教育信息化背景下高校教师人事档案管理探讨

2019-11-23南华大学继续教育学院谭军红

办公室业务 2019年21期

文/南华大学继续教育学院谭军红

近几年来，社会经济和信息技术的发展速度越来越快，我们的生活无时无刻不处于信息化的环境之中，信息技术被广泛地应用到了各个领域，高校教师的人事档案管理也深受其影响。在教育信息化的背景下，传统的高校人事档案管理工作已经不合时宜，取而代之的是电子化的档案管理模式，这极大地提高了高校教师人事档案管理工作的效率，也有利于管理的准确性。但是在新旧管理模式转型的同时，也存在着许多问题需要解决，因而探讨高校教师的人事档案管理工作方面的有关问题具有特殊的意义。

一、信息化背景下高校教师人事档案管理的基本特征

（一）网络化。在教育信息化的逐渐影响下，高校教师人事档案管理工作的模式逐渐变得更加网络化，这对于档案管理工作来说是非常有利的。高校教师人事档案管理工作主要是用来保管教师人事档案的信息以及为其他工作人员提供所需要的档案。在信息化背景的影响下，对高校教师人事档案管理工作便提出了更高的要求。而为了顺应信息化的潮流，高校教师人事档案管理工作也逐渐发展进步，通过对信息进行网络化的保存，提高了管理人员的工作效率和信息的利用率，让人们能够更加方便地使用和查找信息。

（二）快捷性。教育信息化背景下的高校教师人事档案管理工作不再以实物资料为主，而是通过数字化的形式展现在人们的眼前，这充分提高了信息资源的利用效率。人们可以更方便快捷地了解学校各个部门的总体情况，从而为开展各项工作提供便利。

（三）安全性。受教育信息化的影响，高校相关管理部门的工作效率是大大提高了，但在提高工作效率的同时，快捷、便利的网络传播也为高校教师人事档案信息的安全性提出了挑战。因为一旦造成人事档案信息外泄，将有可能使得高校教师的隐私得不到切实维护。

二、现阶段高校教师人事档案管理工作存在的主要问题

近几年来，随着信息技术的不断发展，高校教师人事档案管理的工作越来越重要。但是目前为止，高校的人事档案管理工作方面仍然存在很多问题需要去解决，主要有以下几个方面：

（一）高校管理人员对档案管理不够重视。一些高校并没有把人事档案管理工作放在很重要的地位，他们认为这项工作只是一项辅助性的工作，因此，并没有给予太多的重视，这也就使得高校的档案管理方式比较落后。同时，大多数的高校可能没有设立专门的去管理教师人事档案的部门，所以在管理起来也有很多的不便。此外，高校在教师人事档案管理工作方面缺乏相应的资金支持，也阻碍了高校人事档案管理信息化的步伐。

（二）管理方法不先进并且效率低。虽然信息化管理方式已经越来越普及化了，但是大多数高校的管理方式并不是多么先进，与当今信息时代发展的需求并不相符。在管理工作进行的过程中，仍然是以纸质的档案为主，虽然纸质的档案具有一定的优点，但是利用效率却不高，而且还需要大量人为的手工劳动力，既浪费人力资源，又浪费时间。再加上在保存文档的时候，由于缺少条理性，也可能会造成档案的丢失或混乱。虽然大部分高校的档案管理部门都配备了电脑和打印机等设备，但管理人员似乎并没有做到物尽其用，发挥其最大的价值。

（三）对人事档案管理系统不熟悉。教师人事档案管理工作在高校的管理工作中很重要，但是一些高校管理人事档案的系统却不容易操作，运用起来很既繁琐又复杂，而且功能也不是多么全面，很难来适应信息化教师人事档案管理的需求。同时，档案管理机制建设比较落后，没有很好地利用信息化带来的好处，没有实现网络技术和人事档案管理工作的良好结合，应用网络信息化管理方式的理念也没有得到很好的落实，从而导致管理人员对信息化管理的认识不足。

（四）档案管理人员的管理能力不足。要想做好高校教师人事档案信息管理工作，对管理人员的能力水平也有要求。为了适应信息化的管理工作，要求管理人员一定要具备良好的专业技能和处理问题的能力，同时还要有善于创新的思维能力。在传统的高校教师人事档案管理工作中，一般的工作人员都是兼职管理人员，他们没有进行过专业的学习，管理水平低，并且也不会全身心地投入到管理工作中去，所以也就无法做好人事档案管理工作。此外，由于这些管理人员缺乏相关的管理知识，对档案管理工作的基本操作技能也不熟练，有些人甚至都不能熟练地使用电脑，导致信息化背景下教师人事档案管理工作进行困难。

三、信息化背景下高校教师人事档案管理的若干对策

在教育信息化的逐渐影响下，高校教师人事档案管理工作的模式逐渐变得更加网络化和数字化，这对于档案管理工作来说是非常有利的。高校教师人事档案管理工作主要是用来保管教师人事档案的信息以及为其他工作人员提供所需要的档案。在信息化背景的影响下，对高校教师人事档案管理工作便提出了更高的要求。而为了顺应信息化的潮流，高校教师人事档案管理工作也逐渐发展进步，通过对信息进行网络化的保存，提高了管理人员的工作效率和信息的利用率，让人们能够加方便地使用和查找信息。

（一）提高管理人员综合素养。一方面，要组建一支专门的管理队伍，提升管理人员的水平。通常大多数高校的档案管理人员都是普通的工作人员，所以也就导致了管理水平低的现象。因此，一定要建立一支专门负责管理档案的工作人员队伍，并加强对他们的日常培训，提高他们的管理能力和管理素质，以掌握网络化和数字化的管理方式，实现高校教师人事档案管理的信息化。另一方面，一定要树立创新意识。在教育信息化的背景下，高校档案管理人员只有树立创新意识，善于创新和敢于创新，才能不断地通过科学技术去改进工作方法，创新的工作理念，发现管理工作中存在的问题并去找到合理的解决方案，以提高人事档案管理的水平。

（二）提高档案信息的准确性。在以往传统的人事档案管理工作中，当人们想要了解什么信息时，还得去管理部门查看，这一点是很不方便的，不仅费时费力，还往往因为信息查阅不及时造成工作延误，而且纸质的信息资料不利于更新，对高校各项工作的顺利进行产生了一定的不良影响。而通过信息化的管理，人们就可以随时随地方便地去查阅信息档案，再加上数据化的信息管理模式，极大地提高了高校档案信息管理工作的及时性和准确性。

（三）创新档案管理工作模式。在传统的教师人事档案管理工作中，管理人员通常是通过手工来进行记录和整理，这样不仅工作效率低，而且还需要大量不必要的体力劳动。随着教育信息化的发展，高校教师人事档案管理工作实现了网络化和数字化，可以快速高效地记录各种人事档案信息，并且还可以进行分类保存，这只需要管理工作者通过使用电脑就能做到，避免了不必要的重复性劳动，从而提高了管理人员的工作效率。教师人事档案信息只需要记录一次就能实现重复利用，不用再去打印信息，只需要通过复制信息文档就可以了，其他工作人员通过电脑或手机就能随时地查看需要的信息，从而更好地实现了信息的共享，改变了档案管理人员的工作模式。同时，也有利于管理人员在日常的管理工作中不断学习，以跟上信息时代的步伐，提高他们的管理能力。