如何有效提高核电站维修完工记录报告归档质量

文/连云港金辰实业有限公司 刘彦君

核电站维修活动完成后对项目的执行情况进行总结评价所形成的、能够追溯维修过程和维修质量的控制过程的文件统称核电站维修完工记录报告。核电站维修完工记录报告分为日常维修完工记录报告和大修维修完工记录报告。日常维修完工记录报告是日常期间的预防性维修、故障处理等活动而产生的文件，通常需要在第二年的6月份前完成上一年度报告的归档工作。大修维修完工记录报告是核电站机组停堆换料期间的计划性维修、故障处理等活动而产生的文件，通常需要在大修工作结束后4个月内完成报告的归档工作。维修完工记录报告是维修工作过程的真实记录，记录了设备维修活动的全过程，是维修过程中重要的原始资料，为今后核电站的生产维修、故障处理、技术改造等活动提供信息参考及凭证依据，因此需要有效地提高维修完工记录报告的完整性、准确性、规范性、提交的及时性，以保证维修完工记录报告的归档质量，进而保证维修工作具有可追溯性。

一、维修完工记录报告的组成及归档组卷要求

（一）维修完工记录报告的组成。维修完工记录报告一般包括：封面、目录页、维修记录、维修报告单等文件。为了便于在文件管理系统检索，在维修完工记录报告提交归档时，需要同时编制并提交电子著录表。维修记录主要包括：按照有效程序、指令要求记录的实际操作步骤，测量、检查、试验等维修数据的记录，以及工作准备和工作执行过程中产生的文件。一般包括：首页、工作申请、隔离票、流程图、风险分析单、许可证申请、工作指令单、质量计划、技术方案、清洁度检查记录表、修前状态反馈单、维修后试验记录、工前工后会记录、维修程序等。

（二）维修完工记录报告归档组卷要求。根据电站管理程序《生产记录移交归档管理》《维修报告管理》规定，维修完工记录报告归档组卷要求主要概括有：记录报告是否完整、原始、清晰；记录书写是否规范；页面是否整洁；电子著录表信息与纸质报告中记录信息是否一致；报告中前后对应相关内容信息是否一致；页码打印是否规范；签字、勾选栏位填写是否完整等。总而言之，就是归档文件的内容记录必须完整、准确，规范，而且需要及时提交。

二、维修完工记录报告存在的问题

（一）完整性、准确性问题。文件的完整性、准确性是归档的基础，维修完工记录报告归档组卷审查中遇到主要问题有：目录与实际文件不对应；总页数三者不一致；工作组成员填写遗漏，与工前工后会记录单中的工作组成员不一致；缺少签字及签署日期；保存期限勾选不正确；设备状态分析栏勾选项未勾选；工具仪器/备件耗材栏位信息填写与程序中信息不一致；电子著录表部分字段信息填写与记录报告实际信息不一致。

（二）规范性问题。1.电子著录表填写不规范。电子著录表用于将文档的基础数据导入文档管理系统，以实现在文档管理系统中方便快捷地检索文件，电子著录表元数据信息必须准确无误，如因个别字符填写不规范，就无法实现一次成功导入，不仅降低文件归档工作的效率，还可能给后续的文件检索带来极大困难。由于不作为纸质文件进行归档，电子著录表最容易被忽视，以最近一次大修完工记录报告归档为例，电子著录表填写不规范占比达33.7%，主要体现在：文件题名著录不规范；日期栏位著录格式类型不规范；责任者、来文单位、编制者著录不规范；设备KKS编码、其他编码涉及多个的著录使用的间隔符号不规范。2.文件内容不规范。文件内容不规范的现象在维修完工记录报告归档组卷过程中最为严重，以最近一次大修完工记录报告归档为例，此现象占比高达43.5%。常见的问题有：页码打印不规范，存在漏打、跳打、打印页码压线压文字、页码打印不清晰；目录页格式不统一，同一单位同一批次完工记录报告中的目录页内容排列顺序不统一；装订不规范，表格、图纸装订方向不一致；将完工记录报告页背面当成草稿纸使用，记录不相关信息；记录报告页面有污损。

（三）及时性问题。主要体现在维修完工记录报告编制后未及时提交给相关部门审核；审核通过后未及时将纸质完工报告提交给维修文档工程师，影响最终移交归档工作的进展。

三、维修完工记录报告组卷归档优化措施

部分编制、审核人员重维修轻档案，档案意识不足，重视程度不够，不按程序要求执行，导致出现维修完工记录报告不准确、不完整、不规范、提交不及时的情况，进而导致维修文档工程师在接到维修完工记录报告后大量的精力、时间花费在审核报告的完整性、准确性、规范性上。加之提交不及时，日常完工记录报告当年年底及第二年年初集中大量提交，造成和大修完工记录报告在归档时间上冲突，短期内工作量骤增。针对以上问题，提出以下改进建议和措施：

（一）领导重视。卓越核安全文化中的第二条就是领导重视，在文件管理领域，同样需要各单位各级领导提高重视程度，避免重维修轻档案的做法，才能保障文件归档工作得以顺利开展，文件归档的质量和及时性才能从根本上得到解决。

（二）过程管理。《核电厂质量保证记录制度》（HAD003/04）明确规定了记录文件的编写、收集和保管等要求，核电业主根据这些管理要求制定了核电文件档案管理规定，并建立了相应的管理体系。针对维修完工记录报告出现的不完整、不准确，不规范问题，通过升版程序，细化管理规定，并编制《著录表填写样本》《维修报告编制样本》《维修记录填写样本》，方便维修完工记录报告编制及审核人员参考。同时给维修完工记录报告编制及审核人员提供实质性指导，早发现问题早解决，避免问题都积压到最后维修文档工程师审核阶段才发现，影响报告的质量及归档移交进度。

（三）建立培训机制。开展定期培训及反馈机制，对完工记录报告的编制人、审核人进行培训及考试，提高人员的文档知识水平及意识，加强经验交流，做好经验反馈，促使维修完工记录报告质量提高，保证归档工作得以顺利进行。

（四）建立考核机制。维修完工记录报告不完整、不准确、不规范等问题主要是维修完工记录报告编制人员粗心大意、责任心不强，以及审核人员审查不仔细而导致。针对这些问题，制定“回退率统计”通报及考核机制，每月定期通报并实施考核，从而督促各方切实认真履行各自的职责，有效提高维修完工记录报告的归档质量。

四、结束语

维修完工记录报告是对维修工作过程的每一个环节的客观反映，从维修工作准备、维修过程记录、维修报告编制都应有凭有据、客观真实、内容齐全、准确无误、规范统一，只有这样才能真正反映出维修工作的质量，维修完工记录报告才能有效发挥其凭证和参考利用价值，在此基础上进行的经验反馈才能不断促进维修优化，更好地提高维修技术与水平，保证核电站的正常安全运行。维修完工记录报告的质量控制应该从每一个环节抓起，编制、审核、档案人员都应该各司其职负起责任，不断提高维修完工记录报告的质量，更好地为维修活动及档案工作服务，更为后续维修完工记录报告电子归档做好基础工作。