办公室档案管理工作效率提升途径

文/山东工艺美术学院 李佳

目前阶段，我国正处于“百年未有之大变局”，需要大量的精英人才以支撑我国不断向前发展。其中，高校作为培养精英人才最重要的基地，其如何向前发展受到当前社会的瞩目。而如何推动高校高速发展与国际一流院校接轨，其内部管理工作的重要性不言而喻。自古以来，凡是有人类群体活动，就有管理活动。高校的档案管理亦称档案工作，是高校工作人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。做好高校档案管理工作，关乎高校能否高效运行。

一、办公室档案管理工作高效运行的内涵

首先，高校办公室档案管理工作就其工作性质和主要意义而言，是高校诸多工作中一项管理性、服务性、政治性的工作。高校办公室档案管理工作不生产物质财富，不直接作用于高校的教学质量，它是专门负责管理高校各部门形成的历史文件的一个部门机构，对其高校运作产生深远影响。其次，事物之间具有相互联系的特点，由此形成一个系统。而高校办公室档案管理工作也形成一套系统，其内部个性具体工作不是孤立的、静止的、相互隔绝的，而是由高校各项管理系统中不可缺少的重要组成部分。通过有效提供档案管理工作，在必要时快速、及时地提出档案，为高校运转服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。最后，高校档案管理部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了使高校更好地适应社会的现实需要，以帮助高校更好地培养精英人才，为高校整体运转服务，争取早日与国际一流院校接轨。

二、当前高校办公室档案管理工作面临的不足与困难

（一）行政人员未能形成对档案管理工作的正确认识。首先，长久以来，我国高校尚未形成对档案管理的正确认识，大多不重视档案管理的工作，认为就是对档案进行简单的摆放、陈列，导致其档案管理工作存在管理混乱、陈年旧账冗杂，甚至出现管理岗位缺失等现象，给高校日常运转带来诸多不便。如，在对高校进行审核时，因为此前档案管理工作不到位，导致工作量加大，加班加点对所需材料、数据进行重新整理，甚至重新制作缺失的材料造成高校极大的内耗。其次，在审核结束后，办公室档案管理人员未对刚整理好的材料进行妥善安放，导致以后再用的时候，仍旧需要重新进行整理、制作，造成人力、物力的极大损失。

（二）办公室档案管理人员专业能力不足。第一，从学科建设来看，我国对档案管理工作就未形成系统的认识。国内大学少有专门开设一门关于档案管理工作的专业，所以，招聘的办公室档案管理人员大多不具备档案管理方面的专业技能，无法对办公室档案管理工作进行有效管理。第二，由于国内没有专门的档案管理学科，其高校在招聘新岗位时，也没有对档案管理工作进行专门设岗。在实际运行中，档案管理工作人员大多是行政人员、秘书兼任，失去该岗位的专业性，加剧档案管理工作的混乱。第三，由于档案管理工作职责范围划分不清，导致高校行政人员在找所需材料时，其行政人员扯皮、推诿，极大拖延了高校的高效运转。而高校档案需要存档时，也无人负责，失去档案上传下达的时效性，影响学校正常运作。

（三）办公室管理整体人浮于事，行政效率低下。一个高校的内部管理运转如何，决定了高校的整体精神面貌。但有的高校，出于吸引精英人才的目的，在招聘教师岗位时承诺解决家属工作，导致高校诸多行政人员专业能力不足，并且对岗位未形成应有的尊重，只注重个人利益，而忽视高校利益。行政机构冗杂，但却无法推动高校教学质量向前发展，实为高校的“寄生虫”。一个高校若有大量这样的员工，其内部损耗必定十分严重，导致办公室管理整体人浮于事，行政效率低下，档案管理工作也难逃其厄运，整个高校丧失积极向上的朝气，必将走下坡路。

三、办公室档案管理工作效率提升的有效途径

（一）提升办公室档案管理人员的专业能力。为了推动办公室档案管理改革，需要提升档案管理人员专业能力，具体可以通过以下两个方面来了解；第一，由于档案管理人员需要了解信息技术、档案管理技术、会计技术等，但部分档案管理人员的专业能力不强，导致档案管理人员中存在诸多的人为失误问题，降低了档案管理人员效率。为了提高档案管理人员的专业能力，需要定期开展培训、讲座、进行技术交流等工作。例如：办公室行政部门可以聘请信息技术专家等，开设如何有效提升档案管理效率的讲座，为档案管理人员讲解相关知识，并开展档案管理实践工作，使档案管理对接“互联网+”思维，进一步提高档案管理人员的专业能力，为档案管理人员改革工作的开展提供保障。但部分档案管理人员对培训工作的重视程度不高，在实际培训中属于“混日子”状态，没有发挥出培训工作的意义，还浪费学校的精力对其进行培训。因此，为了改善这一现状，需要在培训之后进行考核工作，将其纳入年终评奖评优的范围，促进档案管理人员重视档案管理工作的培训，以进一步提高其专业能力。第二，由于档案管理人员的工作能力对档案管理工作开展效率有一定的影响，为了降低工作失误问题，需要定期开展档案管理人员技巧会议，加强人员之间的相互交流，提高工作人员对档案的了解程度，有效提升工作效率，达到办公室档案管理改革的目的。

（二）制定一套完善的档案管理工作流程，使档案管理人员有章可循。为了推动办公室档案管理改革工作稳定运行，制定一套完善的档案管理工作流程，使档案管理人员有章可循。第一，在使用传统方法对档案管理的过程中，具有较多的流程，其过程太多繁杂，降低了档案管理工作的效率，但在当前高校办公室档案管理工作改革背景下，为了提高档案管理工作效率，需要简化工作流程，例如：管理人员可以事前开个小会，先整理档案管理工作中存在的问题，对症下药，有针对性地解决日常工作中遇到的难题，并根据工作需求进行优化设计，进一步提高办公室档案管理工作系统的运行稳定性。第二，由于办公室档案管理工作中需要使用网络对接，为了进一步提高对接效率，需要加强各部门之间的联系，例如：档案管理部门可以构建工作系统，各部门可以在其中交流，提高档案管理工作效率，达到档案管理工作改革的目的。因此，档案管理部门可以每周进行例会，大家汇总进步与不足，并邀请别的部门的参与，提出意见。

（三）重视办公室档案管理工作，形成融洽的办公室氛围。首先，高校应在招聘时，专门设置档案管理的岗位。虽然没有档案管理工作对口的毕业生，但可以招聘专业相关的毕业生。基于专业的相关性，高校在对档案管理人员进行培养时，能使招聘的新员工更容易上手，以使档案管理工作更顺畅地运行。其次，促进良好的办公室风气。高校办公室应定时团建，增加行政人员之间的友好往来，加强高校内部的凝聚力，使办公室形成和谐融洽的氛围，促使办公室档案管理人员也加强自身能力，以推动学校不断向前发展。最后，要注重加强档案的保管。如果是纸质版档案的话，应按时间、事件、保存时限等存放在干燥的库房，避免存放在阴暗潮湿的地方。如果是电子档案的话，应加强对电子档案进行加强风险抵御，合理应用数字化技术，在其中安装运行监控系统，了解系统的运行情况，及时发现其中存在的安全问题并改进，达到提高系统安全性的目的，保障档案管理工作能够稳定运行。