续发展和进步。随着社会的进步和科学技术的不断发展而前进，人们对档案的认识也是随着实践的发展变化而不断深化的一个过程，档案管理工作也会跟随着社会前进的步伐而向前发展；正如诗句“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”所描述的一样，各有千秋，各有所长，各有特点。

二、资料的概念

资料是为了工作、生产、学习、科学研究的需要而编写的一些文字记录或非文字记录的素材，对企业的活动不具有凭证作用，但在现实生活中带有参考性质，起着传播知识，推广经验的作用，它可以划分为：生产资料、生活资料、物品资料、参考资料等等：1.生活、生产中所有的必需品，如：日常用品，生产所需的用品等。2.生产、生活中学习、参考需要的材料，如：参考书籍、报纸、复习资料、网上下载的资料等。3.有参考或用作依据、根据的材料，如：小册子、内部资料、汇编材料等。4.相关史实和考古作用的材料等，如：考古资料、考古图片等。

所以，资料的定义是指为工作、生产、学习、科学研究等参考需要而收集和编写的一些公开的或内部的材料，包括书刊、报纸、小册子、简报、公报、汇编、地图、图表以及音像制器等文字记录和非文字记录的材料，它不具有依据作用和历史查考作用。

三、档案和资料的关系

档案和资料都是人类宝贵的精神财富，从它们的定义可以看出，两者关系不仅是密切的、交叉的和重合的，资料是档案的前身和源泉，档案是资料的基础和归宿；资料的外延性在某种程度上大于档案，且延伸比较宽泛，对档案起辅助和补充作用；它们在一定的条件下可以相互转化，档案经过加工可以编印成资料，如：各类政策汇编、小手册等，而资料一经采用，就会转化成为档案，如：设备的随机文件与说明，当这些设备开始使用时，这些随机文件和说明就成会为维修设备的重要依据，也就变成档案了。在档案的管理过中，档案的形成和资料的收集都是非常重要的，档案和资料不管是在工作中还是在生活中都是不可或缺的，不存在哪个重要或哪个不重要，所以说它们既有联系又有些区别。

（一）两者的联系。档案和资料是知识与信息系统，它们所涉及的领域无所不有，无所不含，都是海量保有的平台。档案和资料的传递与载体相同，它们都是利用自身的知识库和信息库来共同完成信息传递的；它们又同时具备传递信息真实性的特征，所记录的内容都由于其真实性具有较强的参考价值。档案和资料的存贮与服务利用对象相同，它们都是通过胶片、磁带等来存贮的；它们的服务利用对象是一致的，都是为工作、生产、科学研究、决策者及社会提供服务利用的。档案和资料的整理方法与现代化利用手段方面相同，它们的整理都是通过收集、整理、保管、编目、利用等环节的方法来完成的，但各自的侧重点不同；在现代化利用手段方面都采用计算机技术、声像技术、现代通信技术等，面对社会经济全球化、国际化，使其在管理和利用实现自动化、缩微化、视听化、网络化方面快速发展，对于推动社会和企业信息化建设都起着非常重要的作用。

（二）两者的区别。1.档案和资料因为特点不相同，所以发挥的作用不同。档案是直接记述和反映企业活动并应归档保存的材料；资料则是为工作来作为参考目的而进行收集和购买来的材料。对于某一个企业来说，档案是对该企业在生产运营与发展过程中所产生的一切重要的活动信息数据的直接记录，对于企业在运营发展过程中重要制度或者重要决策的制定有非常决定性的参考价值；而资料信息就不同了，它是通过各种渠道收集来的一种信息数据，对企业的各项活动起不到凭证的作用。2.档案和资料的本质属性与来源不同。档案的本质属性是原始记录性，资料的本质属性是知识性；档案的来源是本企业相关资料，比较固定，资料的来源是多元化的，可以是来自企业或企业以外的材料，来源不固定。3.档案和资料的价值取向与功能不同。档案具有实用性和历史性价值；资料的价值远不如档案，不具有凭证和依据价值，只是具有一定的参考价值。它们都具有信息功能，且信息量比较大，档案的信息功能是静态的；资料的信息功能是动态的。4.档案和资料的形成与留存方式不同。档案是由各类不同的资料经过筛选和鉴别而转化形成的；资料是经过加工形成，并是多样丰富的。档案的留存是依据法律法规和标准进行的；资料的留存没有依据可循。5.档案和资料的形式与内容不同。档案的形式和内容往往是保留着高度的原始记录性，形式和内容一经确定不能进行涂改、删除和改变，否则会破坏其历史面貌而失真；资料的形式和内容却是比较广泛的，可以修改和变动。6.档案和资料的保存与密级程度不同。档案是有密级的，并且是永久保存的，在年限内不能公开；资料的密级较低，是可以公开交流的。7.档案和资料的审批与查阅方式不同。档案查阅需要按本企业的规定审批后，方可查阅；资料随时可查阅，不需要审批。

四、结束语

综上所述可以看出，档案与资料相伴相随，不仅有着很多相同、相似之处，同时又有着各自不同的作用和特点。档案和资料都是社会和企业未来发展的基础保障，它们互为补充，档案像是一代代派往现代的使节，更是经过筛选的资料，汇聚着所有的精粹和精髓。因此，我们应该从档案和资料的实际出发，正确认识档案和资料的联系与区别，以便有利于我们对档案和资料的收集与保存，更有利于我们加强对档案和资料的管理与保护，从而为社会和企业更好地提供服务。