浅谈家庭档案在构建和谐校园中的效用

文/安徽卫生健康职业学院健康服务系 毛惠芳

家庭档案是由家庭成员自发保存的，承载着生活的多种信息，是家庭的信息资源和文化资源。家庭档案不仅是高校科研档案的补充，同时还可以促进教职工更好地以档育人，并提高道德修养。因此，建立家庭档案对于建设和谐校园具有重要意义。

一、家庭档案的有效管理

（一）教职工家庭自己管理。1.业务档案。业务档案主要是指家庭人员的业务资料，主要包括教学类的教案、讲稿等，科研类的成果申报和项目等，论文类的文章刊物和手稿等，证书类的荣誉证书、获奖证书、毕业证书、专业资格证书等。此外，还有职称类证书、专利类证书、出版类证书等档案。2.生活档案。生活档案主要是指家庭人员的生活资料，主要包括人事任免、履历、购房协议、工资卡、工资单、结婚证、房产证、户口簿等。此外，还有声像类、实物类、子女类等档案。3.建档和管理方法。首先要强化归档的意识，日积月累，持之以恒，如在申报职称等结束后，要及时将资料入盒。其次，在分类时可以按户、按人建档。可以采用一人一档等方式，编号后按照顺序入柜。尤其要注意的是，在存档时要防水、防虫、防霉，档案的装具尽量用柜、盒或箱，以便于查找和检索。

（二）高校档案部门接受和寄存管理。1.接受和寄存。高校档案部门可在库房中设立专盒或专柜，尤其是对于特色家庭和知名人士家庭的档案要安排专人管理。利用档案时，要严格按照流程办理相关手续，注意要严格保密，确保档案安全。2.管理。高校档案部门接受的家庭档案可以是文字、电子等多种形式的信息，要注意家庭档案的完整性和多样性。严格按照相关分类方法进行编制，可以按照年编制案卷的目录；为了方便查找，在排柜时尽量按照类别和年代排编。

二、家庭档案在构建和谐校园中的效用

（一）家庭档案可以为和谐校园的建设提供借鉴。1.家庭档案是高校教学档案的补充资料。高校的教师对教案和课件都非常重视，可以将这些教案和课件作为高校教学档案的重要补充材料。尤其是一些教授制作的教案和论著具有很强的科研价值，可为教学提供珍贵的素材。2.家庭档案可以进一步完善科研档案的完整。部分高校的科研档案在管理过程中时常会出现归档材料不完整、原件无法及时到位的情况，还有的重要档案在教师个人手中，科研档案不具有完整性。若将家庭档案存放于高校，就可以有效地维护科研档案的完整。3.家庭档案可以为日后的名人档案奠定坚实的基础。高校建立名人档案管理时，其家庭档案并没有被纳入，高校若能够及时建立家庭档案管理，就可以保证教职工与档案同行，等日后这部分教师成为名师以后，这些伴随他们成长的家庭档案可以使此时的名人档案具有完整性和系统性。4.家庭档案可以为高校档案编研提供参考素材。完整的高校家庭档案就是一本教科书，尤其是那些老教授和著名学者的家庭档案的内容非常丰富，其中一些档案资料在高校档案部门是缺少的，若能够将这部分家庭档案保存下来，就可以为高校校史的编写提供难得的参考素材。

（二）家庭档案对建立和谐家庭具有促进作用。1.家庭档案有助于建立和谐家庭。家庭档案是精神文明传播的重要载体，档案中的毕业证、荣誉证书和科研成果等可以很好地展示他们的成绩和优势，并且能够促进家庭成员相互鼓励，增强自豪感。通过档案中的家谱等可以了解到家庭成员的过往和今朝，可以回顾他们的生平事迹，增添生活的情趣。完整的家庭档案具有潜移默化的教育作用，能够增强家庭的凝聚力，同时也会对建设和谐家庭产生积极的影响。2.家庭档案可以维护家庭成员的合法权益。家庭档案也包括各类购物的凭据，现在很多高校的教师都会购房、购车，还有的购置了商业保险、有价债券等，这些凭据有的年数较长，可以维护家庭成员的自身利益，如家用电器出现了问题、购买的物品发生了质量问题等都需要凭据，可以为家庭创造经济效益。同时，凭据具有法律效力，可以很好地维护家庭的合法权益，也可以促使家庭成员宣传文明和弘扬文明。3.家庭档案可以弘扬高校的家庭文化。家庭档案体现的是大众的家庭文化，对家庭档案进行科学有序的管理能够一定程度上体现出家庭的精神风貌和文明程度。建立书法绘画、著书撰文、观光摄影等档案管理，可以陶冶情操，也有利于提高道德修养；建立家庭照片和录像等档案管理可以展现亲情，促进家庭的和睦。家庭档案是家庭所有成员一同形成的价值观念和行为方式等的记录，是家庭文化的积淀，对弘扬高校家庭文化非常有利。

三、构建家庭档案与建设和谐校园的思考

目前我国高校还没有完全开展家庭档案管理，有必要对家庭档案与建设和谐校园进行认真思考。

（一）加大家庭档案政策的宣传力度。建立家庭档案没有前车之鉴，高校档案部门要加大宣传的力度，增强教职工的档案意识。可以通过会议、报刊、学校的档案网页等渠道，还可以开展家庭档案知识咨询与培训，向广大教职工传播家庭档案的保护方法，让教职工的家庭档案成为宣传材料中最具有吸引力的内容。高校可以定期举办师生家庭档案的评比活动，鼓励师生积极参与，对于获奖的作品颁发收藏证书，并给予一定的奖励，让全校教职工认识档案、接近档案，最终达到让家庭档案走进每一个教职工家庭的目标。

（二）寄存部分家庭档案。高校的档案部门可以首先在院士、教授、学科带头人、名人家庭中开展家庭档案的寄存，指导他们成为家庭档案建立示范户，建立起具有典型意义的家庭档案，以点带面，为高校未来的家庭档案服务体系奠定基础。

（三）完善家庭档案的管理办法。在建立家庭档案的过程中，高校档案部门要根据高校的自身特点，结合家庭档案的管理办法，制定出科学、规范的家庭档案收集、整理和管理的办法。为了便于今后查阅，可以在家庭档案的目录中设置时间、序号、名称、期限等栏目；可以根据档案记录的载体分为照片档案、纸质档案、录像档案等；也可以按照档案的类别分为证书类、作品类、文稿类、账目类、病历类等。家庭档案中的结婚证、出生证、专业技术证等资料可以永久保存，购物凭证、设备说明等资料可以定期保存。

（四）创新家庭档案的接收模式。高校的档案部门可以采用接受捐赠、购买、代为保管、暂借和展览等多种方式收集具有价值的教职工家庭档案。对于主动捐赠档案的家庭，需要颁发荣誉证书并给予奖励；对于非常珍贵的家庭档案，高校档案部门可以与所有者协商并签订合同，由高校档案部门提供代管服务，家庭档案的所有权不变；对于尤其珍贵的家庭档案或孤本，所有者若不愿寄存或捐赠，高校档案部门可以与其协商，对原件进行仿真复制。

（五）重点走访。高校的档案部门要重点走访有突出成绩或重大贡献的教职工，收集个人传记、照片和证书等资料。同时走访有收藏爱好或在高校工作时间很长的教职工，收集反映高校发展的声像或文件材料，通过重点走访收集高校自建校以来的各种工作证、学生证、案例等有较大价值的档案。

（六）进行口述历史的采集。有的高校已有几十年的历史，很多高校的教职工都参与了高校的创建，也经历了高校的各个发展时期。对这些老的教职工进行口述历史的采集，然后整理成文字材料，可以让高校的发展史更加丰富和全面，同时也是高校档案工作的重要补充，对高校的凝聚力可以起到积极的作用。

四、结语

家庭档案与高校的发展具有密切的联系，也是印证个人与高校记忆的主要载体。建立家庭档案可以丰富高校的档案资源，有效促进高校文化传承和精神文明建设。家庭档案是一个新生的事物，没有过多的经验可以借鉴，因此需要一个探索和循序渐进的过程，需要高校的全体师生共同努力，让高校的档案变得更加丰富和真实，更好地传承高校的校园文明，更好地为广大师生和校友服务。