事业单位人事档案管理的必要性与具体策略

文/太仓市房地产交易服务中心 杨晓春

随着市场经济体制的不断深入，不仅国家的综合经济实力有了显著提高，许多事业单位人事部门亦发生了天翻地覆的变革。即便如此，人事档案管理的优化工作依旧值得引起相关管理人员的重视，因为人事档案记录了每一位工作人员的详细信息，能够较为客观、公正地反映员工的工作表现与基本概况，它是人才推荐与职位晋升颇为关键的依据。人事部门有关管理者必须导入更加科学的管理理念与专业技能，不断强化人事档案管理的工作质量。本文首先分析事业单位中人事档案管理工作的必要性，并在此基础上探究事业单位中人事档案管理工作的具体策略。

一、事业单位人事档案管理工作的必要性

（一）人事档案的基础工作。实际上，人事部门在事业单位重开展人才招聘的时候，可以利用人事档案来辅助具体的人员，让他们能够更加精准地了解到候选人的实际发展状况与工作履历。平时还可以依托人事档案来完成绩效考核工作。因此，人事档案的基础工作能够为管理者起到科学辅助效用，加强员工管理的工作质量。

（二）人事档案在决策中的作用。事业单位中无论什么职级的员工，都需要对其开展定期的管理与考核工作，这就促使人事部门有关工作人员需要在平时的工作中做好记录。通常情况下，人事部门有关考核人员利用员工的人事档案就可以轻松查阅其平时的工作表现，进而做出具体的奖惩决策，通过人事档案来实施决策，更具科学性与公平性。员工在职位晋升的过程中，需要人事档案来作为科学依据，全面反馈员工的信息数据。

（三）人事档案记载了员工成长。之所以事业单位的管理者可以非常精准地找到优质人才，都要归功于人事档案平时对员工成长的清晰记录，它可以协助管理者更好地落实工作任务分配以及人才培养计划，从而帮助每一名员工挖掘自身最大工作价值。同时，在事业单位人事部门平常的管理工作中，可利用人事档案来完成更加灵活的人才分配与信息数据交流共享。

二、事业单位人事档案管理工作的具体策略

（一）重视人事档案管理，提高管理意识。要想从根本上推进人事档案管理的工作质量，首先要做的就是提高管理意识，要将人事档案管理的各项工作细节落实到位。举例而言，专门设立人事档案管理岗位，在社会上招聘专业素养过硬的人才来开展工作，要将人事档案管理中的各项细节进行严密把控。若是在工作中发现了不足之处，应该及时向上级汇报，并得出有效的改善意见，同时还需要对人事档案管理人员自身设定对应的考核制度，落实好监督工作，确保人事档案管理人员时刻保持高昂的工作激情。

（二）完善档案管理的基础建设。人事档案管理的工作推进，必须要事业单位上级管理者给予大力支持，彼此之间要做好细致的工作沟通，将各类先进的人事档案基础设备引进。举例而言，首先在事业单位内部专门设立人事档案管理工作室，进购品质优异的档案存储箱。同时，为了防止档案出现受潮、软化等现象，还要在内部安装对应的防潮装置以及对应的消防安全装备。平时定期查阅人事档案，确保其存储有效性与安全性。

（三）组建优质的人事档案管理人员。在落实人事档案管理工作之中，必须要优化好相关工作人员的专业素养，考虑到人事档案管理工作在平时十分注重保密性，因此还需要确保人事档案管理人员的职业道德修养，务必要组建一个优质的人事档案管理团队。具体而言，在平时的工作中要多为人事档案管理人员开展对应的专业培训活动，如果条件允许，还可以从社会上聘请那些专业素养过硬的档案管理精英来单位内部开设主题讲座。同时，还要落实好单位内部的精神文明建设，关注每一个员工的生活状况与工作进度，让他们感受到部门之间的团结互助与人情温暖。此外，还需要对人事档案管理人员进行定期考核，督促他们时刻锤炼自身业务技能，从而推进人事档案管理工作的进度。

（四）建立健全人事档案管理制度。客观而言，人事档案管理工作本身具有一定难度，涉及的工作事项十分冗杂，因此必须要建立一套健全的人事档案管理制度来进行科学引导。否则，不仅人事档案管理的工作质量不能取得圆满成效，甚至还会波及其他部门。所以，在日后的人事档案管理工作落实中，相关管理者一定要根据单位实际情况以及未来的发展计划来制定管理制度，谨防各种类型的人事档案造假情况。一经发现此类状况，必须严格进行惩治，要打造一套完善的管理制度来指引人事档案管理的工作方向，确保人事档案的真实性。

（五）合理采集人事档案资源。事实上，在实际的人事档案资源采集过程中，不仅需要将员工的个人资料进行真实采集，而且还要紧跟时代步伐，做出与时俱进的变革，力争将人事档案资料采集内容变得愈发多元化、创新化。事业单位中的人事档案管理，在资料采集过程中一定要秉持认真、负责的态度，要用更加前瞻性的眼光来辨别资料信息的准确度，一旦检查出了与事实不符的资料信息，必须要及时向上级部门通报，之后再进行重新采集。可以说，人事档案的资源采集过程，是整体人事档案管理的基础，如果人事档案的源头上就出现了纰漏，那么无疑将影响后续的工作。

（六）合理运用档案功能。随着时代不断地发展，如今事业单位的人事档案记录内容亦开始趋向于广泛化，而且十分讲究档案资料的真实性与客观性，因此在开展人事档案管理工作的过程中，必须要合理运用档案功能，灵活调整内部管理结构。具体而言，相关管理者首先必须保留人事档案的法律资料，对于人事档案扩充管理范围中，不仅包含员工的工作奖惩、绩效考核、社保缴纳等，还需要将个人简历等有效数据进行同步，确保档案查询的真实性。

（七）增强与人才服务机构的交流。实践证明，社会各部门在推动事业单位人事档案管理工作中同样起着十分重要的作用，特别是人才服务机构。因此，必须要增强事业单位与人才服务机构的沟通交流，在工作中要善于吸取其他行业的成功案例，打造更具创新价值的人事档案管理体系。值得注意的一点是，人事部门必须时刻做好表率作用，要敢于深入基层，不断提高自身的管理沟通能力，取百家之长来强化人事档案的管理职能。

（八）增强人事档案管理的信息化。由于事业单位的人事档案管理都有一个专门的人才信息库，有关工作人员必须要增强人事档案管理的信息化，以此来提高人事档案的使用效率。特别是当前我国正处于一个互联网信息时代，因此必须紧跟时代步伐，将各类先进的信息技术进行科学导入，增加人事档案的使用寿命，例如，人事档案管理人员可以将音频、视频、文字等资源进行有效融合，还可以采购一些网络档案软件来进行人事档案管理，利用网络平台来储存员工档案，不仅提高了工作效率，减轻了人事档案管理人员的工作压力，而且还在一定程度上降低了人事档案的纸质成本，促使人事档案管理工作向着信息化、科技化、便捷化的方向发展。

三、结束语

综上所述，本文主要结合了笔者自身多年来相关的工作实践，首先对事业单位中人事档案管理工作必要性进行了分析，并在此基础上探究了事业单位中人事档案管理工作的具体策略。随着时代的不断发展，未来事业单位的人事档案管理工作势必会向着多元化、信息化的方向发展，在这种时代，人事档案管理有关工作人员必须时刻为自己充电，不断锤炼自身业务技能，将更多具有现代化指导价值的理念融入平时的工作之中，以此来推动我国社会主义经济事业的可持续发展。