医院人事档案管理信息化建设路径

文/太原市中医医院 王青

人事档案一般来说是对在职员工学历情况、薪酬情况、职称情况、考核评价情况、培训学习情况等予以记录的档案材料，能够非常准确客观地体现出医务人员的专业素质能力和技能水平。作为医院人才队伍建设、人才选拔任用和职称晋升的关键性参考依据，在新时期必须要努力开展好人事档案管理工作，积极应用信息技术促进传统管理模式的创新，从而实现医院人事档案资源的充分利用，实现医院的持续稳定发展。

一、医院人事档案管理信息化建设的重要意义

医院人事档案信息化建设是依靠现代化信息技术、网络技术等对医院内部人事档案资源实施电子化、数字化管理，进而达到医院人事档案信息数字化收集、整理、应用与共享的系统工作模式。促进人事档案信息化建设工作对于医院的建设发展具有非常重要的意义。

（一）人事档案信息化建设能够有效推进医院其他各项工作的信息化发展。现阶段医院提供的各项诊疗服务逐渐增多，自身发展规模持续增大，为有效面对激烈的市场竞争环境，力求为广大患者带来更加高质量的服务，很多医院也开始应用各种信息化管理系统，对于办公自动化、门诊信息服务、药品信息化管理以及绩效考核等方面的工作都逐渐实现了信息化，可以确保相关数据信息的共享与及时传输，有助于医疗服务活动的高效开展，为医院重要的发展决策带来准确的参考依据。而人事档案属于医院经营管理的重要内容，促进人事档案信息化建设，能够让医院人才的选拔任用更科学地进行，可依靠无纸化办公来实现人事档案信息的在线传输和共享，将人事档案信息系统和医院其他信息管理系统进行连接，有助于医院各项工作的有序开展。

（二）人事档案信息化建设能够有效促进医院档案管理水平的提升。人事管理工作属于复杂性、系统性较强的工作，关系到医务人员的职称申报、绩效考核以及薪酬调整等相关内容，必须要对人事档案予以充分利用和参考，过去的纸质档案材料在使用过程中可能出现损毁、丢失或泄露的问题，对工作效率可能带来影响。借助于构建人事档案信息数据库，能够帮助使用者实现更加高效的查询检索，可以让其在极短的时间内获得自己所需要的档案材料，有助于人事管理工作的高效开展。同时人事档案信息化建设所提供的电子信息管理平台，不单单能够实现人事档案数据信息的快速查询、修改与调整，同时还能够提供一键关联功能，借助于为医务人员建立电子档案，可让其在各部门中进行信息共享，不同权限的人员能够获得相应的操作使用权，保证人事档案资料的规范化收集整理，从而提升其开发利用效率，促进医院人事档案管理工作的有效开展。

二、医院人事档案管理信息化建设路径

（一）创建人事档案信息数据库。在新医改的大环境下，医院自身建设发展规模逐渐增大，医务人员数量也日益增多，每年形成的人事档案数据信息越来越多。而对于人事档案材料而言，其中的党团信息、任免信息、考核情况、职称晋升以及培训进修信息，这类资料往往属于不同的归属部门，所以在具体的人事档案管理信息化建设过程中，应当要根据具体情况，依靠数字化信息化技术，建立统一的人事档案信息数据库，根据人事档案管理工作标准，对医务人员的相关档案材料予以科学的整理与分类，将人事档案数据库划分为个人基本信息、职位任免信息、专业素质能力以及科研培训情况等不同的类别，同时确认相关责任部门，根据不同科室所负责的具体业务范围，对人事档案数据信息库的管理与访问权限予以科学设置。另外，应当根据人事档案数据类型的差异化，建立有针对性的数据资料描述表，从而实现人事档案数据信息库的标准予以统一，实现医院人事档案工作的精细化管理目标。

（二）建立完善人事档案管理系统。医院人事档案信息管理系统中必须要拥有完善的数据统计和分析功能，可以实现对某一条件或多个条件的高级信息检索功能，能够针对医院内部不同科室岗位的具体需求，站在不同的角度来对人事档案信息予以分析。结合设置的KPI指标，直接检索出满足条件的优秀人才，确保为各个科室带来更加准确和真实的档案数据，从而确保医院人事任免工作、薪酬设计工作的准确性与科学性，为医院管理层的各项决策带来更加准确的依据。与此同时，人事档案信息关系到医务人员的隐私，在促进人事档案管理信息化建设的过程中还需要确保信息管理系统的安全，确保其能够持续稳定运行。一是应当建立完善相应的规章制度，以标准建设为抓手，确保能够覆盖人事档案管理工作的各个环节，提升医院内部管理工作效率。二是应当合理应用信息技术，坚持定期对信息管理系统予以更新，对可能存在的漏洞及时修补，应用防火墙、杀毒软件等确保系统能够处于安全的运行环境中。

（三）加强电子文件归档管理。医院档案管理人员必须要结合人事档案管理工作的实际需求，努力开展好人事档案电子文件的鉴定、著录以及归档等相关工作，保证人事档案电子文件的准确完善，档案管理部门负责人应当做好信息化建设工作的经验总结工作，促进电子文件归档活动朝着更加科学规范的方向发展，同时要结合具体情况制定电子人事档案管理制度。另外还需要努力开展好人事档案数据资料的保密性工作，配置专门的设备设施并委派专人进行管理，要结合医院经营发展的具体情况来选择有针对性的信息化建设模式。

（四）完善的基础硬件设施。软硬件基础设施的不断完善是确保医院人事档案信息化建设工作有序推进的前提和保证，也是确保人事档案资源开发利用效率不断提升的重要基础。一方面，应当进一步提高对人事档案信息化建设的重视程度，加大资金投入，促进档案室、计算机设备、网络设备的建设，同时要开展好档案室的防尘防潮工作，根据不同类型和存储介质的数字化档案资源进行有针对性的归档存储，确保人事档案数据的安全完整；另一方面，还需要购置人事档案信息化建设必须的软件信息管理系统，同时对电子人事档案资源予以定期检测和维护，避免电子档案数据因为磁场、辐射等相关因素而受到损坏，确保电子档案数据的完整。另外，医院还应当重视信息化人才的培养工作，坚持定期组织开展培训教育活动，促进人事档案管理人员综合素质能力的提升，让其不仅具备专业的档案管理水平，同时也能够熟悉使用各种现代化信息管理设备，促进人事档案信息化建设效率的进一步提升。医院还能够大力引入更多的信息化专业技术人才来辅助人事档案信息化建设工作的推进，从而有效提升人事档案管理活动的专业化水平。

三、结语

总而言之，医院的发展必须要依靠对人事档案的科学规范管理，深入挖掘人事档案资源的开发利用价值。将信息技术应用于医院人事档案管理工作中是时代发展的客观要求，其不但可以促进档案管理工作效率的提升，还能够将人事档案管理活动与医院其他各项经营管理工作有效衔接，真正实现人事档案在医院各项经营管理活动中的有效应用，让其发挥出实际作用和价值。