浅谈声像档案管理与有效利用

文/湖南省湘潭电机股份有限公司 雷玲玲

声像档案是国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带、光（磁）盘等历史记录，它是人类掌握声像技术后产生的新的信息和传播载体，是每个单位全宗档案的重要组成部分，是经济社会发展中形成的珍贵资料。但是，声像档案管理目前存在着许多问题，直接影响了对它的有效利用。

一、声像档案管理中的问题

（一）完整性问题。声像档案的完整性不仅体现在数量上，也体现在内容和结构上。声像资料的产生涉及面广人多，一些部门和个人不愿将声像资料归档，难以实现集中统一管理，数量上没有做到齐全完整；在内容方面，反映一个问题的全部声像资料很难齐全；归档材料的格式结构不符合要求，有些图片没有说明文字、摄影者、背景信息。

（二）可用性问题。声像档案是以感光、磁性材料为载体，以图片、图像、声音的形式记载事件的档案，由于载体的特殊性，保管难度大，加上技术的推陈出新，计算机软硬件环境的频繁升级，声像档案在其保管过程中必须不断迁移技术环境，由此带来了迁移过程的安全性以及迁移后声像档案的真实有效性问题。如何确保不同生成环境、不同技术平台上声像资料的可读、可用，是声像档案保管利用的一大难题。

（三）可控性问题。在网络环境下，声像档案的保护遭遇了前所未有的挑战，数字网络环境下，声像资料处于一个充满着威胁、风险的空间，黑客攻击、网络窃听、程序漏洞、病毒危害、操作失误等均可能造成失密、篡改和非法利用，相对纸质材料，声像资料保管要求更高，因而必须采取更为严密、可靠的安全保护措施。

二、声像档案管理策略

（一）实行“预防为主，防治结合”的管理策略。要一手抓防范，一手抓治理，在积极实施主动性防御的基础上，对因历史原因或不可抗因素而造成的受损声像档案、濒危档案开展抢救性保护与修复，避免这些声像档案的状况进一步恶化，提前防范，化解各种风险，避免可能发生的安全问题，最大限度减少档案丢失、失真、失密可能带来的损失。主动防御就是要建设高质量的档案库房，实施异地异质多套备份，采取先进的技术手段控制对档案的访问利用。任何一个环节出现漏洞，都可能导致整个安全体系的崩溃，带来灾难性的后果。因此，既要保证传统载体档案的安全，又要维护数据的安全。

（二）坚持“人防、物防、技防相结合”的管理原则。要强化安全意识，建立健全相关管理制度，制定一套从声像材料产生、收集、归档到移交的严格制度，防止分散流失，杜绝归为己有。

1.制定声像档案的归档范围。声像档案的归档范围应包括各单位的主要职能活动和重要工作成果；领导和著名人物的重大活动；重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的记录；地理概貌、基本建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、民间风俗和著名人物等具有保存价值的声像资料。

2.逐年完成声像档案的归档整理。要按照国家档案局颁布的《磁性载体档案管理与保护规范》和国家质量监督检验检疫总局颁布的《照片档案管理规范》，遵循保持声像档案有机联系、方便保管利用的原则，按照载体、类别、保管期限等要求，每年做好声像档案的分类、排列、编号、编目等整理工作。归档后的照片档案应包括纸质照片和电子数码照片两种载体，归档后的录音、录像档案应包括音频文件或视频文件。

3.按时做好声像档案的交接工作。属于移交范围的声像档案每年11月底前向单位档案部门移交，任何部门和个人不得据为已有。移交声像档案时，要提供纸质目录和电子目录各一份，填写好档案移交文据（一式两份）。档案部门要做好声像档案的接收检验工作，办好接收手续，对检验不合格的，要退回重新整理。

（三）采用“因材而异”的管理技术。对不同载体的声像档案进行不同的技术管理。

1.照片的管理。照片可分为胶卷照片、底片和数码照片三种。对胶卷照片可过塑存入档案专用相册保管，也可利用扫描仪进行扫描后用JPG格式保存在电脑中。底片用专用的底片相册进行保管。对已霉变又没有照片的底片要进行抢救性冲扩或利用底片扫描仪进行扫描成像处理，储成JPG格式安全保管。照片档案数据存储经历了内存储、外存储、数据库存储、网络存储多个阶段。最安全的方法就是备份存储。将照片档案数据储存到耐久性好的载体上，至少一式两套，一套封存、一套供查阅利用。照片输入电脑后，利用移动硬盘或内存较大的U盘进行备份，以防电脑病毒或电脑故障而清毁照片，存档照片达到一定数量后，再刻录保存。

2.录像带的管理。录像带由磁性材料构成，随着时间的推移，磁性材料会自然消磁，也会霉变，这给安全保管带来了困难。首先，对霉变的录像带进行除霉，方法是找一个老式的倒带器，翻开像带前盖，轻轻的挑出像带，用废旧干净柔软布条裹好，然后开始均速转动倒带器，使整个模拟录像带在裹好的柔布中过一次，按上术步骤重复几次，霉变的像带就基本可用了。其次，把可用的录像带放入录像机或摄像机，利用影像软件Adobe Premiere Pro或Ulead VideoStudio进行AVI格式录制，将以前的模拟信号变成数字信号。最后，刻录保存或备份保存。

3.光盘的管理。光盘是通过光学形式将各种信息在聚碳酸酯塑料层上存贮与阅读的方式。光盘材料会不可避免地退化，要通过各种技术方法来控制材料退化的速度。光盘长期保存的主要途径是定期复制或数据迁移，定期复制光盘，信息就能无限期保存下去。

4.录音的管理。历史上的机械录音机录制的信号都是模拟信号，随着时间的推移，录音带会自然消磁。应利用电脑把模拟信号转变成数字信号进行安全储存。操作方法是，将机械录音机录制的声音通过录音机播放，用电脑的麦克风或数码录音笔进行复录，使之成为数字信号。然后，刻录保存或备份保存。

三、声像档案的开发利用

声像档案具有真实性、生动性、美感性特点，在宣传教育、知识传播、科学研究、艺术欣赏和历史凭证等方面具有重要作用。

（一）提高声像档案数字化水平。要按照国家相关标准，分期分批有计划地开展声像档案数字化工作，有条件的单位可将整理后的数字声像档案上传到档案管理软件系统，方便管理和利用。档案部门要主动收集、接收和保管数字档案，确保声像档案安全、完整、可靠。

（二）加强声像档案利用平台建设。档案管理部门要加强声像档案利用工作的技术指导，在确保安全、保密的前提下，积极利用网络、媒体和政务服务大厅等平台和窗口，促进声像档案传播和利用。

（三）积极开放利用声像档案。档案工作者有促进档案利用的职责。在遵循法规制度、确保安全和隐私的前提下，运用多种方法，让一些生动形象的历史图片、声频、视频广为人知，这些方法包括互联网与网络出版物、印刷资料、公共项目、商业媒体以及教育和推广活动，通过印刷品、数字产品、机构网站或与外部的出版合作项目等方式，主动将公众普遍感兴趣的馆藏提供利用，增加人们对档案的了解。

做好声像档案管理工作，是信息时代的必然要求，是档案事业发展的现实需要。我们要高度重视，充分认识做好声像档案工作的重要意义，充分发挥声像档案的资讯功能，更好地为经济社会发展服务。