信息时代办公室档案管理工作的改革与创新

2019-11-23济南市卫生科技交流服务中心徐海霞

办公室业务 2019年21期

文/济南市卫生科技交流服务中心徐海霞

信息化时代对办公室档案管理的要求越来越高。不仅要充分保障办公室档案管理工作的准确性与便利性，还要为各单位的稳定发展提供正确的引导和推动。为此，信息时代对办公室档案管理工作进行科学的变革与创新，不仅能保障办公室档案管理工作符合时代发展的趋势，还能推动办公室档案管理事业的稳定发展。

一、信息时代办公室档案管理

信息时代的办公室档案管理工作，主要是指在档案信息的采集，接收以及保存管理环节中合理的应用相应的现代化信息技术，摒弃传统的办公室档案管理模式，提升办公室档案管理工作的数字化与信息化程度。

（一）特点。首先，必须严格按照相关法律法规开展管理工作。其次，摒弃传统实物档案存放管理的模式，采用更加科学的信息化与数字化管理的模式进行。再次，办公室档案信息资源的网络化程度与数字化程度显著提升，不仅提高了档案信息管理的效率，还增强了档案信息资源实时共享的程度，为各单位工作的有序开展提供了有力的保障。

（二）主要内容。1.软件技术方面。实现办公室档案管理信息化，离不开科学的信息软件技术与信息管理平台，所以办公室档案管理信息化的基础是提升信息管理平台的完善性，确保各项信息管理软件有良好的运行环境。2.管理标准方面。充分结合我国现代社会科学技术的发展趋势与特点，并对各个档案管理单位的实际运转情况进行全面的分析对比，保障办公室档案管理标准的可行性。3.管理内容方面。对办公室档案信息资源进行分类合理的保存管理，同时保障信息化档案信息数据库与档案信息具有明显的一致性，从而提升档案信息资源建设的质量。4.应用平台方面。办公室档案的信息管理主要方式是各个应用系统的有效使用，所以要充分保障信息建设平台的设计的完善性，提升信息平台的实际兼容性与规范性。5.人员方面。人员管理在档案信息化管理建设中尤为重要。“以人为本”是各个行业发展的根本与基础，任何先进技术都离不开工作人员的操作与管理，所以要加强提升档案信息管理工作人员的专业技能与综合素养，为办公室档案管理工作的变革与创新提供基本保障。

二、信息时代办公室档案管理工作存在的主要问题

（一）未能树立科学的档案管理认知。由于单位领导未能树立科学的档案管理认知，使得自身缺乏科学的档案管理意识，从而无法充分认识到档案管理工作的重要性，导致档案资源的价值无法得到有效的发挥和体现。同时，由于领导人员对档案管理工作的忽视，使得对档案管理工作投入的资金较少，无法保证管理系统的有效运转，从而直接阻碍着办公室档案管理信息化的发展。

（二）缺乏先进的管理理念。传统的档案管理理念仅仅是对档案资料的存放管理，无法实现对档案资料的有效利用。而档案管理信息化，则是通过利用先进的信息化管理技术，实现对档案资料的及时调出和充分利用。阻碍这一目标实现的重要因素是档案管理理念的落后，使得档案管理工作仍然停滞在档案资料的粗略收集和存放管理方面。同时，管理人员的业务能力与职业素养较低，也是造成管理质量低下的主要原因。

（三）缺乏科学合理的管理模式。办公室档案管理的传统模式主要是利用工作人员人为抄写与收录的方式，这无法保障档案资料更新与汇总的及时性与准确性，同时无法实现各类型档案资料及时准确的调出和利用。这些问题都直接影响着办公室档案管理水平的提升。

（四）设计与规划方式比较落后。办公室档案管理信息化实现的重要保障是对档案资料管理工作进行合理的设计与规划。空间地域因素、权限因素以及资金因素等等都会对办公室档案信息资源的生成造成不同程度的影响。但是由于社会环境的错综复杂，使得档案管理方案的统一性无法及时有效地形成，必定影响档案管理工作的统一性和实效性。

三、推动信息时代办公室档案管理工作变革与创新目标实现的具体措施

（一）引进先进的管理理念，构建科学合理的管理模式。管理观念的转变和管理模式的创新，能直接促进办公室档案管理信息化程度的提升。虽然大部分档案资料的收藏与参考价值较高，但是在工作人员管理服务意识欠缺的影响下，使得对档案资料的管理仅仅停留在分类保存方面，无法有效地对各类档案资料进行有效的利用。为此，需要引进先进的管理理念促进传统管理模式的变革，使用更多先进的技术软件进行档案资料的管理与应用工作，提升档案管理的质量。

（二）建立完善的档案管理体系。完善的档案管理体系是保障办公室档案资料管理信息化有序开展的重要基础，所以相关部门要及时建立科学完善的档案管理体系。首先，充分结合档案资料的类型，对管理人员进行详细清晰的责任划分，提升管理人员的责任与权力的明确性。其次，根据档案资料的公众性与保密性，实现档案信息资源内网与外网的有效隔离。再次，构建科学有效的办公室档案防护体系，例如在计算机系统中安装防火墙，杀毒软件以及报警装置等等，提高档案管理工作的安全性。

（三）重视档案管理服务质量的提升。由于传统的档案管理模式主要依托于手工编辑的存档方式，这无法提升档案资料的利用率。所以，在实现档案资料变革与创新时需要构建优质的网络服务平台，提高档案管理服务工作的质量，为提升档案信息资料的传递与管理，查阅与使用提供坚实的基础保障。

（四）提升保密工作的强度。虽然科学技术的进步给办公室档案管理信息化与数字化的提升提供了基本条件，但是也产生了一系列的潜在风险，为此，提升办公室档案管理工作的保密强度迫在眉睫。在开展办公室档案管理工作时，要对各类型档案资料进行清晰的分类，并根据其具体保密程度进行保存管理。档案资料的保密程度通常分为一般形式、秘密形式、机密形式以及绝密形式。通过结合档案资料的机密程度，采取相应的档案资料管理措施，并对管理人员进行严格的监管，特别是档案秘密等级较高的情况，只有符合审阅资格的人才能对其进行管理，提高档案管理工作的安全性。

（五）重视管理人员专业素养的提升。提升办公室档案管理人员的专业素养，能直接提升管理人员管理意识的科学性，增强管理人员的保密意识。所以要重视对管理人员专业素养的提升，才能提高档案管理工作的专业性与规范性。