新形势下如何强化劳动争议仲裁工作的档案管理

文/青州市劳动人事争议仲裁院 徐福岗

档案管理属于行政事业部门的重要组成部分之一，其中劳动争议仲裁档案又属于档案管理中的重点环节。构建完善的劳动争议仲裁管理体系是保障劳动争议仲裁工作更好落实有法可依、有法必依的基础要素，这是为劳动争议仲裁工作奠定良好基础的关键环节，是合理且妥善解决劳动争议仲裁纠纷事件的有效工具。对此，探讨基于新形势下如何强化劳动争议仲裁工作的档案管理，具有重要意义 。

一、新形势下劳动争议仲裁档案管理的挑战

（一）档案管理服务方式的改变。电子数字资料已经成为了仲裁部门的重要资源主体，这样的信息化管理与以往的传统模式不同，除了使用纸张记录之外，还可以有更丰富的形式，如图像、音频、视频等。新形势下，对于劳动争议仲裁的管理、资料管理等都产生巨大的变化，现如今劳动争议仲裁已经普及了信息化的管理和信息资料。但是在管理上没有相应的手段，造成劳动争议仲裁信息资料的泛滥，很多资料没有归纳，造成信息的查询和使用出现很多问题。

（二）档案安全保障的变化。档案的安全化对于保证人们的安全具有重要的意义。大数据时代，数据数量大、种类多、处理速度快、信息化程度高，都对传统的档案安全体系形成压迫和挑战。档案资料面临着很多威胁，因为保存不当管理不严格和技术不过关以及安全保密等带来较大的威胁。

（三）缺乏对大数据电子信息的管理制度。在现代社会，电子信息数据的管理需要相应的系统和技术提供维持管理，实现信息化管理的可靠性和电子化，在相关管理制度下，电子化的管理才能稳定发展。但是目前很多劳动争议仲裁对于电子信息管理没有足够的认识，也没有专门的管理体系，所以在电子档案管理上有很大的缺陷，出现不规范不系统的问题。

二、劳动争议仲裁档案管理模式面临改革

电子信息资料也是重要的资源，在当前社会背景下，劳动争议仲裁档案管理部门需要转变思想，对档案的管理理念提出新的认识，不仅具有服务意识，也要有一定的市场意识，积极服务资源需求者。通过网络平台，调研客户的需求，努力做好服务，同时简化办事流程，最大限度满足客户需求。此外，还需要有一定的公益和资源共享意识，对一些重要的资源，例如历史遗产等，需公开，提供免费使用。在管理创新上需要从两个方面着手，第一是加大资源的开放程度，大数据信息化时代，首先面对社会资源的激烈竞争，其次就是政府信息公开的执行情况，国家推动信息服务，同时保护公民的利益，公民和社会团体具有获得公开信息资料的权利，这样的做法能够加快档案资源信息的流动，所以在大数据下，信息的公开是必然的。此外，需要加强电子管理软件的开发和技术应用研究。各大劳动争议仲裁之间应当互相交流，共同开发电子软件的研究，根据实际情况，发展符合自身需要的软件，打破信息的闭塞。在开发管理关键的同时，需要加强维护，也就是安全系统的建立。

三、如何强化劳动争议仲裁工作的档案管理

（一）建立现代化档案管理理念。在现代社会数据发展的影响下，档案管理模式的转变已经成为了必然趋势，为了适应这种变化，对档案进行更好的管理，服务劳动争议仲裁、服务社会，需要建立现代化的管理理念。另外，也需要保障档案管理制度的合理性。首先，需要构建完善的劳动争议仲裁档案管理工作制度，促使档案管理工作有章可循，同时在出现差错时可以更好地追究责任人并落实处罚体系。档案管理工作的制度需要从分层责任制的层面着手，将工作以细化的方式进行处理，将责任落实到个人，制度的内容则需要涉及收纳制度、借阅制度以及电子版的档案管理制度，规避档案在具体管理过程中呈现出混乱的表现，同时也需要严格落实态度、纪律方面的管理制度，保障高质量档案管理工作更好落实。

（二）推进档案的信息化建设。大数据时代，档案资料信息化，产生较多繁杂的资料，为劳动争议仲裁档案的管理施加了更多的压力，增大了工作量。所以需要在档案管理上加大基础投入，对于设备和技术的更新要与社会的发展相结合，每年需要投入一定的资金进行设备系统的更新维护。同时需加强信息化管理力度，通过各个单位的配合，不断提高档案的信息化水平。现代大数据时代下档案的服务讲求的是二次信息加工利用，加大服务终端的信息化建设水平，对于资料信息的获取会更加方便，在电子设备及管理软件上需要更新，加大信息化力度。

（三）规范档案管理标准和安全信息保证系统。规范管理体系的建立是信息档案管理的关键，只有规范管理制度和体系，才能有效保证管理的质量。在档案管理的流程中，例如接受、归档、存储交换等等过程中都需要制定标准的制度，逐渐实现现代化的管理模式。此外，档案来源是管理的起点和数据的源头，在这一块也需要逐一标准化制定，做好宣传和相关管理人员的培训，保证从源头做好现代档案管理。安全也是管理中的重要内容，尤其在大数据时代，其地位更加突出，不仅要实现其管理安全保障，也要加强网络平台安全建设。

（四）细化档案管理措施。首先，细化档案的归档范围。在劳动争议仲裁工作过程中，需要及时制定完善的档案归档范围，这一范围必须明确且细致，在职能调整以及业务发展的同时也需要持续性改进与完善。在制定范围的同时需要充分考虑归档储存的资料完整性，务必满足劳动争议仲裁内部控制体系建设以及实施期间的可验证性、满足法律规定与监管要求、全面体现劳动争议仲裁各项活动等基础要求。其次，需要深入完善文件归档的环节性管理。不仅需要及时构建档案归档的工作机制，同时还需要及时制定归档计划并突出归档的关键点问题，在岁末年初都属于归档工作的重点时间点，此时需要落实集中化、全面性的文件材料归档管理，并保障归档的全面性以及细致性。在机构的调整以及人员配置层面上优化的同时，需要将文件资料档案的交接作为第一任务，必须以规范性的手续作为基础途径，做好留痕留责，保障资料信息任何走向都清晰可见。最后，需要持续性强化人员培训管理力度，借助现场指导、视频交流以及手册方法等多种途径实现培训教育工作的全面性开展，持续性提高劳动争议仲裁档案管理工作意识与自觉性的提升，构建一支完善的档案管理队伍。另外，随着现代化社会的持续性发展，关于劳动争议仲裁档案管理工作的信息化元素也会更多，此时强化信息化层面的宣传教育也显得非常有必要。

四、结语

总之，现代社会随着科学技术的不断发展，信息技术不断完善，现阶段可以说是大数据时代，对于各方面都产生了重要的影响，大数据技术本身具有多样性、时效性和大数据的信息特点，影响着当今社会人们工作、学习等方方面面。在劳动争议仲裁档案管理中同样也提出了新的要求，改变劳动争议仲裁档案管理模式进行优化，对于档案管理和发展具有重要意义。